会議、話し合いでよく耳にする「ファシリテーター」ですが、具体的にどのようなことをする人なのか知らないという方も多いのではないでしょうか。

ファシリテーターとは簡単に言えば”良い会議へと導く進行役”のことで、会議を円滑に進めるためには欠かせない存在であり、よくオーケストラでいう指揮者のようだと例えられます。今回は、そんなファシリテーターの役割から、上手にこなすためにはどういう点に気を付ければいいかのコツをご紹介します。

会議がなかなか上手くいかずに悩んでいるという方、ファシリテーターの役割をもっと上手くこなしたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
  

ファシリテーター(facilitatior)とは?

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ファシリテーター(facilitatior)とは、ファシリテーションという役割を行う人のことです。

では、ファシリテーション(Facilitation)とはどういう意味なのかというと、以下のような意味があります。

参加者の主体性を促し、多様な人材から、それぞれの経験や専門分野を尊重しながら、各人の多様な意見やアイデア、動機などを最大限に引き出し、話し合いにおける相互作用のプロセスをより有効・有益にするための、働きかけを意味する。その結果、問題の解決、新たな創造、気づきや学び、相互理解や情報共有などを促進する。

ファシリテーションは、「目的達成」、「時間」、「人の力活用」という、トレードオフにある3要素を最適化しながら、議論や学習、交流などの進行を促す「機能」である。

引用元:Weblio辞書

ファシリテート(facilitate)という言葉には、「容易にする」「楽にする」「促進する」といった意味があります。つまり、何らかの事柄を円滑に進むよう支援する働きを「ファシリテーション」といい、そのために動く人のことを「ファシリテーター」といいます。例えば、会議においてのファシリテーターは進行役にあたるでしょう。
  

ファシリテーター(facilitatior)にはどのような役割があるのか

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ファシリテーターの役割を大きくわけると2つあります。

1つは物事や予定の進行・段取りといったもの、もう1つは集団にいる1人1人の考えや思いを整理するものです。会議を例にすると、会議の時間や場所などを決める段取りに加えて、参加する人たちの言い分を把握したり、議論をスムーズに進めるための進行をします。

単に物事を進めるための調整を行うだけでは、集団が満足感を得られなかったり、思うような成果が得られないことがあります。そこで重要となるのが、内面的な部分に対する調整です。

集団には様々な考えを持った人がいるため、時には意見が合わなかったり話が進まないことも少なくありません。そんな状態に陥った時、ファシリテーターが段取りだけでなく、参加者間の調整も行うことによって、会議を良い方向に持って行くことができます。

会議という場面でファシリテーターが行うべきことについて、具体的に挙げてみると以下のようなものがあります。
  

意見を聞き出す

参加者からの意見を聞き出し、全員に見えるようホワイトボードに書き出します。

聞き出す時に重要なのが、受け身で意見を聞くのではなく、意見を出すように働きかけるということです。能動的に聞き出すことで、あまり発言しない人からの意見も引き出すことができます。

また、ファシリテーターはあくまで進行役ですので、自分の考えを意見しないというのもポイントです。意見を出すとしても、話のきっかけになるようなもの程度に抑えておきます。参加者が意見を出しやすい環境を作り出すのがファシリテーターの目標です。
  

意見をまとめる

参加者から出た意見を全体が確認できるようにし、まとめていきます。参加者全員に今出ている意見を眺めてもらい、意見がほかにないか「聞き出し」と「まとめ」を続けていきます。意見をまとめることで、参加者間の認識が共通になっていきます。
  

意見を整理する、絞りこむ

様々な意見を整理し、特に重要な意見・必要な意見に絞り込みます。意見がたくさん出ることは重要ですが、実際には全てを実現することは困難なこともありますので、選択する必要があります。
  

ファシリテーター(facilitatior)を上手にこなすコツ

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ファシリテーターの役割を担当していくと、どうしても毎回同じ人ばかりが発言して意見を出さない人がいたり、思いどおりに話が進まないということに遭遇します。できれば様々な考え、立場の人達から意見を聞き出したいのに、時間ばかり使って話が進まないし何も決まらない……そんな時にはファシリテーターを上手くこなすコツをヒントにして進めてみてください。
  

会議前の準備

ファシリテーターの役目は会議を始める前の、話し合える場を作ることから始まります。会議が効率的で意味のあるものになるよう、話し合う目的や集まる参加者の選定、参加者への説明、資料作成など、必要なことを準備しておきます。
  

アイデアを広げるように話し合いを進める

せっかく人が集まっても、話し合いの場の空気が悪かったり、意見を出しづらかったりすると、周りに合わせた意見しか出てこなくなりアイデアが広がりません。そんな時は、参加者が自由に意見を出しやすくなるよう、ファシリテーターが働きかける必要があります。

「○○のような場合を想定して考えてみるのもいいのでは?」
「○○だったときにはどうしますか?」

上記のように、適切に質問・提案をすることで参加者が意見を出しやすい雰囲気になります。
  

話し合いをまとめる

ただ意見を自由に出してもらいアイデアを広げるのでは、話が議論とは違う方向にいってしまうことになりかねません。

そこでファシリテーターが、参加者の意見を選択・整理しながら、収束の方向に話を進める必要があります。様々な考え、意見から簡単にはまとまらないものですが、もめ事が起きないように調整しながら参加者の合意を形成していきます。

また、予定している時間内で会議を収めるというのも、ファシリテーターの重要な役割の1つです。議論がまとまったら、決定したことや今後の課題などをまとめ明確にしておきます。
  

先入観を持たないようにする

ファシリテーターは会議の進行役という中立的な立場のため、課題に対して「先入観」や「思い込み」を持たないように心がけましょう。初めから先入観を持ってしまうと、発想などの妨げになってしまう恐れがあります。より良い意見交換の場にするために、中立で公平な立場であることを認識しなければいけません。
  

進行役という認識で参加すること

ファシリテーターというのは、あくまで会議の進行役です。無意識のうちに自分の意図する方向に話や結果を進めてしまいがちですが、そうならないように気を付けましょう。会議の参加者達が納得する結果を導き出すためにも、方向性を見失わないように注意しながら、また進行役だということを意識しながら進めていきます。
  

まとめ

以上、「ファシリテーター」の役割と上手にこなすコツをご紹介しました。いかがだったでしょうか。

会議をより良い意見交換の場にするためには、ファシリテーターの進行が必要不可欠です。ファシリテーターは会議の準備はもちろん、参加者に発言を促したり、意見を整理したり、参加者の合意形成を助ける働きをします。

ただ意見を出してもらうだけになったり、アイデアを広げるのでは、長々と話し合ったのに何も決まらない……ということになりかねません。有意義な会議にするためにも、ファシリテーターの役割やどのように進行していけばいいかを考えましょう。
  

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