チャットもスケジュール管理もこれ1つ！LINE WORKSの使い方

最近では社内コミュニケーションツールとして、メールではなくチャットツールを使用する企業も増えています。

チャットツールも多数あるため、これから導入を検討している企業はどれを選ぶべきか迷うことも多いのではないでしょうか。

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今回は、企業向けに提供されているチャットツールのひとつ「LINE WORKS」を紹介します。

「LINE WORKS」は、チャットだけでなく、スケージュール管理やファイル管理の機能も搭載されているツールです。普段「LINE」を使用している方には馴染みのあるインターフェースなので、誰でも簡単に操作できます。

社内チャットツールを検討している方は参考にしてみてください。

LINE WORKSとは

LINE WORKS
App Store
Google Play

LINE WORKSは、コミュニケーションツールとして幅広く利用されている「LINE」のビジネス版です。

LINEと同様の操作感でチャットやコンタクトの追加などができるほか、掲示板・アドレス帳・カレンダーなど、ビジネスコミュニケーションツールとして利用する際に便利な機能を多く搭載しています。

加えて、国際的なセキュリティ標準を満たす認証も取得しています。データの保全やプライバシーの管理なども徹底されているので、企業でも安心して使用できます。

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ChatWork・Slackとの違い

便利なチャットツールは多々あります。中でも、2016年時点で国内10万社を突破している「ChatWork」、2018年6月時点で日間アクティブユーザー数が50万人を超えている「Slack」の2つのチャットツールが有名です。

参考：
日本のSlackユーザー数は50万人強で世界2位、「コミュニケーション効率化で日本の労働生産性を変える｜INTERNET Watch

どのツールにもメリット・デメリットはありますが、この2つのチャットツールと比較してLINE WORKSが優れている点は大きく2点です。

メーセージの既読・未読が確認できる

1点目は、メッセージに既読・未読の表示がついていることです。

ChatWorkとSlackにはない機能で、相手がメッセージを読んでいるのかどうかを確実に把握したい方にとって便利な機能です。

なかなか返事がないけれど、そもそもこちらが送ったメッセージを読んでいるのだろうか、という心理的負担の減少につながります。

カレンダー機能が充実している

2点目は、カレンダー機能の充実です。

Slackには基本的にカレンダー管理機能はないため、ほかのツールと連携する必要があります。またChatWorkには、個人やグループ内で期限をつけたタスク登録機能のみ搭載されています。

LINE WORKSでは、個人のタスクを把握しやすいカレンダー機能が搭載されており、カレンダーツールとしてよく利用されている「Googleカレンダー」と類似した操作感で利用できます。

そのほか、連絡先を登録する際に誕生日などの細かい情報やメモの入力も可能です。例えば、「クライアントのちょっとした情報を登録しておき、次のアポイントの際のアイスブレイクで利用する」といった使い方もできるでしょう。

LINE WORKSの利用料金

引用：LINE WORKS 利用料金・無料トライアルのご案内

LINE WORKSは、登録後30日間の無料トライアルが可能です。

また、すべてのプランで管理者向け機能として端末管理や監査ログなどが利用できます。プレミアムプランの場合は、最長10年間ログが保管されます。

LINE WORKSの申込み方法

ホームページにアクセスして「無料トライアル」をクリックすると、登録画面が表示されます。

基本的に企業内での利用が想定されていますので、担当者名や企業名などの入力が必要です。

登録後5分以内に発行される認証番号を確認後、10分以内に入力が必要となりますので、管理者のメールアドレスはすぐに確認できるものを用意してください。

プランを選択します。

プランは、ライト・ベーシック・プレミアムの3つから選びます。どのプランでであっても、無料トライアルが可能です。

グループ名と管理者アカウントを登録します。

グループ名については、@以下にグループ名を登録するか、保有ドメインをそのままグループ名として利用するか選択してください。

すべての登録が完了すると「トライアルへようこそ」の画面が表示されます。
その後「サービス画面へ」をクリックすると利用開始です。

LINE WORKSの使い方

1.メンバーの追加

LINE WORKSのアカウントを開設してまずはじめに行うことは、メンバーの追加です。組織図の管理方法ともセットで説明します。

画面右上の名前にカーソルを合わせると表示されるメニューから「管理者画面」をクリックします。

管理者画面が表示され、メンバーの追加・組織図の管理・権限設定などができます。

画面左側の「追加」「組織図管理」は組織の登録、整理に利用するメニューです。メンバーを組織別で整理したい場合や、組織別で権限設定をしたい場合などに使用してください。

メンバーを追加する場合は「メンバーを個別追加」をクリックします。

「メンバーを個別追加」をクリックすると、メンバーの情報登録ページが表示されます。

必要な情報を登録して「メンバーの追加」をクリックすると、登録完了です。

2.トーク機能

画面上部のトークアイコンをクリックすると、トーク専用画面が表示されます。なお、初めて開く場合は上の画像のように何も表示されません。

新しくトークルームを作成する場合は、画面左上の追加アイコンをクリックします。

グループメンバーは、組織図やグループ単位で整理されて表示されます。トークルームを開設したいメンバーを選択したら「招待」をクリックしてください。

1名だけを招待すると1対1の個人トーク、2名以上選択するとグループトークとなります。

トークルームが作成され、通常のLINEと同じように画面下部でテキストやスタンプの入力、ファイルの送付などができます。

3.カレンダー機能

画面上部のカレンダーアイコンをクリックすると、自分の予定一覧が表示されます。新しく予定を追加する場合は「予定作成」をクリックしてください。

ほかのメンバーの予定を確認する場合は「メンバー/グループを検索」ボックスに該当者や該当グループ名を入れて検索してください。

予定の作成画面が表示されます。

件名や日時、参加者などの登録が可能で、「カレンダー」の項目から複数人のカレンダーに同時登録もできます。

予定の入力が完了したら画面上または下の「保存」をクリックしてください。

予定を作成したら、カレンダーに正しく反映されているか確認してください。

重要マークをつけた予定には星マークが表示さます。

4.アドレス帳

画面上部のアドレス帳のアイコンをクリックすると、連絡先の一覧が表示されます。

新しく手動で追加する場合は画面左上の「連絡先追加」をクリックしてください。連絡帳などからインポートしたい場合は「連絡先をインポート」をクリックします。

連絡先の詳細を入力する画面が表示されます。

アイコンの登録、メールアドレス、SNSのアカウントなど詳細情報を登録してください。登録が完了したら「保存」をクリックします。続けて他の人の情報を登録したい場合は「連絡先の追加を続ける」をクリックしてください。

今回はテストとして1名を追加しています。

アドレス帳の画面では、アドレスの追加以外にも自分のプロフィールを編集したり、重複している連絡先を整理したりなどの作業もできます。

5.ホーム(掲示板)

画面左上の「投稿」をクリックすると投稿の入力画面が表示されます。

上から、表示する掲示板、タイトル、必読表示をつけるかどうか、添付ファイル、本文入力欄です。

表示する掲示板は、画面左側の一覧から選択します。必読表示をつける場合は、1週間・2週間・1ヶ月から期間指定もできます。

投稿本文はブログシステムのように、アイコンを選択してHTMLの反映が可能です。

太字や取り消し線、下線、イタリック体、左・中央・右寄せ、ファイル添付など、自由度の高さを活用しましょう。入力が完了したら画面を下にスクロールし「投稿」をクリックしてください。

今回はテスト投稿として、自由掲示板に必読表示をつけて投稿しました。

投稿は、上画像のようにホーム画面のトップに表示されます。

6.ファイル共有

LINE WORKSでは、ベーシックプラン以上で利用できる「Drive」と呼ばれるファイル共有機能があります。

ファイルやフォルダごとで共有できることはもちろん、バージョン管理機能も備わっています。

重要な書類や法的な書類を共有する際に便利なリンクの有効期限の設定もできるため、作成した資料や文書などを保管する際におすすめです。

7.メール機能

LINE WORKSでは、独自でメンバー内にメールを送信できます。こちらもファイル共有と同じく、ベーシックプラン以上でのみ利用可能です。

チャットで連絡を取り合うこともできますが、長い文面をチャットで送ると読みづらく感じることがあります。

LINE WORKSのメールは、一般的なメール画面と同じように表示されます。
データの通信経路はTLS1.2で暗号化されているため、セキュリティ面も安心です。社内連絡ツールを一本化したいという方は、有料プランの導入も視野に入れてみてはいかがでしょうか。

まとめ：少ないツールで管理できるようにしよう

「LINE WORKS」は、コミュニケーションツールとしてだけではなく、ファイル管理やカレンダー、掲示板機能など、様々な業務を行う際にも便利なツールです。

業務内容に合わせてツールを使い分けるのも構いませんが、使用しているツールが多くなればなるほど、ツールそのものを管理する手間が増えてしまいます。

業務環境をより快適に整えるためにも、できるだけ少ないツールで、多くの業務を遂行できるツールを選択しましょう。