グループウェアと社内SNSの違いって？それぞれのメリットとデメリット

組織内での情報共有やコミュニケーションの手段として、グループウェアや社内SNSの導入を考える際、似ている部分が多くて違いがよくわからないと感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回は、グループウェアと社内SNSの違いを、それぞれの機能やメリットとデメリットから分析します。

グループウェアと社内SNSの違い

グループウェアと社内SNSの違いは、利用の目的と機能です。

グループウェアの目的は、組織内での情報を伝達・共有することですが、社内SNSの目的は組織内のコミュニケーションを活性化することです。

そのため、グループウェアにはスケジュール、タスク管理、掲示板、ワークフローなど業務を支援する機能がメインに搭載されており、社内SNSにはチャット、音声・ビデオ通話、グループ作成・管理などのコミュニケーションに役立つ機能が搭載されています。

それでは、グループウェアと社内SNSについて、それぞれの特長や機能、メリットとデメリットを詳しく紹介します。

グループウェアとは

グループウェアとは、組織内で情報共有やコミュニケーションを行うためのソフトウェアです。

社内のサーバーで構築・運用するオンプレミス型と、外部のサーバーを利用するクラウド型の2つの導入形態があります。

タスク管理やカレンダー、掲示板、メッセージなどの様々な機能によって組織内の情報共有やコミュニケーションを円滑にすることで、業務を効率化することが可能です。

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グループウェアの機能

グループウェアの主な機能は、以下の通りです。

• タスク管理
• スケジュール
• ファイル共有
• Webメール
• メッセージ
• アドレス帳
• 掲示板
• アンケート
• レポート
• 設備予約管理
• ワークフロー

グループウェアには、タスクやプロジェクトの進行をスムーズにするための機能が多いことがわかります。

グループウェアのメリット

社内共有がスムーズになる

グループウェアのメリットのひとつとして、社内共有がスムーズになることが挙げられます。

基本機能として搭載されている掲示板を利用することで、業務に関する情報や知識を手軽に共有できます。

また、グループウェアに搭載されているファイル共有機能によってこれまで印刷が必要だった資料をデータで扱うことができるようになるため、共有するまでの手間が大幅に削減できます。

【成功事例】
- 複数拠点間の情報共有や確認のタイムラグをなくすことに成功（食品加工・物流会社）
- 情報共有のスピードが上がり、滞りなく社内の報告・連絡・相談が可能に（市役所）

社内コミュニケーションが活性化する

グループウェアは、社内コミュニケーションを活性化するというメリットもあります。

掲示板やメッセージ機能などにより簡単に連絡が取り合えるようになるため、自然とコミュニケーションの数が増えます。

フォーマルなコミュニケーションを促進する効果があるのも、グループウェアの特長です。

【成功事例】
- 手軽さからレスポンスも早くなり、社内コミュニケーションの効率が大幅に上がった（建築資材メーカー）
- 社内での交流が増え、普段の仕事にも良い影響を与えた（医療介護会社）

コストが削減できる

コストが削減できることも、グループウェアのメリットです。

グループウェアを導入することで、これまで紙面で管理していた資料をデータ化できるため、印刷にかかっていたコストの削減が可能となります。

また、掲示板をプロジェクトごとに作成して活用すれば、情報共有のために会議や打ち合わせ、出張の必要がなくなるため、時間や人件費、出張費などのコストも減らすことが可能です。

【成功事例】
- 紙で保管・管理していた書類のデータ化により、確認にかけていた時間を削減（和菓子の製造・販売会社）
- メール運用からの移行により、報告者と管理者の負担となっていた作業時間を半分以下に削減（人事コンサルティング会社）

グループウェアのデメリット

情報漏洩のリスクがある

グループウェアを利用するデメリットとして、情報漏洩のリスクが挙げられます。

特に、社外のサーバーとインターネットを利用するクラウド型のグループウェアの場合は、不正アクセスによる情報漏洩の危険性が高いです。

社内のサーバーで利用するオンプレミス型のグループウェアであっても、誤操作などの人的ミスによって外部に情報が漏れてしまうことがあるため、不安が払拭できず導入に踏み切れないという企業も少なくないようです。

大事な情報が埋もれてしまうことがある

大事な情報が埋もれてしまうことがあるのも、グループウェアのデメリットのひとつです。

掲示板機能などによって簡単に情報共有が可能となるため、利用人数が増え、情報共有が活発化するにつれてグループウェア内の情報量が膨大になり、大事な情報が埋もれてしまいます。

このような状況を回避するには、どの情報を誰に伝えるべきかを判断するだけでなく、グループウェア上でも適切に設定したうえで共有する必要があるでしょう。

社内に浸透しない場合もある

社内に浸透しない場合があることも、グループウェアのデメリットとして挙げられます。

従業員の理解を得る前に導入してしまった、実際に導入してみたら使いづらかったなどの理由により、導入に失敗してしまう企業も少なくありません。

グループウェアを浸透させるためには従業員の理解は不可欠です。
従業員に対して導入の目的をしっかり伝えたうえで、実際に利用する側の視点で使いやすさなどを確かめてから導入すべきでしょう。

代表的なグループウェアサービス

Microsoft Office 365

Microsoft Office 365

Microsoft Office 365は、Word、Excel、PowerPointなど7種類のOfficeアプリを利用できるグループウェアです。

ファイルの保存と共有に使えるストレージの容量が1TB（テラバイト）もあるため、容量の大きいデータを扱う場合に非常に役立ちます。

また、パソコンだけでなくタブレットやスマートフォンでの操作も可能なため、効率的に生産性を上げることが可能です。

サイボウズOffice

サイボウズOffice

サイボウズOfficeは、中堅・中小企業において11年連続で国内シェア1位を獲得しているグループウェアです。

多くの企業に支持される理由として、これまでに10,000件以上の企業の要望を製品に反映してきたことが挙げられます。

また、オンプレミス型とクラウド型から選択でき、クラウド型においても不正アクセス・ログイン対策や脆弱性対策、データ消失対策、災害対策などセキュリティ対策が万全であることも、選ばれている理由のひとつです。

desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）

desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）

desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）は、3つの満足度調査で1位を獲得したグループウェアです。

スケジュールやワークフロー、掲示板、日報、Web会議、安否確認など、日々の業務改善や働き方改革に役立つ機能を搭載しています。

直感的な操作が可能なため、ITに不慣れな企業でも気軽に導入・運用することが可能です。

社内SNSとは

社内SNSとは、社内のコミュニケーションを活性化するためのシステムです。

プライベートで利用しているTwitterやFacebook、Instagramなどがビジネス仕様になったシステムと言えばわかりやすいでしょう。具体的には、メールより簡単にメッセージなどのやり取りが可能になります。

SNSの普及によるコミュニケーション手段の変化、働き方改革の推進による働き方の変化などによって、ビジネスシーンでの社内SNSの活用が広まりました。

社内SNSの機能

社内SNSの主な機能は、以下の通りです。

• チャット
• 音声・ビデオ通話
• コンタクト管理
• グループ作成・投稿
• タスク管理
• ファイル共有
• 通知
• プロフィール
• ユーザー・グループ管理
• 機能制限

社内SNSはグループウェアと違い、社内コミュニケーションを円滑にするための機能がメインであることがわかります。

社内SNSのメリット

社内共有がスムーズになる

社内SNSのメリットは、社内共有がスムーズになることです。

同時に複数人へ共有ができる、鮮度の高い情報が共有できるなど、情報共有のスピードと質を上げることができます。

クラウド型の社内SNSであれば社外からの操作も可能なため、外出が多い営業も情報共有がしやすいです。

【成功事例】
- 情報共有の円滑化によって、営業利益が4倍に増加（コインランドリー運営会社）
- 患者ごとのグループチャットにて治療方針や関連資料などの情報共有を徹底し、平均の3倍の売上を達成（歯科医院）

社内コミュニケーションが活性化する

社内コミュニケーションが活性化することも、社内SNSのメリットの一つです。

メールとは違い、メッセージを投稿するだけで簡単に社内コミュニケーションが取れるようになります。チームや部署内に留まらず、部署をまたいだコミュニケーションも可能なため、企業全体の活性化にも効果的です。

グループウェアとは違い、カジュアルかつオープンなコミュニケーションが促進されます。

【成功事例】
- 導入後3ヵ月ほどでメールの量が1/10に減り、相互コミュニケーションが活性化することで誰もが発言しやすい職場環境に（広告代理店）
- 社内コミュニケーションのスピードが上がったことで、業務も効率化できた（IT企業）

業務状況を把握しやすい

社内SNSのメリットとして、業務状況を把握しやすいことも挙げられます。

スケジュール管理やタスク管理機能を搭載した社内SNSを利用することで、チーム内の業務の進捗を簡単に確認することが可能です。

確認の手間が省けることで、よりスピーディーな業務進行が実現できます。

【成功事例】
- プロジェクトの状況がすぐに把握できるため、休み明けの従業員も問題なくスムーズに対応できるようになった（士業のコンサル会社）
- 他部署や他プロジェクトの状況把握が容易になり、従業員同士の良好な関係構築にも役立った（建設会社）

社内SNSのデメリット

情報漏洩のリスクがある

社内SNSのデメリットは、情報漏洩のリスクがあることです。

不正アクセスの他にも、端末の紛失や盗難など、情報が外部に漏れてしまう危険性が考えられます。

セキュリティ対策が万全なシステムを利用することを大前提とし、社員の意識を向上させるなどの対策も必要だと言えるでしょう。

細かなニュアンスを伝えにくい

細かなニュアンスを伝えにくいことも、社内SNSのデメリットです。

社内SNSに限ったことではありませんが、文章でのやり取りには限界があり、伝えたいことと相手の解釈に違いが生じてしまうことがあります。
特にコミュニケーションが活発になる社内SNSの場合は、そのような状況に陥りやすいため注意が必要です。

文章だけでなく、音声通話やビデオ通話を併用するなど、適切に伝える努力が欠かせません。

仕事以外の話で盛り上がる場合がある

社内SNSには、仕事以外の話で盛り上がる場合があるというデメリットもあります。

社内コミュニケーションが簡単に取れることで、仕事とは関係のない話で盛り上がってしまうケースも少なくありません。

業務の効率化とは程遠い結果を招きかねないため、導入前にはルールを設定するなどの対策が必要です。

代表的な社内SNSサービス

Chatwork（チャットワーク）

Chatwork（チャットワーク）

Chatwork（チャットワーク）は、200,000社以上の導入実績を誇る社内SNSサービスです。

コミュニケーションを手軽にするチャット機能をはじめ、タスク管理やファイル共有、音声・ビデオ通話によって快適な業務環境を実現します。

モバイルにも対応しているため、外出先でも簡単にコミュニケーションをとれます。

Talknote（トークノート）

Talknote（トークノート）

Talknote（トークノート）は、メッセージとグループ、タスクの3つを軸に、シンプルかつ効率的なコミュニケーションを実現する社内SNSサービスです。

ファイル添付やメール連携、既読・未読、スタンプ機能など、コミュニケーションに役立つ機能が多数搭載されています。

従業員の利用状況から仕事に対する意欲低下や睡眠不足などを検知することも可能なため、離職防止対策としても効果的です。

Slack（スラック）

Slack（スラック）

Slack（スラック）は、シンプルなコミュニケーションによって組織の生産性を上げる社内SNSサービスです。

チャンネルというコミュニケーション用の場所を使って、メッセージなどのやり取りを行います。

組織全体に公開されるパブリックチャンネルと、メンバーを限定できるプライベートチャンネルに分かれており、さらにチーム、プロジェクト、トピック別に分けることによって情報を整理できます。

相手がメッセージ入力中であるかが表示される機能もあり、どちらが発言する番なのかが一目でわかるため、ムダなやり取りを減らせます。

グループウェアと社内SNSの違いがわかる機能比較表

※グループウェアや社内SNSのサービスによって機能に違いがあるため、導入前には十分に確認しましょう。また、記事で紹介しているサービス内容や価格は記事執筆時点のものです。最新情報については各サービスサイトを確認してください。

まとめ

グループウェアと社内SNSには似ている部分が多くあります。けれども比べてみると、目的や機能、メリット・デメリットに、はっきりとした違いがあることがわかるでしょう。

導入目的がわかれば必要な機能も決まってくるため、まずは何のために導入するのかを明確にしてから、グループウェアと社内SNSのどちらがより自社の目的に合っているのかを見極めていくことが重要です。

スムーズな導入の実現のために、今回紹介した代表的なグループウェアや社内SNSサービスも参考にしてみてください。