Google（グーグル）ドキュメントの基本的な使い方と裏ワザ、Word（ワード）との違い

作成した文書をPDFやワードファイルで送りたいとき

ドキュメントのエクスポート

作成した文書をPDFやワードの拡張子である「doc」「docx」などに変更したい場合もあるでしょう。そんなときは、エクスポートも「ファイル」タブから利用できます。

「ファイル」タブ、続いて「形式を指定してダウンロード」をクリックします。すると右側に変更したい形式のメニューが出てくるので、選んでクリックするとすぐさまダウンロードされます。

また「ファイル」タブには印刷メニューもあります。ドキュメントをプリンターで印刷する際に利用しましょう。

Google（グーグル）ドキュメントで覚えておきたい裏ワザ

ある程度Googleドキュメントに慣れたら、業務効率化のために裏ワザも覚えて使ってみましょう。

テンプレートの利用

Googleドキュメントですぐに文書作成したいなら、テンプレートを利用してみるのがおすすめです。

Googleドキュメントにログインしてすぐの画面に「テンプレートギャラリー」があるのでクリックしてみましょう。

履歴書や教育、パーソナル、そして仕事向けのテンプレートが揃っているので、ビジネスはもちろん、プライベートでの文書作成も可能です。

テンプレートの文言を変更したり、画像を差し替えたりするだけなので、簡単に見栄えの良い文書が作れるでしょう。

ドキュメントへのコメント追加

Googleドキュメントのコメント機能もチームで利用する際に役に立ちます。

・提案書に対する感想やアドバイスをしたいとき
・議事録に記載された真偽やミスの確認をするとき
・ドキュメントに自分の考えや意見を加えたいとき

直接ドキュメントを変更できない事情があるときなど、コメント機能からやり取りをすることができます。

コメントの追加は「挿入」タブからできますが、「この部分にコメントしたい」と細かく付箋的な使い方をしたい場合は、該当の箇所を選択してコメントが追加できます。
該当箇所を選択すると右側に「＋」のアイコンが出てくるのでクリックするのが最も簡単な方法です。

コメントが追加された箇所は黄色いマーカー線が引かれるため、文書作成者もすぐに気付けるでしょう。

編集の提案

コメントとは違い、直接ドキュメントを編集したいとき、編集前の状態も合わせて残しておきたいときがあるでしょう。その場合は「編集の提案」という機能がおすすめです。

まずは編集したい箇所を選択して右クリックし、「編集内容を提案する」をクリックします。

その状態で該当箇所を編集すると、上記画像のようになります。削除された箇所には緑で横線が引かれ、編集内容は緑の文字で記載された状態です。また、右側には編集内容の履歴が記録されます。

例えばライターに記事作成を依頼した際や、文書作成をさせた後の赤入れなどに利用できる機能です。

編集履歴の確認

Googleドキュメントは自動的に保存されるため、自分で保存ボタンを押す必要がありません。
そのため、以前書いた文章を間違えて消してしまったときなどに困ることもあります。
また、自分がどこまで手を加えたのかという編集履歴を確認しておきたいときもあるでしょう。

Googleドキュメントの上部に「変更内容をすべてドライブに保存しました」とあるのでクリックしてみましょう。

ここから編集履歴を確認することができます。右側には編集履歴の時間や編集者の名前が並んでいるので、履歴をクリックすると、その時間帯に保存されたドキュメントが確認可能です。

さらに、過去の編集履歴を復元することもできるので、いざというときに使えるように覚えておきたいツールです。

ドキュメントをフォルダ分けするには

ドキュメントで作成した文書が増えると、過去に作成したドキュメントを探すのにも手間がかかります。そこで、プロジェクトや分野ごとにフォルダ分けしたいと考える人もいるでしょう。

ドキュメントをフォルダ分けするには、Googleドライブを利用する必要があります。Googleドキュメントもドライブに保存されている状態なのです。

Googleドライブ

Googleドライブを開いたら左上の「＋新規」をクリックし、フォルダ作成を選択。フォルダ名を入力して「作成」をクリックするだけで、簡単に空のフォルダが出来上がります。

作成したフォルダはわかりやすい位置に表示されます。あとはフォルダの中にGoogleドキュメントのファイルをドラッグ＆ドロップで移動するだけで、簡単にフォルダ分けすることが可能です。

増えすぎたドキュメントを整理したいときには、Googleドライブも合わせて使ってみましょう。

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