ホームページのデザインをリニューアルしたい、システム構築をしたい、しかし社内にリソースがない。
このような場合、コンペを開催して発注先を選び、業務を委託する必要があります。

ここで重要になるのが、RFP(提案依頼書)の作成です。
ポイントを押さえたRFPにしなくては、伝えなければならないことが正しく伝わらず、自社の望む発注先を見つけることができない、発注したものの想定していたものとは異なる仕上がりになった、などのトラブルが発生します。

今回は、RFPを作成するにあたり、最低限押さえておきたい4つのポイントをご紹介します。
これから作成する方だけでんかう、作成された経験のある方も改めてポイントを見直してみてはいかがでしょうか。

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RFPとは

RFP(Request For Proposal)とは、提案依頼書のことを指します。
主に、デザイン制作やシステム導入などを外部の企業に委託する場合に作成されます。
こちらの要求仕様を文書化することで、お互いの意思疎通がスムーズなものとなります。

RFPが重要な理由:なぜ口頭でのやり取りはよくないのか

RFPなどを用意せずにすべてを口頭で進めると、説明する側・される側の伝達能力の差やその場の状況などに左右されて後々失敗につながる可能性が高くなります。
また、伝え忘れやメモの取り忘れなどもミスも発生しかねません。

これは発注側・受注側ともに起こりうる問題です。
情報が誤った形でやり取りされることを避け、正確な説明資料を用意するためにもRFPの重要度は高いといえます。

作成のポイント4つ

1.プロジェクト名がついているか

簡単なもので構いませんので、かならずプロジェクト名を記載するようにしましょう。
プロジェクト名があることで、発注側・受注側ともにゴールを共有できている認識が生まれ、スムーズに進めることができます。

例:株式会社ベーシック ferretデザインリニューアル企画

2.必要項目が含まれているか

RFPに記入しておかなくてはならない必要最低限事項が、すべて含まれているか確認しましょう。
定量化できる目標はなるべく数値で示しておくことで、具体的なゴールを共有しやすくなります。

RFPに含まなければならない項目については、ferret内の以下の記事でご紹介しています。
ぜひ参考にしてみてください。

【保存版】提案依頼書の概要から作成まで一挙に解説|ferret

3.役割が明確になっているか

発注側と受注側の役割分担は、明記しておくようにしましょう。
あいまいにしてしまうと、お互いに「ここは向こうがしてくれるはずだ」という思い違いが生じてしまい、トラブルに発展しやすくなります。

また、実際にプロジェクトに関わるメンバーが決まっている場合は個人名を明記しておいた方が良いでしょう。
受注までは真摯に対応してくれたものの、受注後は誰が担当かわからず意思疎通がスムーズにいかない、というトラブルを防ぐためです。

4.有益な情報は開示する

発注側として、受注側に伝えておいた方がよいと思われる情報は、些細なことでも開示するようにしましょう。
例えば、イメージしているデザインに近いホームページを紹介する、競合が力を入れているポイントを共有する、自社の過去の販促物やイベントのポスターを提供するなどです。
情報を開示することで、イメージの相違等で後々修正にかかる時間と手間を省くことができます。

また、わからないことや判断に迷うことなどもリストアップしておくことをオススメします。
RFPを作成する段階では、プロジェクトの細部まで完璧に決定していないケースも多々あります。
わからないことや判断に迷うこともあるでしょう。
ここは隠さずにしっかりと伝えることで、受注側は提案時によりよいものを作りやすくなります。
分かったつもりで話を進めてしまうと、後々トラブルになりかねませんので注意しましょう。

まとめ

RFPは、最良の発注先を見つけてデザイン制作やシステム構築を成功させるための手段にすぎません。
しかし、成功させるためには正確な情報を基にした意思疎通が欠かせません。
ここでRFPが有効な手段として働くのです。

RFPは、作成して終わりではありません。
最終目的である事業目標や経営戦略の達成を、常に意識するように心がけましょう。

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