RFP（提案依頼書）とは｜ホームページ制作時における役割と活用方法

ホームページ制作を制作会社に依頼する際、発注先に伝えたいことを的確に伝える必要があります。そこで重要なのが「RFP（提案依頼書）」を作成することです。

RFPを作成することでイメージしていたものと違う、といった失敗率を下げることができます。しかし、ITに詳しくないからとRFP作成を怠ったり、作りたいけれどいまいち作成方法がわからない……という企業も多いのではないでしょうか。難しい印象を持つRFPですが、IT担当者がいなくともポイントを押さえれば発注先にしっかりと情報を伝えるものが作成できます。

そこで今回は、ホームページ制作時におけるRFPの役割と活用方法をご紹介します。

今までRFPを作成していなかったという方や、RFPの目的・役割を再認識したい方は、ぜひ目をとおしてみてください。
　　

RFPとは

RFP（Request For Proposal）とは提案依頼書のことで、主にホームページ制作、システム開発などのシーンで制作会社に目的や要件を具体的に伝えるために用いるものです。

ホームページの制作を外部企業に委託する場合、想定しているホームページを作ってもらうためには要求を明確にしておくことは必要不可欠です。口頭でも説明可能な簡単な話であれば問題ありませんが、実際には制作の前提となる認識、知識の共有が欠かせません。いくつもの要求を口頭だけで説明するのはリスクがあります。

そこで必要となるのが、提案をする上で伝えておかなければいけない情報をまとめた資料「RFP」です。意思疎通をスムーズにし、プロジェクトを成功に導くためにはRFPの存在は欠かせません。

RFPがあれば、提案を複数社に依頼する場合にも資料をコピーして渡すだけですので、説明がスムーズに進みますし、説明する内容にバラつきが出ることもありません。

参考：
RFP(提案依頼書)を作成するならこれだけは押さえたい！最低限知っておくべきポイント4選｜ferret
　　

RFPの役割と活用方法

発注経験があまりないという方の場合、「なぜ発注側が、資料を用意しなければいけないのか」という疑問を抱いている方も多いのではないでしょうか。

しかし、要件どおりのホームページを制作するためにRFPが果たす役割は言うまでもなく大きく、ここではRFPの役割と活用方法をわかりすくご説明します。
　　

RFPの役割

先に述べたように、RFPを作成しないまま口頭だけで要件を伝えようとすると、大事な情報の伝え忘れ・聞き逃しが発生しかねません。しかし、RFPを作成することで正確に情報を伝達することができます。

具体的には次のような問題を回避することができます。

・発注側：
場の雰囲気に流されて話の内容にバラツキが出る、伝達能力などにより説明能力が異なり情報伝達ができない
・受注側：
会話の内容全てをメモするのは難しく漏れが生じてしまう、担当者から担当者に説明する際に「伝言ゲーム」のようになり、誤った情報が伝わってしまう

RFPの活用方法

RFPの役割・活用方法は、単に情報を共有するだけではありません。導入することでプロジェクト進行のあらゆるシーンでメリットが生まれます。

例えば、ホームページ制作・リニューアルにおいて制作会社を比較する際に、RFPという明確な基準があれば提案を評価しやすくなります。イメージと全く違う提案が出たり、提案内容がバラバラということも防げるため、選定にかかる時間を短縮することもできるでしょう。

また、作成物の品質はもちろんのこと、支払いやスケジュールなどに関する面でのトラブルを防ぐこともできます。