ホームページの制作会社やデザイン・開発会社などに仕事を依頼する際、発注社側が「どのような条件で(制作会社に)作ってもらいたいのか」という内容をまとめた依頼書を作成します。それが、RFP(提案依頼書)です。皆さんも普段の業務でよく聞くワードなのではないでしょうか。

依頼された側は、それをもとに提案書を作り込んでいきます。そして、実際にプロジェクトを立ち上げる前のコンペの段階で企業選定をする際はRFPを各社に配布し、それをもとにプレゼンテーションを実施します。

各社のWeb担当者の方であれば、RFP自体がどのような役割をもっており、そもそも作成することで得られるメリットというものをきちんと理解しておく必要があります。

そこで今回は、Web担当者ならびにホームページアプリケーション開発などに絡む方であれば必ず押さえておきたい「RFP作成における4つのメリット」をご紹介します。
  

RFP(提案依頼書)とは?

RFPを作成する上で知っておきたい4つのメリット_001.jpg

RFPは「Request For Proposal」の略で、提案依頼書のことを指します。つまりは、ホームページ制作やシステム、アプリケーション開発を依頼する際に作成するドキュメントのことです。

提案依頼書によって、発注者はプロジェクトの要件を伝え、制作会社または代理店はこれらをもとに提案を作成します。制作や開発を外注する際に、意思疎通のために作成する重要なドキュメントになります。

参考:
提案依頼書(RFP)とは?作成方法とテンプレートサイト5選を紹介|ferret
  

RFPを作成する上で知っておきたい4つのメリット

発注する側、お金を払う側がわざわざ資料を作る手間がかかるとなると、後回しにしたり、避けたいと思う方もいらっしゃるでしょう。

しかし、ホームページ制作やアプリケーション開発において、非常に重要なドキュメントであり、発注する側にも大きなメリットがあります。
  

1. 提案内容の基準になる

ホームページの制作やアプリケーションの開発の発注は、SaaSといったクラウドサービスを利用するのとは違い、基本的にオーダーメイドです。何のためにどん制作物が必要なのかを伝えない限り、制作する会社も何を制作すればいいのかわかりません。

また、制作会社は何でも屋さんではない場合がほとんどであり、この手の開発は得意だけどこれはできないなど、得意不得意があります。必須要件がその会社で実現可能かなど、事前に確認しておく必要があります。
  

2. イメージどおり、要件どおりの成果物を作るため

RFPは「トラブルを防ぐために握っておかなければいけないことリスト」といったイメージもありますが、前提としてより良い成果物を制作するために重要なドキュメントです。

しっかりと発注者側と提案者側の意思疎通を図り、最終的にイメージ通りの制作物を一緒に作り上げるための基準になります。また、必須要件などの漏れや、後から改修が必要になるのを未然に防ぐ事にもつながります。
  

3. 言った言わないを未然に防ぐ

ビジネスを進める上で往々にして起こりうることですが、ミーティング中口頭で話していたことから認識のズレは生じることが多々あります。伝えたつもりになっていただけで共通認識になっていないという多く場合もあり、RFPは「言った言わない」のトラブルを未然に防ぐ事にもつながります。

ミーティングにはディレクターのみが参加し、自社に戻ってエンジニアとの話し合いを経て提案が作成されるというケースも多く、この時点でエンジニアは要件を又聞きしている事になります。

考慮してなくてはいけない内容や、利用可能なシステム用件などはRFPを作成し明記する事で、プロジェクトメンバー全員にしっかりと共有でき、トラブルを防ぎ、より良い提案を引き出せます。
  

4. 提案の評価基準になる

制作会社や代理店など数社でのコンペ提案になる場合、RFPは特に重要になってきます。

各社に対し同一の情報を提供するという意味でもRFPは非常に重要です。発注者側のメリットとして、ドキュメントを1つ作ってしまえば、複数社に何度も1から説明する手間を短縮できます。また、各社ごとに認識のバラつきが出るのを防ぐことができます。

提出されてきた提案書やプレゼンテーションの評価基準にも活用できます。提案の良し悪しは、RFPに書かれている内容にしっかり則していたかを基準に評価することができ、不公平性を排除する事にもつながります。選定する際の基準にもなるため、選定にかかる時間を短縮するができます。