この記事はマケスト提供にてお届けします。

働き方改革における長時間労働の改善など、適正な労働を実現する取り組みが行われているものの、社員が実際に負担を感じパフォーマンスに影響している作業があります。その一つが経費精算です。

コンカーが行なった「サラリーマンの経費精算に関する実態調査」によるとサラリーマンが経費精算に費やす時間は月平均48分あり、全体の8割が精算作業に負担を感じているという結果がわかりました。また、精算金額が月間30万円以上の精算者は月に約3時間も経費精算に時間をかけており、人件費および業務にも影響を及ぼしているものと考えられます。

参考:
コンカー「サラリーマンの経費精算に関する実態調査」

このような背景の中、経費精算業務には効率化が求められ、ITツールなどの様々なサービスが登場しています。今回は、経費精算を効率化する方法にスポットをあてて、役立つ情報を紹介します。

>>経費精算とは何かを詳しく知りたい方はこちら

目次

  1. 経費精算に手間がかかる原因
  2. 経費精算を効率化する方法
  3. 経費精算の効率化は経費精算システムを契約して終わりではない
  4. まとめ

経費精算に手間がかかる原因

経費精算に手間がかかる原因

経費精算は、営業マンなどが事業上で必要な支払いを会社に代わって行なった後、立て替えた金銭を会社から返却してもらうことです。経費精算には、立て替えて支払った証である領収書とともに、会社ごとに決められた手続きを行う必要があります。

業務遂行のために発生した経費ではあるものの、経費を立て替えた回数が多いほど精算には手間がかかり、効率化が求められています。

それでは、具体的に経費精算のどのような部分に手間がかかる要素が潜んでいるのかチェックしてみましょう。経費精算を効率化するには問題点をしっかり認識することが不可欠です。ここでは、経費精算システムは利用せず、エクセルや紙を利用した経費精算処理を行うケースの問題をピックアップしました。

ルールを守らない経費精算者がいる

経費精算を期日までに行わない人は、どの会社にも少なからずいるものです。例外を作って特別対応を続けていると、いつまで経ってもルールを遵守させるのが難しくなります。

経理担当が予定通りに仕事を進められないのは困ります。経理はミスなくスマートに行わなければいけない仕事のため、イレギュラー対応などミスのきっかけとなる例外対応は避けたいものです。

経費精算情報の入力や領収書の整理に手間がかかる

経費が多い営業マンは、領収書の数が多く経費精算に時間がかかりがちです。経費精算書に品目と金額を入力し、該当する領収書を添付して出すという一見シンプルに見える作業でも数が多いと複雑化します。

机の上にあふれた領収書を日付順にするところから始めるなど、地味な作業に時間がかかってしまいがちです。

交通費の金額確認に時間がかかる

地下鉄代など細かい交通費の精算には意外と手間がかかります。経費精算を行う際、ルート検索を行い交通費を確認する人は多いでしょう。訪問先に行く際に検索し、経費精算のときに再度検索するといった要領の悪い確認は意外と発生しているものです。

さらに経理担当が申請内容の確認のために検索しているとすれば、会社全体で無駄な時間が生じてしまっていると言えるでしょう。

確認に時間がかかる

経費精算は申請者だけが大変なわけではありません。経費申請の内容を確認する経理担当の作業にも大きな負担が生じます。

外出が多い営業マンの割合が多い会社では、経費精算の申請数が多く、少人数で多くの精算を承認しなければいけない場合があります。効率化に取り組んでいなければ、滞ってしまう申請が残る心配も生じます。

承認に時間がかかる

上司が出張のため、帰社まで承認が進まないというケースがあります。承認者のスケジュールに経費精算業務の完了日が左右されてしまうのは実に非効率です。承認フローが定まっていない場合も承認がスムーズに進まなくなってしまう要因になりがちです。

アナログな経費精算を運用する場合は正確なルールや業務フローの決定が大切です。

ミスが起きると修正に手間がかかる

忙しい作業が続くと計算や確認を誤ってしまう場合あります。経理担当の仕事柄、数字のミスは極めて少ないものですが、大量の精算や他の業務が重なると申請者の記載ミスを見落としてしまう場合があります。

また、申請内容に虚偽があるといったケースも見落としてしまうリスクも考えられます。

経費精算を効率化する方法

経費精算を効率化する方法

前述のように経費精算には手間や時間がかかってしまう様々な要因が存在します。経費精算を効率化するコツは、経費を申請する営業マンと経理担当者、申請を承認する上司など各関係者の業務負担を軽減することです。

それでは、少しでも業務を効率化しスムーズな経費精算を実現するための対策を紹介します。

社内のワークフローの効率化やルールを整備する

組織が大きくなるほど難しい方法ですが、ルール違反者や属人的な対応などを発生させないようにマネジメントするのも大切な取り組みです。

ただし、人間はミスをする生き物です。ミスが生じにくい仕組みを構築できなければ、後々同じ要因で効率化が進まなくなるでしょう。

画像管理を活用する

2017年に改正された電子帳簿保存法は、デジカメやスマートフォンなどで撮影した領収書の画像を書類として利用できるものです。この法律により、領収書やレシートの原本を7年間保存する必要がなくなりました。これまで紙で保存していた関係書類を電子化することで、アナログな作業を効率化できます。

具体的には、経費精算の際に領収書を台紙に貼り付けるなどで提出する必要がなくなります。細かな作業から解放されることで、経費精算にかかる時間が減るのはもちろん、領収書を紛失する心配がありません。経費精算の申請者が精算作業を効率化できるだけではなく、経理側としても負担が減少し、ペーパーレス化にもつながるメリットがあります。

アウトソーシングで丸ごとおまかせする

効率化のために経理業務を丸ごとアウトソーシングしている企業も少なくありません。社員数の多い企業は経理業務にかかる人件費も非常に大きいため、会社の経理機能事態をアウトソーシングすることでコスト面のメリットを受けられる可能性があります。

自社で多忙な経理部門を運用する場合、経理人員の確保からスタートします。経理担当を雇用し育成することで、やっと経理業務ができる体制を構築できます。退職時にはスムーズなリクルートを行い、また同じプロセスを踏みます。こういった煩わしさを繰り返すより、専門性の高い企業のノウハウを利用するのは効率化につながるでしょう。

アウトソーシングには主に2種類のサービスがあります。業務委託先のスタッフはすべて委託先の社内で行うものと、クライアントの社内に常駐して経理業務を行うものです。企業にとってサービス形態が異なるため、確認してみると良いでしょう。

経費精算システムを導入する

経費精算システムは、経費精算にかかる作業を大幅に効率化し、負担時間を激減させられます。できる限り手作業をなくせるため、作業時間だけではなく、処理精度も高められます。スマートフォンで領収書を撮影するだけで、経費精算に必要な情報を抽出し申請が可能です。ICカードと連動し交通費の申請にも対応しているものもあり、移動ルートの把握も正確にできます。

また、申請承認も円滑にできるようになり、上司が出張中でも外出先から承認してもらうことも容易になります。電子帳簿保存法への対応や専用アプリの開発など、ユーザーにとって必要な機能を網羅している経費精算システムは多数登場しています。経費精算システムは、遠隔地に支店がある企業にとっても有効に活用できます。各支店の経理業務を一元化できるからです。すべての支店や事業所の経理データを一元管理すると必要な情報をいつでもスムーズに確認できます。

経費精算システムの提供形式は、クラウドとオンプレミスの2種類があります。クラウドは自社でサーバーを用意せずに、インターネットに接続できる端末さえあれば、経費精算システムを利用できる手軽さが魅力です。ただし、他社と同じサービスを受けるため、自社ならではのカスタマイズやセキュリティ強化など独自の利用が難しいことを考慮しなければいけません。それでもコストパフォーマンスの高さや効率化の有効な要素が多く、たくさんの企業がクラウドサービスを利用しています。

オンプレミスは自社でサーバーをサーバーを用意するため、設備投資やメンテナンスなどにコストがかかりますが、カスタマイズの自由さにメリットがあります

経費精算の効率化は経費精算システムを契約して終わりではない

経費精算の効率化は経費精算システムを契約して終わりではない

経費精算システムを導入するのが、スムーズに大きな業務効率化を実現できる方法に違いありませんが、利用するシステムを決めるだけで油断してはいけません。どのような優秀な機能を搭載したシステムでも使いこなせなければ、まったく意味のないものになってしまいます。

経費精算システムの導入にあたっては、サービスを利用する全社員に案内が必要になります。計画的な導入が必要なだけではなく、社員が使い方に迷ってしまった際のオンラインヘルプの利用など、様々なケースを想定して準備をする必要があります。多くの経費精算システムは、ITツールに対して苦手意識を持っている社員にでも簡単に使えるように、わかりやすい設計のもと開発されているため安心できるでしょう。

まとめ

まとめ

経費精算を効率化するコツは、経費精算に関わるすべての関係者の作業負担を軽減することです。まずは、自社の業務形態をカバーできる経費精算システムを導入して、効率化の土台を作りましょう。

そして、経費精算システムをベースにしたワークフローを経費精算に関わるすべての社員が活用するようサポートします。直感的な操作でわかりやすく作られている経費精算システムは、それほど戸惑うことはありませんが、スムーズなど利用のためにはフォロー体制も必要です。優れたツールと活用する社員が揃ってこそ、経費精算システムのパフォーマンスは最大化できるでしょう。そのためには、利用者が使いこなせるように、サポートやオンラインヘルプ、研修などバックアップ体制にもしっかりと力を入れた企業の経費精算システムを選定するのが大切です。

業務効率化は実現は準備や実行が大変かもしれませんが、成功すると長期的に企業経営にメリットをもたらします。未来を豊かにする取り組みを経費精算から始めるのも良いのではないでしょうか。