企業や個人がビジネスをおこなっていくなかで、契約を結ぶというシーンは少なくないでしょう。お互いに安心して仕事を進めていく中で、契約という手続きが必要なのです。従来は紙の書類で進められることが常識となっていた契約書。重要な書類であることもあり、直筆で記すことが推奨されてきました。

しかし昨今、紙の書類の使用を見直そうとする動きが生まれ、少しずつ電子化を促す考えが浸透。その流れにおいて、契約書や署名をデータ上でやり取りするといったケースが増加しています。

電子契約の際に利用されるツールの王道ともいえるのが、ドキュサイン。本記事ではどのようなサービスが展開されているのかといった特徴に加えて、導入することのメリットについても紹介していきます。

ドキュサインとは

まずはドキュサインについて簡単に概要を説明していきます。ドキュサインは請求書などの電子化を促進するサービスです。これまで紙で進められていた、契約書や署名といった手続きを電子化することで、これまでにかかっていたさまざまなコストを削減するといった効果があります。

実際に導入した企業の数は50万社を超え、その効果の高さと実績がうかがえるでしょう。いちいち紙を用意しておこなわれていた作業がすべてデータで管理できる。煩わしい作業に追われて時間を奪われた経験がある人ならば、このサービスの魅力に気づくはずです。

ドキュサインは多くのビジネスパーソンの悩みを解決するツールとなっています。その結果として多くの人が活用し、電子署名のスタンダードとなりつつあるのです。

参考：ドキュサインについて

機能や特徴について

ドキュサインがビジネスにおいて大きな価値を提供していることがわかったと思いますが、具体的に機能や特徴について解説をしていきます。イメージを強固にしてドキュサインがどのようなサービスなのかについて理解を深めていきましょう。

紙でおこなわれていた作業を電子化

ドキュサインの最大の特徴として挙げられるのが、これまで紙ベースで進められた契約書などの署名を電子化するという点です。電子化をすることで紙を印刷して、実際に書類を手渡しもしくは郵送にて届ける。後に書いてもらい送り届けてもらうといった工程が毎回おこなわれていました。

しかし契約を結ぶ機会はビジネスをおこなっていけばいくほど増え、紙を使って作業を進めていくコストは増えていきます。素早く終わらせて本題に入りたいときにも、契約をおこなう手間が邪魔します。そのような手間を削減するためにドキュサインは有効なのです。

電子化することによって立ち合いをする必要もないため、テレワークなどの需要にも最適なものとなっています。コロナ禍において人と対面するリスクを懸念する動きもあり、できるだけリモートで完結する手段があることが望ましいでしょう。

電子化することでデータベースで管理

ドキュサインが書類の電子化を促進したことによって、書類をデータベース上で管理しやすくなりました。紙の書類をファイルに閉じて五十音順に整理して保存していたところから、データ上で管理できるようになり、管理コストは大幅に削減されます。

従来の紙で管理していたころは、書類が必要になったとしても、該当ファイルから手作業で探さなければなりませんでした。電子化を進めると、検索ですぐに目的の書類にアクセスできるのです。

また物理的な保存場所を確保する必要がなくなることから、小さなオフィスで運営しているといった場合ではより効果を発揮します。ミニマルで効率的な書類管理が可能となっているのです。

API連携によって他システムと連携

ドキュサインは自社のプラットフォーム上でのサービス展開にとどまらず、APIを活用した使用も可能にしています。円滑な利用を進めるうえで重要な機能といえるでしょう。企業が使用しているプラットフォームの中でも動かすことができるというのは、利用する上での利便性を向上させます。

ドキュサインが多くの企業で使われ続けている要因の1つとして、API連携があるといえます。活用用途に応じて拡張していける柔軟さも人気の理由です。