画像のリサイズや、特定のWebブラウザのテキストのコピー＆ペースト、決まった形式でのファイル名の変更など、日々Mac上でルーティンになっている作業はどれだけありますか？

Macに標準で入っている「Automator（オートメーター）」というアプリを使えば、さまざまな方法で作業を自動化できるようになります。数分掛かっていた作業が数秒になれば、本当に大切な仕事に集中できます。

そこで今回は、Macの操作を自動化できるAutomatorの概要や詳しい使い方、実践例などをご紹介いたします。設定によってはSiriのように音声だけで作業をコントロールできるので、ぜひ活用してみましょう。

Macの標準アプリ「Automator（オートメーター）」とは？

utility.png

Automatorは、様々なワークフローを自動化して簡単に作業を効率化できる、Macの標準アプリケーションです。単純なドラッグ＆ドロップ操作で自動化レシピを作成し、任意のショートカットキーで実行することができます。

Automatorで扱えるタスクは多岐に渡ります。例えば、お気に入りのWebサイトから画像を探して自動的に特定のフォルダに保存したり、Finderで特定フォルダの中にある大量のファイルの名前を一瞬で変更したり、Wordファイルを瞬時にPDFファイルにすることも可能です。人間の力では数時間かかるような作業も、レシピ次第で数分、数秒でできてしまいます。

まずは、起動方法を確認しましょう。最新のmacOSでは、Launchpadを起動したあと、*「その他」*のフォルダに、さまざまなユーティリティアプリケーションの中にAutomatorのロボット(「Otto」と言います)のアイコンがあります。Finderから直接「Application」フォルダを開き、アプリケーションを起動することも可能です。

spot1.png
Spotlightウィンドウ

Automatorを最も早く起動する方法は、「command＋スペースキー」を押して、Spotlightウィンドウに「Automator」と入力することです。エンターキーを押せば、アプリケーションが起動します。

「Automator（オートメーター）」で活躍する6つの「書類」たち

doc.png

Automatorを起動すると、新規書類(ドキュメント)を選ぶ画面が立ち上がります。Automatorでいう「書類」とは、「レシピの種類」だと考えてください。

まず最初に考えなければならないのは、「これからやる作業をどの種類の書類で実行するか」、ということです。書類には、以下の8種類があります。

1. ワークフロー

wf.png

ワークフローは、Automatorを立ち上げ、Automatorのアプリ内で実行できる自動化レシピです。

マウスの動きをダビングして特定の作業を行ったり、テキストをコピー＆ペーストしたりと、入力作業の補助に利用すると便利です。

2. アプリケーション

app2.png
アプリケーションは、Automatorを立ち上げなくても実行することができる、自己実行型のレシピです。

レシピをアプリケーションとして作成しておけば、アイコンにドラッグ＆ドロップされたファイルやフォルダに何らかの処理を加えることもできます。

3. サービス

サービスは、他のアプリケーションやFinderから任意の情報を受け取ることで、macOS全体で利用することができる自動化レシピを作成することができます。

例えば、Macに内蔵されているカメラを使って撮影したスナップショットを、任意のフォルダに特別な名前で保存する場合には、サービスを使うのが便利です。

4. プリントプラグイン

プリントプラグインは、プリントする際に実行されるレシピです。PDFファイルを出力するという使い方ができます。

例えば、エクセルファイルを瞬時にPDF変換する際に利用するとよいでしょう。

5. フォルダアクション

フォルダアクションは、特定のフォルダに入っているファイルに関して、何らかのアクションを行うレシピを作ります。

例えば、インターネットブラウザでダウンロードしたファイルを、拡張子ごとにフォルダ分けする際に便利です。

6. カレンダーアラーム

ca.png

カレンダーアラームは、特定の時刻になったら何らかのアクションを実行することができるレシピを作成できます。

作成したレシピはカレンダーイベントとしてカレンダーアプリに反映されるので、通常のカレンダーイベントと同様に、繰り返しや通知の設定なども行えます。指定時刻にメールを送ったり、特定のファイルなどを印刷する時に便利です。

7. イメージキャプチャ・プラグイン

イメージキャプチャ・プラグインは、画像処理を自動化する際に使います。

例えば、複数の画像を1枚のタイル状に加工したり、ぼかしやドット化のような加工、サイズ調整やPDF作成など、受け取った画像を自動化する際に利用します。

8. 音声入力コマンド

voice.png

音声入力コマンドを使えば、音声入力を起動した際に特定のキーワードをトリガーとして自動化することができるようになります。例えば「コンピュータ、Macをスリープモードに」という音声入力コマンドを設定しておけば、このトリガーを発した際にMacをスリープモードにすることが可能です。

「Hey Siri」や「OK Google」「コンピュータ」のように自動的に音声入力をオンにするウェイクワードを設定するには、*「設定＞アクセシビリティ＞音声入力」*で「次のキーワードで音声入力を有効にする」にチェックを入れ、任意のウェイクワードを設定しておく必要があります。

Automator（オートメーター）自動化レシピを作成する方法

「書類」の種類を選び、アクションを組み立てるだけで、単純な作業のほとんどが自動化できてしまいます。ここでは、2つの作業を例にとって、作業を自動化してみましょう。

1. 特定のフォルダに入れた写真をまとめてリサイズ＆JPG化

スライド1.png

ブログ記事などを作成する際に、PNGファイルで作成されるスクリーンショットを適切な横幅にリサイズし、ファイルの拡張子もJPGに変換したいということがあるでしょう。このような作業は、Automatorを使えば、瞬時に自動化することが可能です。

今回は、特定フォルダに画像を入れた場合に処理を実行したいため、*「フォルダアクション」*を選択します。

fol.png

ここでは、分かりやすくデスクトップに「JPG変換」というフォルダを設定し、このフォルダの中に入れたものを自動処理するようにしましょう。デスクトップに「JPG変換」フォルダを作成した後、*「”フォルダアクション”は、次の場所に追加されたファイルやフォルダを受け取る」*のフォルダを「JPG変換」フォルダに設定します。

今回設定する、具体的なワークフローは以下の通りです。

wf1.png

1. Finder項目にフィルタを適用：「以下の条件のすべてを満たす」：「種類がイメージである」
2. イメージをサイズ調整：サイズ(ピクセル指定)：1200
3. イメージのタイプを変更：変更後のタイプ：JPG

「Finder項目にフィルタを適用」を選択すると、フォルダ内のイメージファイルだけを抽出します。また、「Finder項目の名前を変更」を追加すれば、ファイル名の変更も自動化されます。

設定が完了したら、メニューバーの「ファイル＞保存」を選択し、フォルダアクションの名前をつけます。

fa.png

これで、大きな画像なら、フォルダにドラッグ＆ドロップするだけで、自動的に1200pxに縮小されるようになりました。

今回は「フォルダアクション」で作成しましたが、例えば「デスクトップにPNGファイルが置かれた瞬間に自動的に『JPG変換フォルダ』に保存する」といった自動化レシピにしたい場合には「サービス」を利用します。用途に応じて、書類の種類を変えてみましょう。

2. クリップボードのテキストをオーディオファイル化する

スライド2.png

今度は、クリップボードのテキストの内容をオーディオファイル化するという作業を自動化してみましょう。

今回は、クリップボードにテキストデータをコピーしたあと、アプリを実行したらファイルが自動生成される、という自動化にするため、「アプリケーション」を選びましょう。

app.png
ここでの具体的なワークフローは以下の通りです。

wf2.png

1. クリップボードの内容を取得
2. テキストをオーディオファイルにレンダリング：システムの声「Kyoko」：名前「音声」：場所「デスクトップ」

以上が設定できたら、設定が完了したら、メニューバーの「ファイル＞保存」を選択し、「音声化」というアプリ名でデスクトップで保存します。

クリップボードにテキストをコピーしたあと、デスクトップに置かれている音声化アプリをダブルクリックで開いてみましょう。すると、「音声.aiff」というファイルがデスクトップに出来上がっています。

Automator（オートメーター）で作業を効率化して時間を節約しよう

日々行なっている作業の中で、ちょっとした作業でも、繰り返し行なっていることはありませんか？Automatorを使ってそうした作業を自動化できれば、1回あたりの作業で節約できる時間が数分でも、年間の節約時間は膨大なものになるはずです。

また、同様にiOSで自動化を行うには、Workflowというアプリを活用しましょう。複数のアプリを横断して行う作業を自動化してくれます。

社員・チームの作業効率化を考えている方へ

▼その業務、フォームで効率化できるかも？

【無料】フォームで社内申請をカンタンに効率化｜formrun

【無料】フォームで社内申請をカンタンに効率化｜formrun

社内申請など様々なやり取りもフォームを使って簡単に管理できます

▼手間の割に成果が出ない。メルマガ業務をAIが劇的に改善

手間の割に成果が出ない。メルマガ業務をAIが劇的に改善

手間の割に成果が出ない。メルマガ業務をAIが劇的に改善

ChatGTPの機能をより親しみやすく、業務に活かしやすい形に落とし込んだ「AIアシスタント」のメール作成支援機能ついてご紹介します。

▼ Workflow(ワークフロー)の使い方

「Workflow」で作業効率アップ！基本操作とオススメのレシピ5選

「Workflow」で作業効率アップ！基本操作とオススメのレシピ5選

今回は、特にiPhoneをご利用の方に向けて、iPhone上での作業を少しでも効率化してくれるアプリ「Workflow」の基本的な操作方法とオススメのレシピ5選をご紹介します。 Workflowはすべて英語表記のツールのため、特に英語が苦手な方は「便利らしいのは分かっているけれど使いこなせない」と感じることがあるのでは。 本記事では操作方法をひとつひとつ画像を使用してご紹介していますので、ぜひ参考に、アプリを活用してみてはいかがでしょうか。