ウェビナー・オンラインイベントを成功させる方法とは？

2020年以降、リアルイベントの開催が難しくなり、その代わりにオンラインイベントが開催されるようになりました。オンラインで開催されるセミナーのことを指す「ウェビナー」という言葉も浸透し始めています。

しかし、ウェビナー・オンラインイベントの開催に注目が集まり始めたのが2020年以降とまだ日が浅いこともあり、どのようにやったら成功するのかなどがわからず悩んでいるマーケターも多いのではないでしょうか。

この記事では、ウェビナー・オンラインイベントの現状や開催するメリット、課題、成功させるためのチェックポイントなどについて解説します。

目次

1. ウェビナー・オンラインイベントの現状
2. ウェビナー・オンラインイベントを開催するメリット
3. ウェビナー・オンラインイベントの課題
4. ウェビナー・オンラインイベント成功のためのチェックポイント
5. チェックポイントを押さえてウェビナー・オンラインイベントを成功させよう

ウェビナー・オンラインイベントの現状

参考：2021年Peatixイベント調査レポート

イベント・コミュニティ・プラットフォームであるPeatixが発表した「2021年Peatixイベント調査レポート」によると、2020年4月ころからオンラインイベントの数が一気に増え、2021年7月まで7～8割のまま推移しています。

オンラインイベントの開催数だけでなく、参加者の参加頻度も「月1度以上」参加する人が22.6%、「4〜10回 (4半期に1度〜毎月1度未満)」が30.5%と合わせて5割を超えています。

この調査の対象者はPeatixユーザーであり、ある程度イベントに興味がある人たちではありますが、それでも多くの人が積極的に参加していることが分かります。

ウェビナー・オンラインイベントを開催するメリット

ウェビナー・オンラインイベントを開催することで、リアルイベントでは得られない以下2つのメリットを得られます。

コストを削減できる

ウェビナー・オンラインイベントを開催するメリットとして大きいのは、コストを削減できるということでしょう。リアルイベントと比較すると2つのコストを削減することができます。

会場費

ウェビナー・オンラインイベントでは、参加者用のスペースが必要ありません。そのため、広い会場を必要とせず、会場費を抑えることができます。

スタッフ費用

ウェビナー・オンラインイベントでは録画や録音、配信のスタッフは必要ですが、設営や受付、会場内の案内などの人手は必要ありません。そのため、リアルイベントに比較して少人数で運営ができ、その分のスタッフ費用を削減できます。

天候に左右されず、全国から集客できる

参考：2021年Peatixイベント調査レポート

ウェビナー・オンラインイベントは屋外で行うものではないので、天候に左右されない点もメリットです。それに加え、全国どこからでも開催でき、集客もできます。

「2021年Peatixイベント調査レポート」にあるオンラインイベント主催者・参加者の地域を見ても、地元からの参加に比べ、首都圏、その他の地域からの参加が圧倒的に多いことがわかります。地域を選ばす開催、集客できることはウェビナー・オンラインイベントの大きなメリットです。

ウェビナー・オンラインイベントの課題

参考：2021年Peatixイベント調査レポート

メリットの多いウェビナー・オンラインイベントですが、その一方で多くの主催者が課題を感じているという現状があります。ここでは主催者が抱えている課題について見ていきましょう。

ウェビナー・オンラインイベント企画時の流れ

「2021年Peatixイベント調査レポート」の結果によると、イベント前のコミュニケーション、問い合わせ対応を課題としている主催者が3割強いることがわかります。

イベントの集客はいつごろから始め、リマインドメールはいつ送ればよいのかなど、イベント企画時の参加者とのコミュニケーションの流れをしっかり押さえることが大事といえるでしょう。

ウェビナー・オンラインイベント開催時の集客

調査結果にもあるように、主催者にとって集客は一番大きな課題といえます。

多くのウェビナー・オンラインイベントが開催されている現在、自社のウェビナー・オンラインイベントを知ってもらうことは難しく、また多くの中から自社のウェビナー・オンラインイベントを選んでもらうことはさらに難しいといえます。

集客面での課題を解決するためには、集客時に必要なポイントを押さえることが大切です。

ウェビナー・オンラインイベント中のコミュニケーション

調査結果では、イベント開催中の双方向のコミュニケーションについて4割強の主催者が課題と感じています。リアルイベントと比べて、オンラインイベントは参加者の表情がわかりにくい、対話しづらいという特徴があります。

そのため、双方向のコミュニケーションをうまく取れるような工夫を随所に取り入れることが大切です。

ウェビナー・オンラインイベント成功のためのチェックポイント

ここではウェビナー・オンラインイベント成功のためのチェックポイントから、イベント企画時、集客時、開催時、開催後とフローごとにポイントを紹介します。

イベント企画時におけるチェックポイント

ウェビナー・オンラインイベントを行うには、まずは企画をしなければなりません。ここでは、企画時におけるチェックポイントを紹介します。

• イベント開催の目的をきちんと決める
• ターゲットの明確化
• 配信ツールは最適か
• 開催日時と集客方法は適切か
• 集客はイベントの2ヵ月前には開始する

まず重要になるのが目的とターゲットの明確化です。具体的には、「オンラインイベントを開催する目的は何か」「イベント開催後にどのような効果を得たいのか」「そのためにはどんな人に参加してもらいたいのか」をしっかりと決めておきましょう。

目的とターゲットが明確になって、初めてどのツールを活用するのか、いつ開催するのか、集客方法はどうするのかなどを決めることができます。

ウェビナー・オンラインイベントの大きさなどによっても異なりますが、一般的には2ヵ月前にはターゲットを決定し集客を開始、1ヵ月から2週間前には当日に使用するスライドや終了後のアンケートの作成を行い、前日・当日にリマインドメールの送付、イベント終了後にはお礼メールとアンケートの送付、開催後1週間以内にはセールスアプローチを開始という流れになります。

先ほどの「イベント企画時の流れがわからない」という課題もこの流れを押さえておけば、対応していくことができるでしょう。

集客時におけるチェックポイント

続いて集客時のチェックポイントです。

• ターゲットに合わせた集客方法を選んでいるか
• メーリングリストの顧客へのメルマガ配信をしているか
• 集客メルマガの内容は魅力的か
• SNSの配信内容からすぐに申し込めるようになっているか
• 参加者へのリマインドができているか

集客にはインターネットを活用して、コストを抑えながら情報を広く拡散する方法があります。他にも営業からの声掛け、DMやチラシ配布などオフラインで行う方法があります。

重要なことはターゲットに合った集客方法を選ぶことです。もし自社が持つ顧客リストにターゲットがいる場合は、顧客リストへのメルマガ配信、自社Webサイト、SNSでの告知が有効でしょう。ターゲット層に絞ったWeb広告、SNS広告への出稿も検討してもいいかもしれません。

しかし、ただ告知すればいいというわけではありません。自社のウェビナー・オンラインイベントに参加したいと思えるような魅力的な内容を掲載しているか、興味をもったらすぐに申し込めるように申し込みサイトへの導線がきちんとできているかということに気を配る必要があります。

また、オンラインイベントは申し込みのハードルがリアルイベントより低い傾向にある反面、当日不参加の割合も高いといえます。そのため参加者へのリマインドも重要になります。

開催時のチェックポイント

イベント開催中の双方向のコミュニケーションも主催者の課題でした。その課題へのチェックポイントに加え、イベントをスムーズに進めるための開催時のチェックポイントを紹介します。

• チャット機能の活用
• 参加者への質問
• ワークショップ形式の場合、参加者同士のコミュニケーションの場を用意する
• 画像・音声の乱れが起きないよう確認できているか
• ネットワーク環境が途切れないか

ウェビナー・オンラインイベントでは、どうしてもコミュニケーションが一方的になりがちです。そのため、参加者を飽きさせず、参加者の満足度を高めるには、双方向のコミュニケーションが重要になります。

オンラインイベントでは、チャットやアンケート機能を積極的に使うといいでしょう。講演中に質問や感想などのコメントを入力してもらい、登壇者がそれらを拾って答えることで、新たな反応が返ってきて盛り上がります。参加者を巻き込むことで、一緒にイベントを盛り上げるという空気を作れるでしょう。

また、画像や音声の乱れが起きないようになっているか、ネットワーク環境に問題はないかなどについての確認も重要です。配信の不具合は、イベント途中での顧客の離脱につながります。機材の動作確認および予備機材の準備など、あらゆるリスクを考えた用意を事前に行いましょう。

チェックポイントを押さえてウェビナー・オンラインイベントを成功させよう

ウェビナー・オンラインイベントはポイントを押さえて開催することで、コストを抑えて新規顧客を獲得できたり、既存顧客との関係性を深めることができたり、さまざまなメリットを得られます。

これまで、なかなか成果が出せなかったマーケターは、成功のためのチェックポイントを押さえ、参加者の満足度が高いウェビナー・オンラインイベントを開催していきましょう。

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