大塚商会によれば、世界全体で1日に送受信されるメールの数は、2,153億にものぼるそうです。また、少し古いデータですが、5年前に行われたIT Leadersの調査では、1日にやってくる平均的なメールの受信数は56.5%が50件を超えるといいます。現在では、さらに増えていることでしょう。

大量のメールが受信箱にあると、大切なメールを見逃してしまったり、本来やるべきことができなくなってしまったりします。しかし、今回紹介する方法をつかうことで、時短で一気に片付けることも可能です。

そこで今回は、GmailをTrello風に変える便利なChrome拡張機能「Drag」をご紹介します。毎日見切れないほどの数が届くメールを上手に処理して、別の大切なことに時間を回していきましょう。

参考:
世界で1日にやり取りされる電子メールの数は? | 大塚商会
1日の平均メール受信数は50件超が56.5%(読者アンケート) | IT Leaders

Gmailでメールが溜まってしまう弊害とは

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イメージ画像 / Unsplash

Gmailは、2004年4月1日から提供を開始している、Googleのフリーメールサービスです。大容量で多言語対応、主要各社の携帯電話メールの絵文字にも対応し、セキュアで安全です。Seeking Alphaの発表を参照すると、現在では12億人(世界の6.3人に1人)がGmailユーザーだと言われています。

スター機能やラベル機能が付いているので、整理もしやすいのが特徴です。ところが、日々何百通ものメールを処理しなければならず、大切なメールを見逃してしまう、そんな経験はありませんか?多くのユーザーはたくさんのサービスのメールの登録先としてGmailを選んでいます。便利だとは言っても、大量にメールがやってくるので、処理し切れなくなってしまいます。

参考:
Gmail Is Very Popular But Google Still Won't Fix A Security Vulnerability - Alphabet Inc. (NASDAQ:GOOG) | Seeking Alpha

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イメージ画像 / BURST

しかし、もしGmailの整理をもっと別の方法でできたらどうでしょうか。例えば、ラベルやスターではなく、一目瞭然な「カンバン方式」で管理できるとしたら?

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それを可能にするのが、今回ご紹介するDragと呼ばれるGoogle Chromeの拡張機能です。実際のところ、多くのメールはTo Do(処理しなければならないもの)なので、Gmailに「カンバン方式」を取り入れることで、大きく生産性が向上するでしょう。

Dragの使い方

メールを「カード」のように扱える、Dragの使い方をご紹介します。

1. Dragをインストール

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Chrome ウェブストアに直接アクセスして、「CHROMEに追加」という青いボタンを押すか、Dragのホームページの右上にある「ADD TO CHROME」と書いてある赤いボタンを押します。

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エクステンションのインストール画面が表示されるので、「エクステンションを追加」(Add extension)をクリックします。

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エクステンションを追加後、Gmailに移動すると、このようにGmailの画面がTrello風の「カンバン方式」に切り替わります。

2. メールを移動させる

Dragが有効化されると、メールがTrelloでいう「カード」に変わるので、カードを移動させてみましょう。

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デフォルトではカードを束ねるリストは「To Do」「Doing」「Done」になっていますが、14日間のトライアル期間中は変更することができます(別途Pro版にアップグレードすれば恒常的に名前を変更することもできます)。ただし、リスト名はアルファベットのみ対応しており、日本語は未対応となっています。

3. Dragの有効・無効を切り替える

カンバン方式を一時的に無効化したい場合は、右上にあるDragロゴの横のトグルボタンをクリックして無効化します。

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無効化すれば、通常通りの外見で、メールを処理することも可能です。

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4. 新しくボードを作る

メールが多すぎて煩雑になりそうな場合や、複数のボードを使い分けたい場合は、新しくボードを作ることもできます(トライアル期間中・もしくはPro版機能)。

右上にあるDragロゴの左にあるプルダウンメニューをクリックし、「Manage Boards」をクリックします。

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「New Board」のプレイスホルダーが入っているテキストボックスに、新しく作るボードの名前をクリックし、「Add」ボタンを押します。

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すると、このようにプルダウンに先ほど作成したボードが反映されています。

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メールを別のボードに移動したい場合は、メールのチェックボックスをクリックしてチェックを入れます。すると「D」と書かれたプルダウンが表示されるので、「Send to board:」の下にあるボード名の中から、移動したいボード名をクリックします。

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これでうまく移動させることができました。

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5. ボードに別のメンバーを招待する

作成したボードには、別のメンバーを招待することもできます。これによって、協業でメールのタスク管理が可能です。

新しくメンバーを招待するには、Dragのトグルボタンの近くにあるユーザーの形をしたアイコンをクリックします。

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すると、このようなモーダルウィンドウが登場するので、ボードに追加したいユーザーのメールアドレスを入力します。

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招待されたメンバーにはメールが送信されるので、メールでリクエストを承認すれば、メンバーを追加することができます。

有料版も有り!料金プラン

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Dragの基本的な機能は無料で利用することができますが、もし更なる拡張機能も使ってみたいという場合には、さらに2つのプランが用意されています。

Pro版では、通常のカンバン方式のタスク管理に加えて、Trelloのようにチェックリストやメモ、期限などもカードとして設定することができます。「Drag」のウォーターマークを消すことも可能です。

Team版では、コメントやボードなどをシェアしたり、ユーザーの役割ごとに権限を分けて管理することができます。

まとめ

極端にメールが溜まってしまうと、整理するだけでも時間がかかってしまいます。どのようにすれば効率的にできるのだろうか、と悩んでいる人も多いのではないでしょうか。

「Drag」を使うことで大切なメールや処理しなければいけないメールが見えるかされるので、仕事の効率も格段に上がるでしょう。