テレビ会議・Web会議システムとは？違いと種類、比較のポイント

テレビ会議・Web会議システムの導入が必要なケース

まずは、テレビ会議・Web会議システムの導入が必要なケースを3つ紹介します。現在抱えている課題と照らし合わせながらご覧ください。

【課題1】拠点が分かれており、会議を実施するたびに時間やコストがかかる

本店や支店、日本や海外といったように拠点が複数に分かれている企業は、会議を実施するたびにメンバーが集まるための移動時間や費用がかかります。

企業の規模が大きければ大きいほど時間やコストが膨らみ、思うように会議を実施できないという状況に陥ることも。

また、複数拠点に限らず、会議室の確保やスケジュールの調整においても時間やコストが負担となっているケースもあります。

【課題2】社内の意思決定に時間がかかりがち

社内の意思決定は、現状の課題や今後の施策といった情報を共有し、意見を出し合いながら進められますが、そのためには会議の実施が必要不可欠です。

しかし、先ほど述べたような時間やコストの問題から、小まめに会議を実施できずに意思決定まで時間がかかるというケースも少なくありません。

【課題3】部署間や拠点間でのコミュニケーションが不足している

物理的に距離が離れていると、対面・非対面に限らず、積極的なコミュニケーションを図ることは難しいです。

特に、部署ごとでフロアや建物が分かれている企業や海外に拠点を持つ企業などは、普段顔を合わせる機会が少なく、さらにコミュニケーション不足を加速させてしまう可能性が高いです。

テレビ会議・Web会議システムの導入で解決できること

会議実施におけるコストを削減できる

テレビ会議・Web会議システムの導入によって、会議を実施する際にかかるコストを削減することができます。

多拠点との会議が実施しやすくなるため、長距離の移動や宿泊が伴う出張の機会を減らせます。

また、会議の手配や参加にかかる人件費の削減にもつながります。

正確かつ迅速な意思決定が実現できる

気軽に会議が実施しやすくなることで、社内の意思決定にも良い影響をもたらします。

メールや資料のみでのやり取りでは認識のずれが発生しやすいですが、テレビ会議・Web会議システムを利用すれば資料を閲覧しながら説明できるため、情報をより正しく伝えられます。

正しい情報を時間をかけずに伝えることで、迅速な意思決定が実現できるでしょう。

社内コミュニケーションを活発化できる

テレビ会議・Web会議システムは、社内のコミュニケーションをより活性化させることができます。

電話やメール、チャットなど、会話する手段は他にもありますが、対面の方がお互いの感情が伝わりやすく、会話も弾みます。

直接顔を合わせて話すことで心の距離感が縮まり、遠隔でも仕事が進めやすくなるというメリットもあります。

複数拠点との情報共有・コミュニケーション手段として有効

以上のことから、テレビ会議・Web会議システムの有効性は、複数拠点との情報共有やコミュニケーションの円滑・活発化にあると言えます。

日本国内はもちろん、海外拠点とのやり取りにも最適です。

社内での情報共有がスムーズにいかない、コミュニケーション不足を感じるといった悩みを抱えている場合は、テレビ会議・Web会議システムの導入が解決の糸口となるでしょう。