掃除の基本「4S」を応用してパソコンの中身を断捨離しよう

ついパソコンのフォルダ整理を怠って、どこにどんなファイルがあるかわからないという状況に陥っていませんか？
忙しさからついつい後回しにしがちですが、パソコン内を整理すればファイルが探しやすくなるだけでなく、遅くなっていた動作を改善することができます。

今回は、衛生管理方法の考え方のひとつ「4S」という手法を用いて、パソコンの動作を早く、使いやすくする方法を説明します。

掃除の基本4Sとは

4Sとは、「整理(Seiri)」、「整頓(Seiton)」、「清掃(Seiso)」、「清潔(Seiketsu)」の頭文字をとった言葉で、職場での安全衛生管理の手法のひとつとして知られています。

やみくもに部屋を片付け始めて、収拾がつかなくなってしまったことはありませんか？
4Sは効率的な掃除を行う手順を示していて、そのような事態を未然に防ぐことができます。

簡単に表現すると「ものを減らし（整理）、わかりやすく置いた状態（整頓）にした上で、掃除（清掃）を定期的に行う（清潔)」という手順で行います。

1.整理
不要なものを処分することです。「3か月以上使っていない」「使い方がわからない」など、一定の基準に従って処分します。

2.整頓
必要なものを必要な時に、簡単に取り出せるように配置することです。引き出しに入っている品物の情報を書いたり、ファイルをラベリングして抜けているものがないかすぐに確認できるようにしたりします。

3.清掃
ホコリや汚れを拭い去ったり、細いゴミを集めて捨てることです。個人の基準で「綺麗になったからもういいか」とならないよう、写真で理想の状態を提示する方法が取られます。

4.清潔
1~3までを定期的に行い、清潔な状態を維持することです。そのためには清掃チェックリストを用意したり、清掃日を設けたりします。

※4Sにしつけ(Shitsuke)も加え、5Sとして取り組む企業もあります。

このように、4Sでは効率的に掃除を行うノウハウが詰まっています。

工場などの生産現場では物が乱雑に散らかっていたり、汚れで表示が見えなかったりすると、事故につながる可能性もあります。
清潔な環境を維持することで安全や生産性の向上にも役に立つ手法だと言えるでしょう。

今回は4Sについて、各手順ごとにパソコン内の掃除にあてはめて詳しく説明していきます。

参考：
職場の安全サイト｜厚労省

1.整理

4Sの手順を、パソコンの掃除へとあてはめていきましょう。
まずは、いらないものを少なくする「整理」の作業です。

パソコンの中に、とりあえず保存してみたものから重要なものまで、仕事の資料を地層のように積み重ねていないでしょうか？
そのような中には、今はもう使っていない資料や最新版だけ持っていれば十分というファイルがあるでしょう。

特に似たような写真を大量に保存していると、それだけで大きなデータとしてパソコンの動作を妨げてしまいかねません。

その際には下記のような基準を自分で決めて、削除したり、他の人に引き継いだりして、処分を行いましょう。

例：削除するファイル、データの基準
・3か月以上進んでいない仕事に関連するもの
・中身を見ても何のデータかわからないもの
・過去のサービス、商品に関わるもの
・異動前の前部署の業務に関わるもの
・業務に必要ないもの
・保存期限の過ぎたもの

また、重複する画像やファイルを抽出できるフリーソフトもあります。
自分で作業を行うのに時間がかかりすぎてしまう人は、そのようなツールも利用してみましょう。

参考：
重複ファイルや類似画像を、検索したり削除したりすることができるフリーソフトの紹介

2.整頓

整頓は、必要な時に必要なものを後で簡単に取り出せるようにしておくことです。
パソコン内でも同様に、ファイルの保存や表示のルールを決めてわかりやすく配置しておきましょう。

そのためには2つのルールを決めておくのがポイントです。

1.ファイル名のルール

思いつきでファイルの名前をつけていると、画像のように「結局どれが最新版なの？」とわからない状態になってしまいます。
ひとつひとつファイルを開いて確認しなくても済むよう、一目見て中身がわかるタイトルにしましょう。

「日付＋ファイルの内容」とまとめていくと名前での並べ替えがしやすいですし、あとから見てもわかりやすくなります。
日付も「2016年12月21日」と書くのか「20161221」や「2016-12-21」と書くのかを統一するようにしましょう。

2.フォルダ分けのルール

せっかく、たくさんのファイルをフォルダでまとめても、画像のように統一感なくまとめてしまっては逆に探しづらくなってしまいます。
業務内容に合わせて、用件ごとにまとめ、用件の中でさらに似たようなカテゴリで分けるようにしましょう。

参考：
[3つのルールを覚えるだけ！これであなたもファイル整理の達人]
(https://azby.fmworld.net/usage/closeup/20120404/?usagefrom=closeup)

3.清掃

整理、整頓と片付けていけば、見やすく使うやすい画面になったはずです。
そのうえで、パソコン内に気づかないうちに溜まっている必要のないファイルをシステムで一掃しましょう。

オフィスの掃除ではゴミや汚れを拭うには雑巾を用意したり、ホウキで掃いたりする必要がありますが、パソコンであればクリーナーソフトを利用して、自動的に無駄なファイルを取り除くことができます。
例えば、ホームページの閲覧情報を含んだ一時ファイルなど、保存しておく必要はありません。このような無駄なデータが蓄積されると、パソコンの動作は遅くなってしまいます。

Windowsではディスククリーンアップと呼ばれる機能がついていて、選択した種類の中で不要なファイルを自動的に削除できます。

PC のドライブの空き領域を増やすためのヒント｜Windowsヘルプ
富士通Q&A ディスククリーンアップの操作方法を教えてください。

蓄積していた量によっては処理に数時間かかってしまう場合もあるので注意しましょう。

参考：
[無料クリーナーソフト｜フリーソフト100]
(http://freesoft-100.com/pasokon/cleaner.html)
PCの動き遅くてイライラ・・・そんなときはPCを大掃除しよう！

清潔

掃除が終わってからも定期的にクリーンアップやクリーナーソフトを利用して、綺麗な状態を維持するようにしましょう。クリーンアップは事前にスケジュールを決めて実行することもできます。

重要なのは、きちんと継続して整理と整頓を行い、タイミングを決めて清掃を行うことです。年末や月末、業務内容が変わったタイミングなどで行うようにしましょう。

まとめ

パソコンに限らず、掃除を始めようにも何から手をつければいいかわからないという方は、今回ご紹介した4Sを覚えて応用してみましょう。

1.整理…いらないものを捨てて、ものを少なくする
2.整頓…必要なものを簡単に取り出せるようにしておく
3.清掃…ゴミやほこりを拭き取る
4.清潔…綺麗な状態を維持し続ける

この手順に従って掃除を行えば、常に清潔な状態を維持し続けることができます。
重要なのは一度にやるのではなく、定期的に少しずつ進めることです。

仕事内容が変わった時にはファイル名のルールを見直し、時期を決めてクリーンアップを行うようにしましょう。