RFP（提案依頼書）を作成する上で事前に理解しておきたい4つのメリット

RFPに記載する内容

それでは、RFPにはどのような内容を記載すれば良いのでしょうか。

まず、RFPにはこれといった決まった型やルールがあるわけではありません。テンプレートを提供しているサイトも数多くあるので、実際に作成する際には参考にしてみると良いでしょう。

参考：
提案依頼書（RFP）とは？作成方法とテンプレートサイト5選を紹介｜ferret

作成にあたり、抑えておかないといけないポイントがあります。実際に盛り込んだ方がいい項目を紹介していきます。
　　

プロジェクト名

まず、制作にあたりプロジェクト名をつけ共通認識としておきましょう。

名称の微妙な言い回しなど、会社のレギュレーションで規定されている場合などにも誤表記を未然に防ぐ事につながります。
　　

目的

提案を依頼するにあたり、プロジェクトの目的を共有しておく必要があります。何のために制作を行うのか？開発をして何をしたいのか？といった大前提をまず記載しましょう。

ホームページ制作といっても、単なるブランディングサイトなのか？サイト上で売上を立てたいのか？などの活用目的によって、大きく様変わりします。また、必要な機能も変わってくるため開発規模や費用感も変わります。
　　

課題の整理/提案の背景

新たな開発を行うにあたり、自社の現状の課題を洗い出し、サイトやシステムでどのように解決していきたいかを明確化しましょう。

もしどのように解決すればいいかが自社内で明確でない場合、制作・開発のプロの目線での提案を期待する旨を記載しておくと、より良い提案を引き出せるかもしれません。

提案の背景を理解してもらう事で、より自社の状況に則した最適な提案につながります。業界独特の習慣なども他業種である制作会社に説明し汲み取ってもらう必要があります。

また、サイトリニューアルの提案の場合、現状のサイトで不便な部分など課題を明記する事で、より良い改善提案を引き出すことができます。

例えば、「サイトの更新に手間やお金がかかってしまっている」といった運用上の課題がある場合は、最適なCMSを選定し提案に盛り込んでもらえるでしょう。
　　

目標

サイトを制作し達成したい目標があれば明記しておきましょう。

ECサイトなど実際に売上を立てるためのサイトであれば、初年度から3年後程度までの売上目標を記載しておくといいでしょう。
　　

予算規模

予算を明記することができれば記載しておきましょう。

制作会社サイドからしてみたら、作業はこだわりだすと際限なくなってしまうこともあり、予算がないと提案が組みづらくなります。また、複数社でコンペにする場合は、予算内で各社がどこまで出来るのかを比べることが可能です。

また、記載する予算が制作に関わるものだけなのか？ドメイン取得やサーバー設定費用などランニングコストを含むかも記載しておくと良いでしょう。

デメリットとして、予算を記載することによって提案内容に制限がかかってしまい、満足のいく提案が受けられないといったことも考えられます。
　　

スケジュール

RFPに記載するスケジュールは、制作・開発に着手する期間やリリースのデッドラインなどだけではありません。提案書提出の期限や各社プレゼンの期間、選定期日なども合わせて記載します。

提案する制作会社側によっては、別の案件との兼ね合いで十分に提案書作成に取り組めないなどの場合があるため、提案スケジュールの作成はお互いにとって重要になってきます。
　　

提案の範囲

RFPにおいて、この提案の範囲を明確化することが最も重要です。プロジェクトの背景を共有した上で、実際に何を提案して欲しいのかを明確にします。

サイト制作・開発においても、デザイン、コーディング、システム開発、保守、運用などさまざまな工程に分かれており、どの範囲まで求めているかを明記しましょう。

また、制作する側は作業する範囲によって工数を見積もり、金額を算出するため、範囲が明確でない場合は見積もりの作成ができません。
　　

システムの要件

開発におけるシステムの要件があれば記載しておきましょう。

サーバーの仕様などによって、利用できないシステムなどもあるため、開発する側にとっては非常に重要な情報になります。

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サイトリニューアルの【RFP】提案依頼書テンプレート。パワーポイント形式です。