BPOのメリット

業務効率化

BPOでは自社の業務を可視化できる上、専門的な知識をもつ外部企業に委託することで業務効率を向上することができます。また、その分のコストダウンも可能です。
　　

専門的・最新の知識やノウハウによる業務の質の向上

自社にはない知識やノウハウを活用できるため、最適な業務プロセスで処理できるようになります。また、法改正や最新技術への対応も迅速に行えます。
　　

限られた経営資源人材の集中

委託できる業務を外部に任せることで、これまで非注力分野に割いていた人材や資源を注力したい部分に集中させることができます。

セキュリティ・グローバル対策

外部企業の専門的な見識をもとに、最新のセキュリティシステムの導入が容易となります。BPO事業者にはISMS等の認証を取得しているところも多く、セキュリティの確保を契約に盛り込むことで、適切なレベルのセキュリティ対策が可能となります。

自社社員に知見のないグローバル化に関する対応もできる企業もあります。
　　

BPOのデメリット

自社が業務を把握できなくなる

外部企業に自社の業務の運用から管理までを任せっぱなしにすると、業務全体を把握できなくなる恐れがあります。随時、進捗状況などはきちんと把握するようにしましょう。
　　

組織変更などに合わせられない

自社が急成長していたり、頻繁に組織変更したりするタイミングでは、運用内容を簡単に変更できないため混乱が生じることもあります。

そうした時期の委託をそもそも中断するか、BPO企業とのコミュニケーションを密接にとっておくことがトラブル防止のために重要です。
　　

自社に知識やノウハウが蓄積されない

委託する期間や範囲が膨大になればなるほど、自社に知識やノウハウが蓄積されない恐れがあります。外部企業に長期的に委託せざるをえない状況になる可能性も考えられます。

自社の業務に関しては状況把握はもちろん、依存しすぎないよう情報収集を怠らないようにしましょう。
　　

個人情報に留意する

コールセンター業務などでは特に、個人情報などの重要な情報を渡すことがあります。契約時に保護対策を行うとはいえ、外部に開示することには変わりないので、リスクを認識しておきましょう。
　　

BPO選定基準

BPOを提供している企業はたくさんあります。基本的には長期的な契約になるため、慎重に選定したいものです。

BPOを選定する際に重視したいポイントを5つご紹介します。

● BPO選定基準

1. 業務に関する実績・ノウハウ
2. 企業規模
3. 金額
4. セキュリティ
5. 担当者とのコミュニケーション

　　

1. 業務に関する実績・ノウハウ

委託したい業務に関する実績は多いほうが好ましいでしょう。ただ、受託した回数だけではなく、効果を出した実績に注目するようにします。また、繁忙期など業務量が拡大した時やイレギュラーの場合に備えられる十分な余力があるかも重要です。

2. 企業規模

企業規模が大きいと、今後ほかの領域で委託する可能性がある場合は便利です。まずは限定的な業務を委託し、様子をみてから広げていくとよいでしょう。

3. 金額

委託にかかる費用は、決して安ければいいものではありません。費用対効果はもちろんですが、その費用の理由を明確に説明できるかも確認します。

4. セキュリティ

委託の際にやり取りする個人情報や企業機密は重要なので、しっかりチェックします。できれば赴いて作業環境などを見ることをオススメします。

認証資格の取得状況、データの管理・廃棄手段なども確認し、自社のセキュリティ規約に照らし合わせて確認するようにしましょう。
　　

5. 担当者とのコミュニケーション

これから長期的に委託する場合、担当営業とコミュニケーションが気軽にとれるかというポイントも重要です。委託内容に関してメリットもデメリットも伝えてくれるか、運用中のフォローがあるかなどど、きちんと確認しておきましょう。