企業や個人がビジネスをおこなっていくなかで、契約を結ぶというシーンは少なくないでしょう。お互いに安心して仕事を進めていく中で、契約という手続きが必要なのです。従来は紙の書類で進められることが常識となっていた契約書。重要な書類であることもあり、直筆で記すことが推奨されてきました。

しかし昨今、紙の書類の使用を見直そうとする動きが生まれ、少しずつ電子化を促す考えが浸透。その流れにおいて、契約書や署名をデータ上でやり取りするといったケースが増加しています。

電子契約の際に利用されるツールの王道ともいえるのが、ドキュサイン。本記事ではどのようなサービスが展開されているのかといった特徴に加えて、導入することのメリットについても紹介していきます。

ドキュサインとは

まずはドキュサインについて簡単に概要を説明していきます。ドキュサインは請求書などの電子化を促進するサービスです。これまで紙で進められていた、契約書や署名といった手続きを電子化することで、これまでにかかっていたさまざまなコストを削減するといった効果があります。

実際に導入した企業の数は50万社を超え、その効果の高さと実績がうかがえるでしょう。いちいち紙を用意しておこなわれていた作業がすべてデータで管理できる。煩わしい作業に追われて時間を奪われた経験がある人ならば、このサービスの魅力に気づくはずです。

ドキュサインは多くのビジネスパーソンの悩みを解決するツールとなっています。その結果として多くの人が活用し、電子署名のスタンダードとなりつつあるのです。

参考：ドキュサインについて

機能や特徴について

ドキュサインがビジネスにおいて大きな価値を提供していることがわかったと思いますが、具体的に機能や特徴について解説をしていきます。イメージを強固にしてドキュサインがどのようなサービスなのかについて理解を深めていきましょう。

紙でおこなわれていた作業を電子化

ドキュサインの最大の特徴として挙げられるのが、これまで紙ベースで進められた契約書などの署名を電子化するという点です。電子化をすることで紙を印刷して、実際に書類を手渡しもしくは郵送にて届ける。後に書いてもらい送り届けてもらうといった工程が毎回おこなわれていました。

しかし契約を結ぶ機会はビジネスをおこなっていけばいくほど増え、紙を使って作業を進めていくコストは増えていきます。素早く終わらせて本題に入りたいときにも、契約をおこなう手間が邪魔します。そのような手間を削減するためにドキュサインは有効なのです。

電子化することによって立ち合いをする必要もないため、テレワークなどの需要にも最適なものとなっています。コロナ禍において人と対面するリスクを懸念する動きもあり、できるだけリモートで完結する手段があることが望ましいでしょう。

電子化することでデータベースで管理

ドキュサインが書類の電子化を促進したことによって、書類をデータベース上で管理しやすくなりました。紙の書類をファイルに閉じて五十音順に整理して保存していたところから、データ上で管理できるようになり、管理コストは大幅に削減されます。

従来の紙で管理していたころは、書類が必要になったとしても、該当ファイルから手作業で探さなければなりませんでした。電子化を進めると、検索ですぐに目的の書類にアクセスできるのです。

また物理的な保存場所を確保する必要がなくなることから、小さなオフィスで運営しているといった場合ではより効果を発揮します。ミニマルで効率的な書類管理が可能となっているのです。

API連携によって他システムと連携

ドキュサインは自社のプラットフォーム上でのサービス展開にとどまらず、APIを活用した使用も可能にしています。円滑な利用を進めるうえで重要な機能といえるでしょう。企業が使用しているプラットフォームの中でも動かすことができるというのは、利用する上での利便性を向上させます。

ドキュサインが多くの企業で使われ続けている要因の1つとして、API連携があるといえます。活用用途に応じて拡張していける柔軟さも人気の理由です。

ドキュサインを導入するメリット

ではドキュサインを導入することで得られるメリットについても紹介します。どれだけいいものであったとしても、具体的なメリットが理解できていない状態で使っていくのは、不安に感じるもの。ここでドキュサインがなぜ使われているのかを明確にイメージできるように、参考にしてください。

業務の効率化を促進

これまで何度もいっていますが、署名の電子化を進めていくことができるのがドキュサインです。電子化では紙を伴わない契約などが可能となることから、紙の契約書を用意して受理するまでに使っていた時間を節約して、次にするべき業務に進むまでの期間を早めることが可能なのです。

この業務の効率化は、ビジネスを進めていく中で業績にも影響してくるでしょう。何度も同じ業務に時間を取られることで生じていた無駄をなくして、業務を円滑に進めていく効果があります。

参考：電子署名、デジタル・ビジネス、ペーパレス ソリューション「ドキュサイン」

時間的・経済的コストを削減

業務の効率化に関連して、時間的・金銭的コストの削減にも効果があります。従来のやり方で契約を結ぶとなった場合には、紙を用意するなどの手間がかかっていました。それに伴って書類にかかる紙の費用もかかるうえに、時間的に大きなコストを割くことになります。

ドキュサインを使えば紙代がかからないだけでなく、時間も大幅にカット。これまで費やされていた労働時間を有意義に利用することが可能になります。ドキュサインを活用することで効率化とコストカットを同時に促進可能です。

ビジネスの質を高めるために有益なツールといえるでしょう。

強固なセキュリティで安心

またデータを管理するといった観点から、セキュリティの強度が心配になりますが、ドキュサインは業界水準のセキュリティと暗号技術が利用されています。契約書などの重要書類には、外部に漏らしてはならない情報などが記載されている場合もあるでしょう。より情報を確実に守る仕組みがあるのは、利用する上でも安心できます。

また設定によっては記入事項を確実に入力するようにできるため、記入漏れも防ぐことが可能です。また情報の管理とともに、不備のある書類を再び書いてもらう手間を省くこともできます。ドキュサインを使うことによって、効率化とコストカットができるだけでなく、取り扱った情報を適切に管理する仕組みまで整っている。ドキュサインを使うメリットはここにあるのです。

ドキュサインのワークフロー

では簡単にドキュサインを使っていく際のワークフローを簡単に見ていきます。シンプルな設計のシステムとなっているので、見てもらえば導入のハードルが極めて低いことがわかるはずです。手順は以下の通りです。

  1. 使う書類を既定のフォーマットに沿って登録する
  2. 記入事項を設定していく
  3. データの送受信
  4. 署名

このワークフロー通りに進めていくだけで、契約書を作成できるのであれば手間が浮くのも納得できるでしょう。ぜひ導入して体感してみることをおすすめします。

業務効率化に最適

ドキュサインについての紹介をしてきましたが、一言でいえば紙の手続きを電子化することで業務の効率化が促進できるものです。少しの手間も積み重なると膨大なコストとなってしまいます。この手間はあとで振り返ったとき業績に関わってくるかもしれません。

それを考えたとき、ドキュサインの功績は大きいといえるでしょう。この記事を通して導入のメリットが感じられたのであれば、一度試してみることをおすすめします。煩わしい作業を削減する手助けをしてくれるはずです。

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