スマホでGoogleを使いこなす!業務がもっとスマートになるGoogleドライブの使い方12選
ファイル管理、データ共有ができるサービスとしてビジネス利用でも人気の高いGoogleドライブですが、スマートフォン(以下、スマホ)からも使えることはご存知でしょうか。
Googleドライブ専用のiPhoneアプリ、Androidアプリをインストールすれば、いつでもどこでも自分のファイルにアクセスすることが可能です。
スマホアプリならではの便利な使い方もあるので、Googleドライブを業務に使っている方はインストールしておきたいものです。
今回は、スマホでGoogleドライブをもっと活用したい方に向けて、便利な使い方をまとめて12個ご紹介します。
業務をより効率良く、楽しく進めるために、ぜひご覧いただき参考にしてみてください。
スマホからGoogleドライブを活用する方法12選
1. アプリでどこからでもアクセス
https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/
Googleドライブでは、iPhoneはもちろん、Android用アプリも提供しています。あらかじめアプリをダウンロードしておけば、いつでもどこでもアクセスできるので外出先でGoogleドライブを使いたい方は、ぜひダウンロードしておくことをオススメします。
スマホアプリのGoogleドライブでは、PC版同様にファイルの閲覧、共有といったことが可能です。また、端末のカメラを使って書類をスキャンすることもできます。
2. 多彩なファイルを管理可能
https://support.google.com/drive/answer/37603?hl=ja
様々なファイル形式に対応できるのも、Googleドライブの魅力の1つです。画像ファイルはもちろんのこと、テキスト、動画、Adobeファイルと、一般的に使用する主要なファイル全般をサポートしています。
Googleドライブ独自のドキュメント・スプレッドシートも、スマホから閲覧が可能です。
●サポートしているファイル形式
アーカイブ ファイル(.ZIP、.RAR、tar、gzip)
オーディオ形式(MP3、MPEG、WAV、.ogg)
画像ファイル(.JPEG、.PNG、.GIF、.BMP)
マークアップ、コード(.CSS、.HTML、.PHP、.C、.CPP、.H、.HPP、.JS)
テキスト ファイル(.TXT)
動画ファイル(WebM、.MPEG4、.3GPP、.MOV、.AVI、.MPEGPS、.WMV、.FLV、.ogg)
Adobe ファイル
Autodesk AutoCad(.DXF)
Illustrator(.AI)
Photoshop(.PSD)
PDF(.PDF)
PostScript(.EPS、.PS)
Scalable Vector Graphics(.SVG)
Tagged Image File Format(.TIFF) - RGB .TIFF 画像で最適
TrueType(.TTF)
Microsoft ファイル
Excel(.XLS、.XLSX)
PowerPoint(.PPT、.PPTX)
Word(.DOC、.DOCX)
XML Paper Specification(.XPS)
3. ファイルを共有して使用
Googleドライブにアップロードしたファイルは、自分以外の人に共有することができます。PC版はもちろん、スマホ版からも共有設定が可能です。
Googleユーザーにファイルを共有したい時は、任意のファイルを設定する画面で「ユーザーを追加」を選択し、共有したいユーザーと編集権限を設定します。編集権限は「編集者」「閲覧者(コメント可)」「閲覧者」から選択することができます。
例えば、ファイルを見てほしいけれど編集してほしくない場合「閲覧者(コメント可)」「閲覧者」に設定しておきます。また、リンクを作成して共有すれば、Googleユーザーはもちろん、Googleユーザーではない人にも共有することが可能です。共有したいけれど相手がGoogleユーザーではない場合、リンクを共有する方法を使いましょう。
4. オフラインでファイルを使用する
デフォルトの状態だと、ドライブ上のファイルはインターネット接続中しかアクセスできません。インターネットが使えないオフライン環境で使用するためには、ファイルを使用できるよう設定しておく必要があります。
任意のファイルを開いてメニューから「オフラインで使用可」をオンにすると、オフラインの環境でも使用が可能です。
データを編集した場合には、次回インターネットにつながった時に同期します。
5. 写真のアップロードで手軽に資料管理
資料が上手く整理できない、いつも名刺やレシートが溜まってしまう……という方は、Googleドライブにアップロードして管理しましょう。紙で管理するよりも場所を取らず、必要になった時もすぐに探し出せます。
スマホ端末内に保存した写真をアップロードするのももちろん良いのですが、Googleドライブアプリから直接撮影すると、より素早くアップロードまでの作業を終えることが可能です。ぜひ活用してみてください。
6. リアルタイムで共同編集
Googleドライブに保存したファイルは、自分以外のユーザーに共有することができます。編集権限が設定でき「編集者・閲覧者(コメント可)・閲覧者」から選べますので、相手がどこまでファイルを利用できるか設定することが可能です。
また、GoogleドライブならではのアプリであるGoogleドキュメント・Googleスプレッドシート・Googleスライドは、共有している相手と同時に編集も可能です。編集内容はリアルタイムで保存、同期しますので、一緒に確認しながら作業したい時に便利です。
7. URLを発行してファイルを公開
ファイルは、共有以外にもURLを発行して公開することができます。共有の場合、ファイルの受取手がGoogleユーザーである必要がありますが、URLを発行する形であれば相手がGoogleユーザーである必要はありません。
例えば、Googleユーザーでない人を含む複数人に1つのファイルを共有したい時には、URLを発行するといいでしょう。なお、URLを発行するためには共有したいファイルに「リンクを共有」設定を行います。
8. ファイルの管理・編集が容易
検索エンジンのGoogleが提供しているだけあって、ファイルの検索性が高くなっています。ファイルタイプを指定したり、虫眼鏡のアイコンからキーワード検索も可能です。
表示の切り替えも簡単に行うことができます。また、Gmailでお馴染みのスター機能がありますので、よく使うファイルに付けておくとすぐにファイルを探すことが可能です。
9. ファイルを手軽に検索
そのままでもファイルは検索できますが、検索オプションを入力するとGoogleドライブをさらに便利に使いこなすことができます。日付やスターが付いているかどうか、といった細かい指定をすることができますので、慣れてきたらぜひ活用したいものです。
画像では、実際にスター付きのファイルが探せる「is:starred」というオプションを付けて検索しています。下記URLに様々なオプションがありますので、目をとおしてみてください。
参考:
https://support.google.com/drive/answer/2375114?hl=ja&rd=1
10. データの受け渡し
データの受け渡しといえばメールが一般的ですが、わざわざメールのやり取りをするのが面倒ですし、メールに添付できないほどファイルが大きいことも少なくありません。そこで、Googleドライブの共有機能を使ってデータの受け渡しを行ってみてはいかがでしょうか。
Googleドライブにあらかじめ保管しておいたファイルであれば、外出先でも手間無く他の人に受け渡しができます。ファイルが複数ある場合は、1つのフォルダにまとめておくと、相手が受け取りやすいのでオススメです。
11. セキュリティ強化
https://support.google.com/drive/answer/141702?co=GENIE.Platform%3DiOS&hl=ja&oco=2
PCと比べて色々な場所に持ち歩く機会が多いスマホは、落とした時などに誰かに見られてしまわないか心配です。気になる方は、セキュリティを強化しておくと良いでしょう。
設定画面から「パスコードロック」を選択し、オンにして、任意のパスワードを入れると完了です。パスコードロックを設定しておけば、アプリ起動時に毎回パスワードを入れなければなりませんので、万が一の時も安心です。
なお、Android版のGoogleドライブアプリではパスコードを設定できませんので、端末にパスコードを設定しておきましょう。
12. 表計算、スライドなどを資料作成
Googleドライブでは、無料で表計算、スライド、文書ファイルが作成できます。表計算、と聞くとPCで作業するイメージがありますが、スマホアプリからも作成・編集が可能です。
Excelを使いたいけれど購入するほどではない、チームで書類を共有したい、外出先でもファイル編集がしたいという方にオススメです。Microsoft Officeのファイルと互換性があるため、手元のExcelブックなどをGoogleドライブにアップロードし、編集することもできます。
まとめ
以上、スマホからGoogleドライブを活用する方法をご紹介しました。
Googleドライブは、あらゆるデバイスから場所を問わず保管ファイルにアクセスできるのが大きな特徴です。PCだけではなく、スマホでも活用すれば日々の業務で使えるシーンが増え、Googleドライブの便利さを実感できること間違いなしです。
PCと共通の機能も多数ありますが「オフラインで使用」などスマホならではの使い方もありますので、ぜひ色々な活用方法を試してみてください。
- Googleとは、世界最大の検索エンジンであるGoogleを展開する米国の企業です。1998年に創業され急激に成長しました。その検索エンジンであるGoogleは、現在日本でも展開していて、日本のYahoo!Japanにも検索結果のデータを提供するなど、検索市場において圧倒的な地位を築いています。
- Googleとは、世界最大の検索エンジンであるGoogleを展開する米国の企業です。1998年に創業され急激に成長しました。その検索エンジンであるGoogleは、現在日本でも展開していて、日本のYahoo!Japanにも検索結果のデータを提供するなど、検索市場において圧倒的な地位を築いています。
- アプリ
- アプリとは、アプリケーション・ソフトの略で、もとはパソコンの(エクセル・ワード等)作業に必要なソフトウェア全般を指す言葉でした。 スマートフォンの普及により、スマートフォン上に表示されているアイコン(メール・ゲーム・カレンダー等)のことをアプリと呼ぶことが主流になりました。
- Android
- Android OSとはスマートフォン用に開発された基本ソフト(OS)の一種です。米国Google社が中心となり開発されました。
- アプリ
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- Googleとは、世界最大の検索エンジンであるGoogleを展開する米国の企業です。1998年に創業され急激に成長しました。その検索エンジンであるGoogleは、現在日本でも展開していて、日本のYahoo!Japanにも検索結果のデータを提供するなど、検索市場において圧倒的な地位を築いています。
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- Android
- Android OSとはスマートフォン用に開発された基本ソフト(OS)の一種です。米国Google社が中心となり開発されました。
- アプリ
- アプリとは、アプリケーション・ソフトの略で、もとはパソコンの(エクセル・ワード等)作業に必要なソフトウェア全般を指す言葉でした。 スマートフォンの普及により、スマートフォン上に表示されているアイコン(メール・ゲーム・カレンダー等)のことをアプリと呼ぶことが主流になりました。
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- テキスト
- テキストとは、純粋に文字のみで構成されるデータのことをいいます。 太字や斜線などの修飾情報や、埋め込まれた画像などの文字以外のデータが表現することはできませんが、テキストのみで構成されたテキストファイルであれば、どのような機種のコンピューターでも共通して利用することができます。
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- リンク
- リンクとは、インターネット上では、あるページの中に記された、他のページの所在を表す情報のことを「ハイパーリンク」と呼び、これを略した言葉です。リンクのある場所をクリックすると、他のページにジャンプするようになっています。
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- インターネット
- インターネットとは、通信プロトコル(規約、手順)TCP/IPを用いて、全世界のネットワークを相互につなぎ、世界中の無数のコンピュータが接続した巨大なコンピュータネットワークです。インターネットの起源は、米国防総省が始めた分散型コンピュータネットワークの研究プロジェクトARPAnetです。現在、インターネット上で様々なサービスが利用できます。
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- アプリ
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- アプリ
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- URL
- URLとは、「Uniform Resource Locator」の略称です。情報がどこにあるのかを示すインターネット上の住所のようなものだと考えるとわかりやすいでしょう。各ページのURLは、インターネットブラウザの上部に文字列として表示されています。日本語では「統一資源位置指定子」という名称がついていますが、実際には日本でもURLという語が使われています。
- Googleとは、世界最大の検索エンジンであるGoogleを展開する米国の企業です。1998年に創業され急激に成長しました。その検索エンジンであるGoogleは、現在日本でも展開していて、日本のYahoo!Japanにも検索結果のデータを提供するなど、検索市場において圧倒的な地位を築いています。
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- URL
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- リンク
- リンクとは、インターネット上では、あるページの中に記された、他のページの所在を表す情報のことを「ハイパーリンク」と呼び、これを略した言葉です。リンクのある場所をクリックすると、他のページにジャンプするようになっています。
- 検索エンジン
- 検索エンジンとは、インターネット上に無数に存在するホームページのデータを集め、ユーザーにそれらを探しやすくしてくれるサービスのことです。「検索サイト」とも呼ばれます。代表的な検索エンジンとしては、Yahoo! JAPANやGoogleなどがあります。また、大手検索エンジンは、スマートフォン向けのアプリも提供しており、これらは「検索アプリ」と呼ばれています。
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- URL
- URLとは、「Uniform Resource Locator」の略称です。情報がどこにあるのかを示すインターネット上の住所のようなものだと考えるとわかりやすいでしょう。各ページのURLは、インターネットブラウザの上部に文字列として表示されています。日本語では「統一資源位置指定子」という名称がついていますが、実際には日本でもURLという語が使われています。
- Googleとは、世界最大の検索エンジンであるGoogleを展開する米国の企業です。1998年に創業され急激に成長しました。その検索エンジンであるGoogleは、現在日本でも展開していて、日本のYahoo!Japanにも検索結果のデータを提供するなど、検索市場において圧倒的な地位を築いています。
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- アプリ
- アプリとは、アプリケーション・ソフトの略で、もとはパソコンの(エクセル・ワード等)作業に必要なソフトウェア全般を指す言葉でした。 スマートフォンの普及により、スマートフォン上に表示されているアイコン(メール・ゲーム・カレンダー等)のことをアプリと呼ぶことが主流になりました。
- Android
- Android OSとはスマートフォン用に開発された基本ソフト(OS)の一種です。米国Google社が中心となり開発されました。
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- アプリ
- アプリとは、アプリケーション・ソフトの略で、もとはパソコンの(エクセル・ワード等)作業に必要なソフトウェア全般を指す言葉でした。 スマートフォンの普及により、スマートフォン上に表示されているアイコン(メール・ゲーム・カレンダー等)のことをアプリと呼ぶことが主流になりました。
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- アプリ
- アプリとは、アプリケーション・ソフトの略で、もとはパソコンの(エクセル・ワード等)作業に必要なソフトウェア全般を指す言葉でした。 スマートフォンの普及により、スマートフォン上に表示されているアイコン(メール・ゲーム・カレンダー等)のことをアプリと呼ぶことが主流になりました。
- Googleとは、世界最大の検索エンジンであるGoogleを展開する米国の企業です。1998年に創業され急激に成長しました。その検索エンジンであるGoogleは、現在日本でも展開していて、日本のYahoo!Japanにも検索結果のデータを提供するなど、検索市場において圧倒的な地位を築いています。
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- Googleとは、世界最大の検索エンジンであるGoogleを展開する米国の企業です。1998年に創業され急激に成長しました。その検索エンジンであるGoogleは、現在日本でも展開していて、日本のYahoo!Japanにも検索結果のデータを提供するなど、検索市場において圧倒的な地位を築いています。
- デバイス
- デバイスとは「特定の機能を持つ道具」を表す語で、転じてパソコンを構成するさまざまな機器や装置、パーツを指すようになりました。基本的に、コンピューターの内部装置や周辺機器などは、すべて「デバイス」と呼ばれます。
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