営業マンの強い見方！重たい紙資料が必要なくなる無料PDF化アプリ「Adobe Scan」

営業マンのみなさんは、各種データをパソコンやスマートフォンなどのデバイスで閲覧・管理する機会が多くなってきたとは言え、やはりまだまだ紙の資料を持ち歩く機会が多いのでは。
紙の資料はかさばる上に量が多くなると重くなり、予定外に資料が必要になった際に簡単に対応できないなと、外回りの多い営業マンの方にとって不便を感じるポイントでもあります。

今回は、特に紙の資料を持ち運ぶ機会も多い外回りの営業マンの方にぜひ試していただきたい無料アプリ「Adobe Scan」の概要と使用方法をご紹介します。
もちろん営業マンの方だけではなく、紙資料をいつでもどこでもチェックできるようにしたおきたいというビジネスマンの方にオススメですので、まずは一度試してみてはいかがでしょうか。

Adobe Scanとは

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Adobe Scanとは、PhotoshopやIllustratorなどデザイナーには欠かせないツールを提供しているAdobe社から、2017年6月1日より配信されている無料のスキャンアプリです。
紙の資料をスマートフォンカメラで撮影するだけで簡単にPDF化できることはもちろん、OCR機能も搭載されているためアプリ内でデータ検索を行うことも可能です。
さらに、PDF化したデータはAdobe社が提供しているクラウドサービスの「Adobe Document Cloud」との連携もできるため、デバイスを問わずPDFデータを確認できて便利です。

使用方法

紙資料をPDF化・保存する方法

step1.

まずアプリを起動します。
最初にチュートリアルが表示されていますので、画面を右にスワイプして読み進めてください。
読了したら「続行」をタップします。

step2.

Adobe IDでログインをします。
IDをまだ持っていない場合には「Adobe IDを取得」をタップしてIDを取得してください。
すでにIDを持っている場合は、メールアドレス・パスワードを入力して「ログイン」をタップします。

step3.

ログイン語、携帯電話の番号を入力して送信される6桁のコードを入力することで、万が一パスワードなどがわからなくなった場合に回復することができますので、特に問題なければ携帯電話番号を認証させておきます。

これでアプリ使用の準備は完了です。

step4.

続いて、アプリがスマートフォンのカメラアプリにアクセスすることを許可するか問われますので「OK」をタップします。

step5.

カメラが起動しますので、PDF化したい紙の資料にカメラを向けます。
テキストや写真などが認識されると自動的に撮影が開始されますので、読み込み中はなるべくスマートフォンを動かさないように注意してください。

撮影が終了すると、画面右下に写真データが表示されますので、タップします。

step6.

スキャンしたデータが表示されます。
特に加工などを行わない場合は、画面右上の「PDFを保存」をタップしてください。
トリミングやカラー補正などを行う場合は、画面下に表示されているメニューから行います。

step7〜step12にて、上画像に記載した1〜5に沿ってメニュー内容を解説します。

step7. 1

別の資料を撮影する場合や、スマートフォンのカメラロールから写真を選択したい場合に、このアイコンをタップします。

step8. 2

複数のデータを撮影した場合に、データを並び替えることができます。
並び替える際は、該当のデータを指で長押しして希望の位置に動かしてください。

step9. 3

トリミングを行います。
写真で紙を撮影すると、どうしてもまっすぐ正面から撮影する、というのはなかなか難易度が高くなります。
このトリミングメニューで紙に沿ってトリミングをすると、まっすぐ正面から撮影したようなデータに加工することが可能です。

トリミングのコツは、まず辺の中央の四角を指で動かして、おおまかなトリミング位置を決めます。
その後、角の丸を動かして微調整をすると、より整ったトリミングを行いやすくなります。

step10. 4

画像を回転することができます。アイコンをタップすれば90度回転します。

step11. 5

カラー調節を行います。
4つのモードが用意されていますが、どのモードを使用するかは撮影環境によって異なるため、各モードを試して一番見やすいモードを選択してください。

step12. 6

データを削除します。
一度削除したデータは復元することができませんので、データを削除する場合には慎重に行ってください。

step13.

PDFを保存すると、ファイルを確認できる画面が表示されます。
ここでカメラアイコンをタップすると、再度撮影が開始されます。
「ファイルリスト」をタップすると、これまで保存したファイルの一覧が表示されます。
画面右上の歯車アイコンでは、ログインIDなどのアカウント情報に関連した情報を確認できます。

step14.

ここでファイル名横の3点アイコン(画像赤枠部分)をタップすると、ファイル名の変更・ファイルの削除が可能です。

step15.

「共有」をタップすると、PDFデータをメールやリンクなどで共有することができます。
例えばPDF化した資料をチーム内やクライアントと共有したい場合などに便利です。

Acrobatアプリとの連携

「紙資料をPDF化・保存する方法」のstep13の画面で「Acrobatで開く」というメニューが表示されています。
このメニューをタップしてAcrobatアプリを起動すると、スキャンしたデータをアプリ内で検索することができますので、より便利に使用するためにもAcrobatアプリも合わせてインストールしておくことをオススメします。

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step1.

アプリを起動すると始めにチュートリアルが表示されますので、画面を左にスワイプして「始める」をタップします。

step2.

「作業を開始」というPDFが表示されます。これはAcrobatアプリを使用するためのチュートリアルが記載されているPDFです。
この画面で、画面左上のホームアイコンをアップしてください。

step3.

メニューが表示されますので「マイアカウント」をタップします。

step4.

「紙資料をPDF化・保存する方法」ですでにアカウントを開設していますので「サインイン」をタップしてください。
これでAcrobatアプリの使用の準備が完了です。

step5.

「紙資料をPDF化・保存する方法」のstep13の画面に戻って「Acrobatで開く」というメニューをタップすると、自動的にAcrobatアプリが起動してデータを確認することができます。
画面下部に表示されている4つのメニューについて、step6〜stepにて解説しますので参考にしてください。

step6. 1

複数枚のPDFデータを閲覧する際に便利な機能です。
デフォルトでは「単一ページ」モードになっていますが「連続」や「リーダーモード」にすると、スマートフォン上でも複数枚データが閲覧しやすくなります。
また「ナイトモード」にすると、画面が暗転します。

step7. 2

PDF化したデータに注釈(メモ)を加える、テキストを追加する、フリーハンドで描画する、署名を入れるなどの作業を行うことができます。
加工後にもとに戻したいときには、画面右上の折り返しの矢印アイコンをタップしてください。

step8. 3

テキストを入力して、該当のテキストが含まれるデータを検索することができます。
OCR機能が搭載されているため、PDF化したデータ内のテキストを認識して検索されるので、すぐに該当のデータを見つけることができます。

step9. 4

PDF化したデータを、共有したり印刷したりすることができます。
万が一スキャンしたPDFデータのもととなる紙の資料を破棄してしまい、その後再度紙の資料が必要になってしまった、などの場合でも、ここで印刷機能を使用すれば問題ありません。

まとめ

無料スキャンアプリは多々ありますが、今回ご紹介した「Adobe Scan」と「Acrobat」を組み合わせて使用すると、資料のPDF化、注釈やコメントなどの挿入、再度紙資料として印刷、といった、ビジネスマンには欠かせない機能をすべて利用することができます。
あらかじめすべての紙資料をPDF化しておけば、クライアント先へ訪問する際は契約書などの必要最低限の資料のみ紙資料として持っていき、その他の事業説明などの資料はPDFデータで共有する、ということも可能です。
無料で使用できるにもかかわらず、高機能で便利な「Adobe Scan」と「Acrobat」。
まだ使用したことのない方は、ぜひこの機会に試してみることをオススメします。