デスクの上やパソコンの中がごちゃごちゃと散らかっているせいで、探し物に時間を費やしていませんか?

ライターメーカーの「Zippo」が2014年に行った調査によると、日本人は一生のうち平均7万5322分間もの時を探しものに費やしていることがわかりました。
普段から忙しいビジネスパーソンにとってこのようなタイムロスは、できることなら減らしたいところです。そのためにはまず、身の回りを整理して、探しものを減らしましょう。

今回は仕事がはかどるパソコン&デスク整理の4つのポイントを解説します。
紙の書類でも、データが入ったファイルでも、基本的な整理のポイントは変わりません。
この機会にデスクもパソコンも一気に片付けてみませんか。

参考:
[日本人はなくしもの探しに一生で52日を費やしている Zippoが「失った痛みを分かち合う」キャンペーン |ITmedia NEWS] (http://www.itmedia.co.jp/news/articles/1404/04/news144.html)

デスク&パソコンの整理の基本「5S」

デスクやパソコンの整理の際に役立つ考え方の1つが「整理・整頓・清掃・清潔・躾」の5単語の頭文字をとった「5S」という概念です。
自動車メーカー「トヨタ」の生産方式の基礎となっていることをご存知の方もいるでしょう。また、5Sから「躾」を除いて「4S」として利用される場合もあります。

5Sはものを減らし、かつどこに何があるかを誰でも把握できるように工夫することで、ものを探す無駄をなくすことを目的としています。工場だけでなく、オフィスにおいても5Sの考え方を踏まえることで、整理・整頓がはかどるでしょう。

 1.整理
 不要なものを処分すること。
 2.整頓
 必要なものを必要な時に、簡単に取り出せるように配置すること。
 3.清掃
 ホコリや汚れを拭い去ったり、細いゴミを集めて捨てること。
4.清潔
 1~3までを定期的に行い、清潔な状態を維持すること。
5.躾
 決められたことを守るよう習慣づけること。

参考:
[掃除の基本「4S」を応用してパソコンの中身を断捨離しよう|ferret [フェレット]] (https://ferret-plus.com/5802)
トヨタ式「5S」とは何か、なぜ整理・整頓をして業績が伸びるのか 連載:トヨタに学ぶビジネス「改善」の極意|ビジネス+IT

デスク&パソコン整理のポイント

では、5Sの考え方を踏まえて、デスクやパソコンを整理するポイントを紹介していきましょう。書類や文房具が散らかるデスクも、フォルダが乱雑になったパソコン内も基本的には同じ考え方で整理・整頓できます。

「いつも探し物ばかりしている」「大事な書類なのにデスクの引き出しの奥でぐしゃぐしゃにしてしまった」といった経験がある方はぜひ参考にしてみてください。

1.デスクの上・デスクトップに置いておくものを少なくする

片付けを行う前に、まず不要なものを処分するようにしましょう。例えば、長い間使用していない書類や取り掛かる予定のない仕事の書類は処分します。その際には「3ヶ月以上使用していないもの」「すでに終了した案件のもの」など廃棄する基準を事前に決めておきましょう。

デスクの上に置く書類や、パソコンのデスクトップ上に置くフォルダを整理することで、必要なものを必要な時に取り出せるように整頓する際にスムーズになります。

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例えば、上記の写真では、右上によく使うファイルをおき、それ以外は現在取り掛かっている仕事のファイルしかおいていません。それ以外のファイルはパソコン自体にはおかずにGoogleドライブのようなオンラインストレージに保管しています。

2.捨てるものの判断に迷った時の一時保管場所を用意しておく

「そうは言っても捨てていいか判断がつかないものもあるし」という方もいるかもしれません。そんな方は捨てるべきか判断できなかったものを入れる一時保管場所を用意しておきましょう。

パソコンであればフォルダに、書類であればクリアファイルにまとめておきます。また、紙の書類はスキャナーなどで読みとり、データとして保管することで減らせます。
なお、一時保管場所にデータや書類が溜まってしまうようでは本末転倒です。後日チェックするタイミングやチェックする人物を決めておきましょう。

3.書類やファイルは案件ごと・時系列ごとにまとめておく

ものの数自体を減らしたら、今度は必要なものが必要な時に取り出せるようにわかりやすく書類やファイルを整頓していきましょう。

1つ1つの業務や案件の内容が大きい場合は、案件ごとのフォルダやクリアファイルを用意し、案件の名前をつけておきます。逆に小さい業務や細かい案件が多い場合は、時系列でまとめ、期間をタイトルにつけるようにしましょう。

4.よく使うものを取り出しやすい位置に置いておく

よく使う文房具や切手などはデスクの一段めなどの取り出しやすい位置に置き場所を決めましょう。逆に書類や電卓など利用頻度の電子機器はデスクの2段目・3段目に入れておきます。

この時、位置だけでなく、もの自体を取り出しやすいようにしておく工夫も重要です。例えば、以下の写真のように書類は横に積まず、クリアファイルに入れて縦に並べることで取り出しやすくなります。引き出し内もものを積み重ねるのではなく、縦置きにしておくようにしましょう。

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撮影:ferret編集部

また、パソコンであれば、請求書のテンプレートや進行管理表と言った見る機会が多いフォルダをデスクトップにおいておきましょう。

参考:
[すぐできるパソコンの中の整理 ファイルの迷子を一掃|日経カレッジカフェ ] (http://college.nikkei.co.jp/article/50885210.html)
全図解「トヨタ式デスク整理術」 | PRESIDENT Online
[CHAPTER 3 デスクを整理整頓しよう|日立ソリューションズ] (http://www.hitachi-solutions.co.jp/column/tashinami/seiri/index03.html)
“PCで仕事”を速くする:3つの観点でファイルを整理する管理法 (1/4)| ITmedia エンタープライズ

まとめ

デスクの上やパソコンの中を整理するポイントは、整理整頓の基本である「4S」に当てはめて考えるとわかりやすいでしょう。
中でも、ものを減らす「整理」と使ったものを必要なものを必要な時に取り出せるようにしておく「整頓」は基本です。

【整理】
 ・デスクの上・デスクトップに置いておくものを少なくする
・捨てるものの判断に迷った時の一時保管場所を用意しておく
【整頓】
 ・書類やファイルは案件ごとに整理する
・よく使うものを取り出しやすい位置に置いておく

ぜひ上記のポイントを踏まえて自分のデスクやパソコンを見直し、改善の余地がないか考えてみましょう。