プレゼンテーションや営業資料、社内報告のための資料など、ビジネスマンは資料を作成する場面が多々あります。

誰にどのような目的で何を伝えるための資料を作成するのかによって細かい作り方や見せ方は変わりますが、一貫して言えることのひとつに「視認性の高い資料に仕上げる」ことが挙げられます。

今回は、視認性の高い資料を作成するために最低限おさえておきたいポイント5つをご紹介します。

「資料作成にいつも時間がかかってしまう」「そもそも資料を作るという作業が苦手だ」、「丁寧にやっているつもりなのに見づらいと言われてしまう」など、資料作成にお悩みの方はぜひ参考にしてみてはいかがでしょうか。

目次

  1. 視認性とは
  2. 資料の視認性をあげるためのポイント5つ
    1. 色彩やフォントのルールを統一する
    2. 図形機能を活用する
    3. 「見えない線」にも気を配る
    4. 色のイメージを活用する
    5. あえて凡例をグラフに重ねる

視認性とは

視認性とは、「目で見たときの確認しやすさ」の度合いです。

パッと見たときにどういった情報なのか把握しやすく、重要なことが伝わりやすい資料が、視認性の高い資料と言えます。
例えば、重要な文章の文字を大きくしたり、太字で強調したり、色をつけて目立たせるのは、視認性を高める行為です。

資料作成では、常に「視認性」を意識する必要があります。
デザインのルールを守って作成した資料は、視認性が高く、情報が伝わりやすいです。

資料の視認性をあげるためのポイント5つ

1.色彩やフォントのルールを統一する

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資料の中で使用している文字のフォントやサイズ、色などのルールを守ることが重要です。
上画像のAとBを見比べた時に、Aの方が見やすいことは一目瞭然です。

同様に、1枚のスライド内で同じフォントを使用しているとしてもスライドが変わったら違うフォントが使用されている場合でも、全体を通して資料を見る側は見辛さを感じます。

これはフォントサイズやカラーはもちろん、グラフや図などで使用する色などでも同じことが言えます。

特にグラフや図などでどのような色を使用すればいいのか分からない、という場合は、PowerPointやKeynoteにデフォルトで搭載されているテンプレートを使用することをオススメします。

2.図形機能を活用する

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PowerPointやKeynoteなど、資料を作成するためのツールには「吹き出し」や、グラフの一部の分岐点となる数値に目立つ色で補助線を入れたり重要なポイントを丸で囲んだりなど、より視認性を高めるための図形機能が搭載されています。

これらの図形機能を活用するとただグラフで数値を見せるだけよりも強調したい点を目立たせることができるため、相手に伝わりやすい資料に仕上がります。

3.「見えない線」にも気を配る

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見やすい資料にするためには、レイアウトにも気を配る必要があります。
整ったレイアウトにするためには「見えない線」を意識することがポイントです。

PowerPointやKeynoteなどのツールには「整列」機能が搭載されています。なので、資料内のテキストや図、グラフなどの要素を選択して中央や端などの基準で揃えると、すっきりと整った印象に仕上がります。

また、空白の空間にも気を配る必要があります。
1枚にスライドにあまりに要素をつめこみすぎてしまうと、見づらい印象を与えます。

均等な間隔で余白をとり余裕のある資料にすれば、見やすさだけではなくメモを取るスペースを確保することもできるため、ホスピタリティの高い資料になります。

4.色のイメージを活用する

色にはそれぞれ、見る人に影響を与えるイメージがあります。

色の持つイメージを理解しておけば見る人に与える印象をコントロールすることができるため、意識することをオススメします。

ferret内では色と心理効果に関する記事をご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

配色に悩んだときに、きっと役立つ7つの配色技法
【事例あり】色の効果を利用して、ホームページが与える印象をコントロールしよう
人気の赤色でホームページをデザインしている大手7社が使っている色の割合を分析

5.あえて凡例をグラフに重ねる

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資料にグラフを掲載する際、凡例とデータを分けているケースを見かけます。

細かいデータを多数掲載する際は凡例を別にしても構いませんが、それほどデータ量が無い場合は、円グラフであれば各パイの中にテキストを入れる、折れ線グラフであれば各線近辺に線と同色で項目を入力しておくなど、凡例を入れ込むことで見やすくなります。

凡例とデータを分けてしまうことで、どのデータが何を示しているのか瞬時に把握できずに混乱させてしまうことを防ぐためです。

まとめ

視認性の高い資料は、それだけで見ている相手を惹き付けることができます。

絶対的な形式などはありませんが、基本的なルールとあらかじめ決めたルールを守って「見やすい」「分かりやすい」「誤解を与えない」の3点に注意しながら資料を作成すれば、インパクトを与えつつつ内容に対しての理解を深めることができます。

今回ご紹介した5つのポイントは、特に新入社員の方など資料作成に慣れない初心者の方には特に参考にしていただきたいものばかり。

最初から整った資料を作成するのは難しいかも知れませんが、これらのポイントを最低限おさえておくことで、完成度の高い資料に仕上がりやすくなります。