人件費の削減や無駄な固定費の見直しなど、多くの企業で常日頃から叫ばれるコスト削減の声。皆さんも会社側から「コスト削減」に関する指示を受けたことがあるのではないでしょうか。

実際、アルバイト、派遣社員、契約社員を雇用するにしても、業務の忙しさに関係なく人件費がかかり、それにプラスして管理費や教育費等も必要となります。この状況では、本来注力すべき業務があるのに、対応に追われてしまって目の前の業務にすら集中できなくなってしまいます。

このようなシチュエーションは、決して珍しい話ではありません。しかも、事業が成長しているとするならば、それにプラスαする形で、増え続ける人材の教育も必須ですし、事業拡大の影響からタスクも次々と増えていきます。

そんな中、従来、自社で処理していた業務を外部に委託しようと考える企業も少なくありません。

このように、通常こなしている業務の一部のうち、システム周りの業務や経理関連など、より専門性の高い業務を外部のプロフェッショナルに委託することを「BPO（Business Process Outsourcing）」といいます。可能な限り、外部委託できる業務は専門業者（外部のプロフェッショナル）に任せてしまい、注力すべきところに人材や資源を集中させることで、自社の成長にさらに寄与できるようになります。

今回は、BPOのメリットとデメリット、委託企業の選定時のポイントをご紹介します。

ムダなコストを削減して、外部を上手く活用して業務効率の最大化を図りたいと考えている方、必見です。ぜひ本記事を参考としてみてください。

参考：
BPO（Business Process Outsourcing）｜シンフォニーマーケティング
　　

BPOとは

BPOとは企業が自社の業務の一部を外部の専門的な企業に委託することを差します。

企業によって業務内容が異なり、会社の利益に直接的・大々的に影響しない業務が対象となります。委託する範囲も、業務の運用から管理までを一括して委託するサービスや、その過程の一部だけを委託するサービスなど大小様々です。自社や業務の規模によって柔軟に調整することができます。

BPOの主な業務内容は以下のとおりです。

● 主な委託業務内容

・総務・人事などのバックオフィス
・コールセンター
・ソフトウェア開発
・情報システム運用
・エンジニアリング
・配送、流通

また、視点を日本国内だけではなく世界に向けると、海外ではインターネットの普及により、欧米に拠点を置く企業が人件費の安いインドやフィリピンなどの地域に業務を委託するケースが増えてきているようです。
　　

市場予測は成長

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引用：
国内BPOサービス市場予測を発表｜IDC Japan株式会社

BPOの市場規模は、今後も成長していくことが予想されていますが、今年に限っていうと成長率は前年よりも低下している状態です。これは、すでにBPOの仕組みが定着しつつあること、ロボットが業務を委託するRPAの台頭が原因であると考えられます。

参考：
RPAとは？人間に代わる労働者「デジタルレイバー」について知ろう｜ferret
　　

BPOのメリット

業務効率化

BPOでは自社の業務を可視化できる上、専門的な知識をもつ外部企業に委託することで業務効率を向上することができます。また、その分のコストダウンも可能です。
　　

専門的・最新の知識やノウハウによる業務の質の向上

自社にはない知識やノウハウを活用できるため、最適な業務プロセスで処理できるようになります。また、法改正や最新技術への対応も迅速に行えます。
　　

限られた経営資源人材の集中

委託できる業務を外部に任せることで、これまで非注力分野に割いていた人材や資源を注力したい部分に集中させることができます。

セキュリティ・グローバル対策

外部企業の専門的な見識をもとに、最新のセキュリティシステムの導入が容易となります。BPO事業者にはISMS等の認証を取得しているところも多く、セキュリティの確保を契約に盛り込むことで、適切なレベルのセキュリティ対策が可能となります。

自社社員に知見のないグローバル化に関する対応もできる企業もあります。
　　

BPOのデメリット

自社が業務を把握できなくなる

外部企業に自社の業務の運用から管理までを任せっぱなしにすると、業務全体を把握できなくなる恐れがあります。随時、進捗状況などはきちんと把握するようにしましょう。
　　

組織変更などに合わせられない

自社が急成長していたり、頻繁に組織変更したりするタイミングでは、運用内容を簡単に変更できないため混乱が生じることもあります。

そうした時期の委託をそもそも中断するか、BPO企業とのコミュニケーションを密接にとっておくことがトラブル防止のために重要です。
　　

自社に知識やノウハウが蓄積されない

委託する期間や範囲が膨大になればなるほど、自社に知識やノウハウが蓄積されない恐れがあります。外部企業に長期的に委託せざるをえない状況になる可能性も考えられます。

自社の業務に関しては状況把握はもちろん、依存しすぎないよう情報収集を怠らないようにしましょう。
　　

個人情報に留意する

コールセンター業務などでは特に、個人情報などの重要な情報を渡すことがあります。契約時に保護対策を行うとはいえ、外部に開示することには変わりないので、リスクを認識しておきましょう。
　　

BPO選定基準

BPOを提供している企業はたくさんあります。基本的には長期的な契約になるため、慎重に選定したいものです。

BPOを選定する際に重視したいポイントを5つご紹介します。

● BPO選定基準

1. 業務に関する実績・ノウハウ
2. 企業規模
3. 金額
4. セキュリティ
5. 担当者とのコミュニケーション

　　

1. 業務に関する実績・ノウハウ

委託したい業務に関する実績は多いほうが好ましいでしょう。ただ、受託した回数だけではなく、効果を出した実績に注目するようにします。また、繁忙期など業務量が拡大した時やイレギュラーの場合に備えられる十分な余力があるかも重要です。

2. 企業規模

企業規模が大きいと、今後ほかの領域で委託する可能性がある場合は便利です。まずは限定的な業務を委託し、様子をみてから広げていくとよいでしょう。

3. 金額

委託にかかる費用は、決して安ければいいものではありません。費用対効果はもちろんですが、その費用の理由を明確に説明できるかも確認します。

4. セキュリティ

委託の際にやり取りする個人情報や企業機密は重要なので、しっかりチェックします。できれば赴いて作業環境などを見ることをオススメします。

認証資格の取得状況、データの管理・廃棄手段なども確認し、自社のセキュリティ規約に照らし合わせて確認するようにしましょう。
　　

5. 担当者とのコミュニケーション

これから長期的に委託する場合、担当営業とコミュニケーションが気軽にとれるかというポイントも重要です。委託内容に関してメリットもデメリットも伝えてくれるか、運用中のフォローがあるかなどど、きちんと確認しておきましょう。
　　

まとめ

BPOは専門的な知識と技術を持ち合わせた外部企業に委託することにより、業務の質と効率を向上することができます。また、本来自社で注力すべきところに人材や資源を集められることもメリットの1つです。

ただ、企業や顧客にとって重要な情報、業務であることに変わりはありません。メリットとデメリットを把握して、慎重に検討しましょう。