組織内での情報共有やコミュニケーションの手段として、グループウェアや社内SNSの導入を考える際、似ている部分が多くて違いがよくわからないと感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回は、グループウェアと社内SNSの違いを、それぞれの機能やメリットとデメリットから分析します。

グループウェアと社内SNSの違い

グループウェアと社内SNSの違いは、利用の目的と機能です。

グループウェアの目的は、組織内での情報を伝達・共有することですが、社内SNSの目的は組織内のコミュニケーションを活性化することです。

そのため、グループウェアにはスケジュール、タスク管理、掲示板、ワークフローなど業務を支援する機能がメインに搭載されており、社内SNSにはチャット、音声・ビデオ通話、グループ作成・管理などのコミュニケーションに役立つ機能が搭載されています。

それでは、グループウェアと社内SNSについて、それぞれの特長や機能、メリットとデメリットを詳しく紹介します。

グループウェアとは

グループウェアとは、組織内で情報共有やコミュニケーションを行うためのソフトウェアです。

社内のサーバーで構築・運用するオンプレミス型と、外部のサーバーを利用するクラウド型の2つの導入形態があります。

タスク管理やカレンダー、掲示板、メッセージなどの様々な機能によって組織内の情報共有やコミュニケーションを円滑にすることで、業務を効率化することが可能です。

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グループウェアの機能

グループウェアの主な機能は、以下の通りです。

  • タスク管理
  • スケジュール
  • ファイル共有
  • Webメール
  • メッセージ
  • アドレス帳
  • 掲示板
  • アンケート
  • レポート
  • 設備予約管理
  • ワークフロー

グループウェアには、タスクやプロジェクトの進行をスムーズにするための機能が多いことがわかります。

グループウェアのメリット

社内共有がスムーズになる

グループウェアのメリットのひとつとして、社内共有がスムーズになることが挙げられます。

基本機能として搭載されている掲示板を利用することで、業務に関する情報や知識を手軽に共有できます。

また、グループウェアに搭載されているファイル共有機能によってこれまで印刷が必要だった資料をデータで扱うことができるようになるため、共有するまでの手間が大幅に削減できます。

【成功事例】
- 複数拠点間の情報共有や確認のタイムラグをなくすことに成功（食品加工・物流会社）
- 情報共有のスピードが上がり、滞りなく社内の報告・連絡・相談が可能に（市役所）

社内コミュニケーションが活性化する

グループウェアは、社内コミュニケーションを活性化するというメリットもあります。

掲示板やメッセージ機能などにより簡単に連絡が取り合えるようになるため、自然とコミュニケーションの数が増えます。

フォーマルなコミュニケーションを促進する効果があるのも、グループウェアの特長です。

【成功事例】
- 手軽さからレスポンスも早くなり、社内コミュニケーションの効率が大幅に上がった（建築資材メーカー）
- 社内での交流が増え、普段の仕事にも良い影響を与えた（医療介護会社）

コストが削減できる

コストが削減できることも、グループウェアのメリットです。

グループウェアを導入することで、これまで紙面で管理していた資料をデータ化できるため、印刷にかかっていたコストの削減が可能となります。

また、掲示板をプロジェクトごとに作成して活用すれば、情報共有のために会議や打ち合わせ、出張の必要がなくなるため、時間や人件費、出張費などのコストも減らすことが可能です。

【成功事例】
- 紙で保管・管理していた書類のデータ化により、確認にかけていた時間を削減（和菓子の製造・販売会社）
- メール運用からの移行により、報告者と管理者の負担となっていた作業時間を半分以下に削減（人事コンサルティング会社）

グループウェアのデメリット

情報漏洩のリスクがある

グループウェアを利用するデメリットとして、情報漏洩のリスクが挙げられます。

特に、社外のサーバーとインターネットを利用するクラウド型のグループウェアの場合は、不正アクセスによる情報漏洩の危険性が高いです。

社内のサーバーで利用するオンプレミス型のグループウェアであっても、誤操作などの人的ミスによって外部に情報が漏れてしまうことがあるため、不安が払拭できず導入に踏み切れないという企業も少なくないようです。

大事な情報が埋もれてしまうことがある

大事な情報が埋もれてしまうことがあるのも、グループウェアのデメリットのひとつです。

掲示板機能などによって簡単に情報共有が可能となるため、利用人数が増え、情報共有が活発化するにつれてグループウェア内の情報量が膨大になり、大事な情報が埋もれてしまいます。

このような状況を回避するには、どの情報を誰に伝えるべきかを判断するだけでなく、グループウェア上でも適切に設定したうえで共有する必要があるでしょう。

社内に浸透しない場合もある

社内に浸透しない場合があることも、グループウェアのデメリットとして挙げられます。

従業員の理解を得る前に導入してしまった、実際に導入してみたら使いづらかったなどの理由により、導入に失敗してしまう企業も少なくありません。

グループウェアを浸透させるためには従業員の理解は不可欠です。
従業員に対して導入の目的をしっかり伝えたうえで、実際に利用する側の視点で使いやすさなどを確かめてから導入すべきでしょう。

代表的なグループウェアサービス

Microsoft Office 365

Microsoft Office 365
Microsoft Office 365

Microsoft Office 365は、Word、Excel、PowerPointなど7種類のOfficeアプリを利用できるグループウェアです。

ファイルの保存と共有に使えるストレージの容量が1TB（テラバイト）もあるため、容量の大きいデータを扱う場合に非常に役立ちます。

また、パソコンだけでなくタブレットやスマートフォンでの操作も可能なため、効率的に生産性を上げることが可能です。

サイボウズOffice

サイボウズOffice
サイボウズOffice

サイボウズOfficeは、中堅・中小企業において11年連続で国内シェア1位を獲得しているグループウェアです。

多くの企業に支持される理由として、これまでに10,000件以上の企業の要望を製品に反映してきたことが挙げられます。

また、オンプレミス型とクラウド型から選択でき、クラウド型においても不正アクセス・ログイン対策や脆弱性対策、データ消失対策、災害対策などセキュリティ対策が万全であることも、選ばれている理由のひとつです。

desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）

desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）
desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）

desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）は、3つの満足度調査で1位を獲得したグループウェアです。

スケジュールやワークフロー、掲示板、日報、Web会議、安否確認など、日々の業務改善や働き方改革に役立つ機能を搭載しています。

直感的な操作が可能なため、ITに不慣れな企業でも気軽に導入・運用することが可能です。