ビジネス文書のペーパーレス化どこまでできる？

ビジネス文書のペーパーレス化によるメリットと考えられる課題をご紹介しました。では、具体的にどのようなビジネス文書がペーパーレス化できるのでしょうか。

2005年4月より施行された「e-文書法」により、特定のビジネス文書であれば電子化したデータでも、紙の書籍と同様に利用できます。

具体的に利用できるビジネス文書は、経済産業省が発表している「電子化が可能な文書」から参照できます。例えば、下記のような文書をデータで保管ないし利用することができます。

・会計帳簿
・信憑書類（契約書・見積書・納品書など）
・振替伝票
・営業報告書
・取締役会議事録
・規約等

上記のほかにも、契約等を必要としない、社内のみで利用する会議資料やセールス担当者が利用する提案資料などもデータ化して利用することもできます。

参考：
［入門編］電子化が可能な文書（METI/経済産業省）
（2020年9月1日時点でページが存在しないためリンクを削除しました）

まとめ

紙の書類の電子化が普及したことによって、様々なビジネス文書をペーパーレスで取り扱えるようになりました。具体的には、会議資料だけでなく、会計帳簿、契約書や行政への提出書類まで、社内・社外問わずビジネス文書をペーパーレス化できます。e-文書法に対応している書類であれば、紙の書類と同様に「証明」できるのが特徴です。

一方で、ペーパーレス化に取り組むに当たり、電子契約サービスや管理ソフトを導入しなければならない場合があります。新たなツールを取り入れるにあたり、全社的に教育を行う上での時間的コストはデメリットといえるでしょう。

とはいえ、コスト削減や業務効率化、セキュリティ面での強化という側面から得られるメリットが大きいため、デメリットを踏まえた上で自社での導入を検討してみてはいかがでしょうか。