業務効率に一役買う！　Excelの基本的な使い方と裏技紹介

Microsoft（マイクロソフト）から出ている表計算ソフト（アプリ）「Excel（エクセル）」。簡単に計算ができ、それをもとに表やグラフにできるなど、とても高機能でビジネスに役立つソフトです。Excelの基本を知らないと「どこから入力すればいいの？」と戸惑ってしまう場合もあるようです。
そこでExcel初心者でも分かる基本的な操作方法と、知っていると時間短縮ができる裏技を紹介します。基本的な操作さえ覚えてしまえば案外使いこなせてしまうのが、Excelの魅力の一つです。
ぜひExcelを覚えて、ビジネスに活かしてください。

Excelの基本的な使い方

Excelはワープロソフトと違い、基本的にセルと呼ばれる「マス目」に入力していきます。はじめて画面を立ち上げた方はマス目の多さに戸惑う人もいるでしょう。そこで導入方法から簡単な操作方法を見ていきましょう。

Excelの基本【用語説明編】

Excelを起動した際に出てくる画面全体を「ブック（もしくはファイル）」と呼びます。

マス目の部分がワークシートと呼ばれ、左下の「Sheet1」と書かれた部分が「シート見出し」です。そしてワークシートのマス目部分が「セル」です。入力したいセルにカーソルを合わせると入力することができます。

セルの一番上にはアルファベットの「列見出し」、セルの横には数字が縦に表記された「行見出し」があります。これによってセルの位置が特定できます。たとえば、緑色のセルの位置は「A3（番地）」。他のセルと間違えることはありません。

入力の仕方

基本的にセルに数字や文字を入力してENTERキーで確定していきます。もう一度ENTERキーを押すと下のセルに移動します。左右に行きたい場合は、矢印キーかTAB（左移動はTAB＋SHIFT)で移動可能です。

セル内のデータを消す場合は*「Delete」キー*を押すといいでしょう。またマウスを使いデータを消すことも可能です。その場合は、消したい箇所を指定し、マウスポインタ―を十字の形にします。そのまま元の方向にドラッグするとデータがきれいに消えます。

知っていると便利な裏技機能

複数のセルに一気に文字を入力する方法

データを入力したいセルを選択します。別の離れたセルを選択する場合はCtrlキーを押しながらクリックします。複数のうちのどこかのセルにデータを入力し「Ctrl＋Enter」を押すと、最初に指定したセルへ一気にデータが入力できます。

指定した複数のセルに連読したデータを入力する方法

1.セルの右下にカーソルを合わせる方法

セルの右下にカーソルを合わせると緑色のドットが出てきます。その部分にカーソルを合わせるとカーソルが「＋」となるので、そのままコピーしたい箇所までドラッグします。すると数字がコピーされます。

また同じ値ではなく、連続したデータや書式のみをコピーしたい場合は、上記に吹き出しのように出ている*「オートフィルオプション」にカーソルを合わせてみる*といいでしょう。

連続したデータを選ぶと値が連続したデータとなります。

2.ショートカットで行う方法

最初に同じ文字をコピーしたい箇所を指定し、*文字を入力後「Ctrl＋Enter」を押します。*選択したセルすべてに、入力した文字が反映されます。

表や値をコピーする方法

Excelのセルには、数式などの情報が含まれている場合があります。いつものようにコピーをすると、数式までコピーされてしまいます。数式はコピーせずに文字や数字のみをコピーしたい場合もあるでしょう。

そのような時は、コピーしたいセルを指定→テキストアイコンをクリックします。そしてコピーしたい場所を指定して「貼り付け」の矢印部分をクリック。上記のような選択項目が出てくるので、コピーしたい形式を選択すると値などがコピーされます。

また列の幅を、コピー元と同じにしたい場合などは、選択項目の一番下*「形式を選択して貼り付け」→「列幅」を指定する*と選択範囲の列幅が変更できます。

ドラッグするだけで表の入れ替え完了

表の順番を入れ替えた時、行を挿入してコピーしてと、行っていては時間がかかってしまいます。そのような時は、Shiftキーを押しながら移動したい箇所を選択し、移動したい場所にカーソルを合わせるだけでOKです。セルとセルの間にカーソルを合わせるイメージで行うと失敗しにくいでしょう。