この記事は、2017年5月19日に公開された記事を再編集しています。

ビジネスメールを送るときに、「ご査収ください」という文言を使ったことがある方はいらっしゃいますか?

「ご査証ください」は、確認してほしいデータや添付資料があるときに使います。確認するべきものがないのに、「ご確認ください」と同じ感覚で使ってしまうと、メールを受け取った相手が混乱してしまいます。

ではどのような場合に「ご査収ください」を使用するべきなのでしょうか?

今回は、「ご査収」の正しい使い方や、気をつけるポイントについてご紹介します。

目次

  1. ご査収とは
    1. ご査収の使い方
      1. ご査収を使うべき場面
  2. ご査収くださいと似ている表現
    1. 「ご確認ください」
    2. 「ご査証ください」
  3. ご査収くださいを使うときに気をつけるポイント
    1. 確認してほしいポイントを記載する
    2. 間違ったファイルを送っていないか確認する
    3. ファイルの種類を確認する
    4. ファイルのサイズを確認する
    5. 添付ファイルが安全か確認する
  4. 意味を理解して「ご査収」を使おう

ご査収とは

「ご査収」とは、「ごさしゅう」と読み、よく調べて受け取ってくださいという意味で使われます。

「査」は調べる、「収」は取り入れる、おさめるの意味をさします。ビジネスメールではよく「ご査収ください」のように使われます。正しい使い方とその意味を覚えておきましょう。

ご査収の使い方

ご査収を使うべき場面

「ご査収」は、下記のように資料やデータを相手にしっかり確認してほしいときに使います。

・添付ファイルを送ったとき
・確認してほしいデータを送ったとき
・履歴書を送ったとき

確認してほしい書類やファイルがないのに文末に「ご査収ください」と入れていると、「なにを確認すればいいんだろう?」と相手を困惑させてしまいます。闇雲に使う言葉ではないということを抑えておいてください。

また、ビジネスメールで使う表現には、送る相手や状況によって使えないときがあります。間違えやすい表現が下記の記事にまとめられています。「自分が間違った使い方をしているかも?」と不安に思う方はぜひチェックしてみてください。

参考:
誰もが一度は失敗してる!?ビジネスメールでよくある間違い50選
間違う人も多い「ご査収」の正しい意味・使い方・例文|#mayonez [マヨネーズ]
よく分からずに使ってない? 『ご査収』の本当の意味 | マイナビニュース

ご査収くださいと似ている表現

ご査収くださいと混同しやすい表現を紹介します。
それぞれの意味を理解して、使い分けていきましょう。

「ご確認ください」

繰り返しになりますが、「ご査収ください」は調べる必要があるときに使うので、何も調べるものがないときや添付ファイルがないときには使いません。例えばメールの文面をただ確認してもらいたい場合だけでしたら、「ご査収ください」よりも「ご確認ください」の方が適切でしょう。

「ご確認ください」は、「ご査収ください」よりもさまざまな場面で広く使える言葉です。
例えば、「資料をお送りしましたので、よろしくご査収ください」を「資料をお送りしましたので、ご確認ください」と言い換えることもできます。

一方「ご査収ください」が使えるのは、書類やデータを送ったときだけと覚えておくといいでしょう。

「ご査証ください」

もう一つ「ご査収ください」との違いがわかりにくい表現に、「ご査証ください」があります。
「査」は調べる、「証」は証明する意味をさします。「ご査証ください」とは、調べて証明してくださいということです。「ご査証ください」という表現ではなく、ビザを意味する言葉として知っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。調べてさらにそれを証明することをさしているので、ビジネスシーンで使われる頻度は「ご確認ください」や「ご査収ください」よりも低くなります。

参考:
間違いも多い「ご査証のほど」の使い方と例文・「ご査収」との違い|#mayonez [マヨネーズ]

ご査収くださいを使うときに気をつけるポイント

ご査収くださいと書類やファイルを送るときに気をつけるべきポイントを紹介します。

確認してほしいポイントを記載する

ご査収くださいという表現と添付ファイルだけでは、確認するべき箇所がわかりにくく、受け取った側の負担になります。送った側と受け取った側で確認したポイントが違うと、思ったように話が進まずに二度手間になってしまうかもしれません。

ご査収くださいと記載する場合は、「添付ファイル8ページの12行目」のように確認してほしいポイントを記載しましょう。

間違ったファイルを送っていないか確認する

間違ったファイルを添付してしまうと、もう一度正しいファイルを送らなければならず相手にとっても手間になります。また、社内の機密情報がまとめられた資料など本来なら限られた人しか見られないものを送ってしまい、情報漏洩につながります。注意しましょう。

ファイルの種類を確認する

添付したファイルを開くためのソフトを、相手が使っているとは限りません。一般的に利用されているMicrosoftのOfficeツールであっても、Macユーザーでソフトをインストールしていなければ利用できません。

可能であれば、ファイルを送る相手に事前に確認しましょう。確認が難しい場合には、PDFファイルやテキストファイルのような、環境に左右されずに閲覧できるファイルに変換したほうが親切でしょう。

ファイルのサイズを確認する

添付ファイルの容量が大きすぎると、ファイルを開く相手の環境によっては開けないことがあります。開けたとしても容量を大幅に使ってしまうと負担になってしまいます。相手に確認するか、Zipファイルを使って圧縮し受け取りやすいようにしましょう。

添付ファイルが安全か確認する

気づかないうちに、ファイルがウイルスに感染していることがあります。ウイルスに感染したファイルを送ってしまうと、相手に大きな迷惑をかけてしまいます。ウイルスに感染していないかチェックできるツールなどを利用して、安全だと確認してから相手に送りましょう。

上記のポイントをもとに文面や内容をもう一度確認してから、ファイルや書類を送りましょう。

参考:
ビジネスメールで失敗しない!覚えておくべきマナー集とやりがちなダメ文法
メールにファイルを添付するときのビジネスマナーとおすすめファイル送信サービス | 株式会社LIG

意味を理解して「ご査収」を使おう

ご査収を使うときは、使うシチュエーションを理解した上で使いましょう。メールを送る側と受け取る側で、「ご査収」の意味の理解が違うこともあります。意味の齟齬を防ぐために、ご査収を他の言葉に置き換える方法も、覚えておくといいでしょう。

ビジネスで送るメールの書き方を習得して、相手を混乱させずスムーズなやりとりを目指しましょう。