ホームページ制作を制作会社に依頼する際、発注先に伝えたいことを的確に伝える必要があります。そこで重要なのが「RFP(提案依頼書)」を作成することです。

RFPを作成することでイメージしていたものと違う、といった失敗率を下げることができます。しかし、ITに詳しくないからとRFP作成を怠ったり、作りたいけれどいまいち作成方法がわからない……という企業も多いのではないでしょうか。難しい印象を持つRFPですが、IT担当者がいなくともポイントを押さえれば発注先にしっかりと情報を伝えるものが作成できます。

そこで今回は、ホームページ制作時におけるRFPの役割と活用方法をご紹介します。

今までRFPを作成していなかったという方や、RFPの目的・役割を再認識したい方は、ぜひ目をとおしてみてください。
  

RFPとは

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RFP(Request For Proposal)とは提案依頼書のことで、主にホームページ制作、システム開発などのシーンで制作会社に目的や要件を具体的に伝えるために用いるものです。

ホームページの制作を外部企業に委託する場合、想定しているホームページを作ってもらうためには要求を明確にしておくことは必要不可欠です。口頭でも説明可能な簡単な話であれば問題ありませんが、実際には制作の前提となる認識、知識の共有が欠かせません。いくつもの要求を口頭だけで説明するのはリスクがあります。

そこで必要となるのが、提案をする上で伝えておかなければいけない情報をまとめた資料「RFP」です。意思疎通をスムーズにし、プロジェクトを成功に導くためにはRFPの存在は欠かせません。

RFPがあれば、提案を複数社に依頼する場合にも資料をコピーして渡すだけですので、説明がスムーズに進みますし、説明する内容にバラつきが出ることもありません。

参考:
RFP(提案依頼書)を作成するならこれだけは押さえたい!最低限知っておくべきポイント4選|ferret
  

RFPの役割と活用方法

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発注経験があまりないという方の場合、「なぜ発注側が、資料を用意しなければいけないのか」という疑問を抱いている方も多いのではないでしょうか。

しかし、要件どおりのホームページを制作するためにRFPが果たす役割は言うまでもなく大きく、ここではRFPの役割と活用方法をわかりすくご説明します。
  

RFPの役割

先に述べたように、RFPを作成しないまま口頭だけで要件を伝えようとすると、大事な情報の伝え忘れ・聞き逃しが発生しかねません。しかし、RFPを作成することで正確に情報を伝達することができます。

具体的には次のような問題を回避することができます。

・発注側:
場の雰囲気に流されて話の内容にバラツキが出る、伝達能力などにより説明能力が異なり情報伝達ができない
・受注側:
会話の内容全てをメモするのは難しく漏れが生じてしまう、担当者から担当者に説明する際に「伝言ゲーム」のようになり、誤った情報が伝わってしまう

  

RFPの活用方法

RFPの役割・活用方法は、単に情報を共有するだけではありません。導入することでプロジェクト進行のあらゆるシーンでメリットが生まれます。

例えば、ホームページ制作・リニューアルにおいて制作会社を比較する際に、RFPという明確な基準があれば提案を評価しやすくなります。イメージと全く違う提案が出たり、提案内容がバラバラということも防げるため、選定にかかる時間を短縮することもできるでしょう。

また、作成物の品質はもちろんのこと、支払いやスケジュールなどに関する面でのトラブルを防ぐこともできます。
  

RFPに記載する内容

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ここでは、効果的なRFPを作成するためにはどのような内容を記載するべきかをご紹介します。

RFPに記載する内容はケースごとに異なりますが、一例として以下のようなものがあります。

● ホームページを制作する場合のRFP一例

・プロジェクト名
・プロジェクト概要
・自社の事業概要
・発注する範囲
・要件
・予算
・スケジュール
・提案内容や方法 ・・・など

RFPには”こう書かなければいけない”という決まりはありませんが、基本的に必要な項目は押さえておきたいものです。作成する際にはテンプレートを参考にしたり、工夫をこらすことで効果的な内容にすることができます。
  

REP作成に役立つテンプレート/サンプル

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どういった内容を盛り込むべきかは理解しても、1から作成するのは難しいものです。必ずしもテンプレートが必要というわけではありませんが、慣れないうちはテンプレートを参考にしながら作成してみてください。

また、テンプレートを参考にすると必要な項目の抜け・漏れチェックができますし、RFPのブラッシュアップもできますのでオススメです。
  

1.【RFP】これがループスの”提案依頼書 雛形”です

【RFP】これがループスの”提案依頼書 雛形”です
http://blogs.itmedia.co.jp/naoto/2010/03/rfp-a92a.html

ループスコミュニケーションズが、実際に使用しているRFPのテンプレートを紹介している記事です。当初は別のものをベースに使用していたものの、複数回修正を行い現在の形になっているとのことです。

「ループスコミュニケーションズRFP雛形」はDOC形式で、全19ページのRFPテンプレートをダウンロードすることができます。

また、記事内ではRFPの基礎知識を知ることができたり、関連記事で「提案を依頼する際にテンプレートを使用している理由」などを紹介しています。RFP作成の参考になる情報が満載ですので、ぜひ併せて読んでみてはいかがでしょうか。
  

2. WEB担当者必見オリエンシートの作り方(テンプレート付)

WEB担当者必見オリエンシートの作り方(テンプレート付)
http://www.marke-media.net/material_detail.php?material_no=17713

マーケティング広告・営業担当者の仕事に役立つ資料を配布するマーケメディアのテンプレートです。

新規ホームページの制作、リニューアルのオリエンテーションで使えるテンプレートとあわせて、簡単作成のコツを紹介しています。テンプレートとあわせて、作成のコツが学べる解説つきですので、自社で作りたいという方の参考にもなるのではないでしょうか。
  

3. RFP,提案書,見積書依頼書/RFP(サンプル・書き方)

RFP,提案書,見積書依頼書/RFP(サンプル・書き方)
http://total.ame-zaiku.com/doc_001.htm

RFPの書き方と併せて、サンプルを紹介している記事です。どのような項目を盛り込むか、具体的にはどのような内容を記載するか……と、かなり細かく記載してあって参考になります。RFPを作成する際のコツも紹介していますので、ぜひ参考にしながら作成してみてください。
  

4. RFP制作サンプル

RFP制作サンプル
http://www.tact-info.co.jp/download/rfp_sample.pdf

Webシステム、スマートフォンアプリ開発を行うタクト情報システムズのサンプルです。公式ホームページ内のコラムにてRFPの書き方・サンプルを掲載しています。かなり具体的に記載していますので、作成の参考になること間違い無しです。

コラムでは、IT部門がなくても書ける中小企業のためのRFPの作り方を紹介しています。RFPに何を書くのかといった基礎的な部分から、RFPの内容までまとめて学ぶことが可能です。RFPを制作する際にはサンプルと一緒に目をとおしてみてください。

参考:
RFP(提案依頼書)の書き方|タクト情報システムズ株式会社
  

5.【Web担当者必見】制作外注時のRFP(提案依頼書)の書き方はこれだ!

【Web担当者必見】制作外注時のRFP(提案依頼書)の書き方はこれだ!
https://service.plan-b.co.jp/blog/creative/1098/

架空企業のコーポレートサイトリニューアルのオリエンテーションをするという設定で、RFPの具体的な例を紹介している記事です。どんな項目を入れたらいいか、RFPの役割は何なのかは分かったけれど作成のイメージが湧かない、という方にオススメしたい内容となっています。
  

まとめ

今回は、ホームページ制作時におけるRFPの役割と活用方法をご紹介しました。いかがだったでしょうか。

口頭での説明や内容に問題があるRFPでは、発注先にプロジェクトの目的や要求を正しく伝えることができません。曖昧な情報で制作を進めてしまっては、満足のいくものが仕上がらないという結果になってしまいます。発注側の意図を具体的かつ正確に伝えるためには、RFP作成が欠かせません。

発注側が”伝えたいことをRFPにしっかり落とし込めているか”が適切なRFPの作成、プロジェクト成功の鍵となります。

本記事で紹介したように、RFPにはテンプレートやサンプルが多くあります。実際にRFPを作成する際にはテンプレートを参考にするといいでしょう。