メールが溜まってるなら必見！GmailをTrello風に変える便利なChrome拡張機能「Drag」とは
大塚商会によれば、世界全体で1日に送受信されるメールの数は、2,153億にものぼるそうです。また、少し古いデータですが、5年前に行われたIT Leadersの調査では、1日にやってくる平均的なメールの受信数は56.5％が50件を超えるといいます。現在では、さらに増えていることでしょう。
大量のメールが受信箱にあると、大切なメールを見逃してしまったり、本来やるべきことができなくなってしまったりします。しかし、今回紹介する方法をつかうことで、時短で一気に片付けることも可能です。
そこで今回は、GmailをTrello風に変える便利なChrome拡張機能「Drag」をご紹介します。毎日見切れないほどの数が届くメールを上手に処理して、別の大切なことに時間を回していきましょう。
参考：
世界で1日にやり取りされる電子メールの数は？ | 大塚商会
1日の平均メール受信数は50件超が56.5％（読者アンケート） | IT Leaders
Gmailでメールが溜まってしまう弊害とは
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Gmailは、2004年4月1日から提供を開始している、 Google のフリーメールサービスです。大容量で多言語対応、主要各社の携帯電話メールの絵文字にも対応し、セキュアで安全です。Seeking Alphaの発表を参照すると、現在では12億人(世界の6.3人に1人)がGmailユーザーだと言われています。
スター機能やラベル機能が付いているので、整理もしやすいのが特徴です。ところが、日々何百通ものメールを処理しなければならず、大切なメールを見逃してしまう、そんな経験はありませんか？多くのユーザーはたくさんのサービスのメールの登録先としてGmailを選んでいます。便利だとは言っても、大量にメールがやってくるので、処理し切れなくなってしまいます。
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しかし、もしGmailの整理をもっと別の方法でできたらどうでしょうか。例えば、ラベルやスターではなく、一目瞭然な「カンバン方式」で管理できるとしたら？
それを可能にするのが、今回ご紹介するDragと呼ばれる Google Chromeの拡張機能です。実際のところ、多くのメールはTo Do(処理しなければならないもの)なので、Gmailに「カンバン方式」を取り入れることで、大きく生産性が向上するでしょう。
Dragの使い方
メールを「カード」のように扱える、Dragの使い方をご紹介します。
1. Dragをインストール
Chrome ウェブストアに直接アクセスして、「CHROMEに追加」という青いボタンを押すか、Dragのホームページの右上にある「ADD TO CHROME」と書いてある赤いボタンを押します。
エクステンションのインストール画面が表示されるので、「エクステンションを追加」(Add extension)をクリックします。
エクステンションを追加後、Gmailに移動すると、このようにGmailの画面がTrello風の「カンバン方式」に切り替わります。
2. メールを移動させる
Dragが有効化されると、メールがTrelloでいう「カード」に変わるので、カードを移動させてみましょう。
デフォルトではカードを束ねるリストは「To Do」「Doing」「Done」になっていますが、14日間のトライアル期間中は変更することができます(別途Pro版にアップグレードすれば恒常的に名前を変更することもできます)。ただし、リスト名はアルファベットのみ対応しており、日本語は未対応となっています。
3. Dragの有効・無効を切り替える
カンバン方式を一時的に無効化したい場合は、右上にあるDragロゴの横のトグルボタンをクリックして無効化します。
無効化すれば、通常通りの外見で、メールを処理することも可能です。
4. 新しくボードを作る
メールが多すぎて煩雑になりそうな場合や、複数のボードを使い分けたい場合は、新しくボードを作ることもできます(トライアル期間中・もしくはPro版機能)。
右上にあるDragロゴの左にあるプルダウンメニューをクリックし、「Manage Boards」をクリックします。
「New Board」のプレイスホルダーが入っている テキスト ボックスに、新しく作るボードの名前をクリックし、「Add」ボタンを押します。
すると、このようにプルダウンに先ほど作成したボードが反映されています。
メールを別のボードに移動したい場合は、メールのチェックボックスをクリックしてチェックを入れます。すると「D」と書かれたプルダウンが表示されるので、「Send to board:」の下にあるボード名の中から、移動したいボード名をクリックします。
これでうまく移動させることができました。
5. ボードに別のメンバーを招待する
作成したボードには、別のメンバーを招待することもできます。これによって、協業でメールのタスク管理が可能です。
新しくメンバーを招待するには、Dragのトグルボタンの近くにある ユーザー の形をしたアイコンをクリックします。
すると、このようなモーダルウィンドウが登場するので、ボードに追加したい ユーザー のメールアドレスを入力します。
招待されたメンバーにはメールが送信されるので、メールでリクエストを承認すれば、メンバーを追加することができます。
有料版も有り！料金プラン
Dragの基本的な機能は無料で利用することができますが、もし更なる拡張機能も使ってみたいという場合には、さらに2つのプランが用意されています。
Pro版では、通常のカンバン方式のタスク管理に加えて、Trelloのようにチェックリストやメモ、期限などもカードとして設定することができます。「Drag」のウォーターマークを消すことも可能です。
Team版では、コメントやボードなどをシェアしたり、 ユーザー の役割ごとに権限を分けて管理することができます。
まとめ
極端にメールが溜まってしまうと、整理するだけでも時間がかかってしまいます。どのようにすれば効率的にできるのだろうか、と悩んでいる人も多いのではないでしょうか。
「Drag」を使うことで大切なメールや処理しなければいけないメールが見えるかされるので、仕事の効率も格段に上がるでしょう。