2024年の年賀状はデジタルで！年賀メールの始め方や要チェックポイント、例文も紹介

顧客との変わらぬお付き合いと一層の発展を願う年賀状の発送は、ビジネスシーンで大切にしたい業務のひとつです。

しかし年賀状業務はハガキの購入や顧客リストの準備、文面の作成など、発送までに多くの作業が必要なため、年末の多忙な中での作業に頭を抱える担当者も少なくないでしょう。こうした背景もあり、最近は年賀状を郵送からメール配信に移行する企業が増えています。

そこで本記事では、年賀状をメールで配信するメリットや新年の挨拶メールの例文、配信システムの利用手順などについて紹介します。

目次

1. 年賀状をメールで配信するメリット
2. 新年の挨拶メール例文
3. 年賀メール配信でビジネス効果を高める3つのポイント
4. 年賀メールの種類と配信方法
5. 年賀メール配信システムを使う時の手順
6. 年年賀状は業務効率のよいメール配信システムで！

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年賀状をメールで配信するメリット

年賀状をメール配信に移行する企業が増加している理由として、紙資源保護の観点からハガキ使用の見直しが高まっていることや、テレワークの普及で年賀状を発送しても先方に届かない可能性が高いなどの理由が挙げられます。

これまで郵送していた年賀状をメール配信に切り替えることで、具体的にどのような効果が得られるのか見ていきましょう。

コストを削減できる

年賀状を郵送する場合、ハガキ代や印刷代などのコストがかかります。

同じ取引先に、担当営業・担当ディレクターなど、複数の担当者がいる場合は、人数分の年賀状を送付する必要があり、ハガキ代や印刷代がかさんでしまいがちです。メール配信に切り替えると、こうしたコストを削減することができます。

年賀状業務の負担を軽減できる

郵送での年賀状発送には、多くの作業が伴います。年賀状ハガキの購入や宛先や肩書確認も含めた送付先リストのとりまとめ、文面デザインや文言の選定、印刷会社との打ち合わせや請求書処理など、大変多くの業務があります。

担当者は年末休業などで実働日数が少ないうえ、通常業務と平行して年賀状業務を行うなど、負担が増えてしまうケースも少なくありません。メール配信では郵送業務で必要だった大半の業務を削減、軽減することが可能です。

出社でもテレワークでも問題なし。直接本人に届く

働き方の多様化で、テレワークも広く普及し、企業によっては出社の必要がないケースも見受けられます。毎日出社することが当たり前ではないため、年賀状を郵送しても受け取ってもらえない可能性も十分考えられるでしょう。

その点、メール配信なら場所を問わず年賀状を確認してもらえるため、相手の働き方を気にする必要がありません。

新年の挨拶メール例文

ここでは、顧客・取引先へ年賀メールを送る場合の例文を紹介します。

年賀メール：賀詞例

顧客や取引先、目上の人などへは、4文字の賀詞を使うのがよいとされています。

1文字や2文字の賀詞は祝福の意を簡潔に表せますが、文字が少ない分、敬意があまり込められていないと考えられがちです。

一方、4文字の賀詞はそれぞれの漢字に相手への敬意などが込められていることから、礼儀正しく、丁寧な印象を持ってもらうことができます。

年賀メール：挨拶文、添え書き例

顧客や取引先、付き合いの深さなどによって、最適な挨拶文を選びましょう。
1と2は、適宜組み合わせることができます。

顧客向け・挨拶文例

顧客向け・添え書き例

取引先向け・挨拶文

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年賀メール配信でビジネス効果を高める3つのポイント

取引先や顧客との新年最初の接点である年賀メールで、ビジネス効果を高めるポイントを紹介します。

One to One感を大切に

ハガキの場合と異なり、メールは第一に開封してもらうことが重要です。未開封を避けるためにも、件名に先方の名前を入力することをおすすめします。

本文では、先方に寄り添った身近に感じる内容を入れることで、メールでも手書きのようなOne to One感を醸成しましょう。

次のアクションにつながる仕組みを挿入する

新商品の案内やお知らせなどのリンクを年賀メール内に貼り、閲覧を促します。リンククリックの有無によって次のアプローチを変えるなど、年賀メールを営業施策に活用することができます。

通常のご挨拶も忘れずに

年頭の挨拶は礼儀にかなった内容を心がけましょう。先述の通り、取引先への賀詞は1文字や「賀正」などの2文字の賀詞は避け、「謹賀新年」など4文字のものを選ぶとよいでしょう。

「謹」「恭」という言葉は、相手に対する敬意を表します。挨拶文は関係性や付き合いの深度、取引先とのビジネス状況によって組み立てを考えましょう。

年賀メールの種類と配信方法

年賀メールには、ファイル形式の種類や配信方法の違いがあります。

年賀メールの種類

年賀メールには2種類のファイル形式があります。

テキストメール

テキストメールは、Windowsアウトルックなどメールアプリを利用し、文字入力だけでメール作成・送信をする方法です。テキストメールは、基本的に文字入力と送信だけのシンプルな作りなので、誰でも簡単に行えるというメリットがあります。

HTMLメール

Webサイトを作る際に用いられる言語のHTMLで作成されたメールです。テキストメールとの大きな違いは、ロゴや商品画像を挿入できることです。

画像を添付して商品やサービス訴求をしたいときに便利なほか、先方がメールを開封したかなどの追跡も可能です。

年賀メールの配信方法

年賀メールの配信方法には、手動とメール配信システムを使用する場合の2種類があります。

手動で配信

多数の宛先にメールを配信する場合、BCC機能がよく利用されます。BCC欄にメールアドレスを入力すると、TOやCC、BCCに入力された他の受信者にそのメールアドレスは表示されません。同じ内容を複数名に配信する際、誰に配信しているか隠したい場合に使われます。

なお、配信先が多い場合は手動で各種設定を行わなくてはならず、作業が煩雑になることがあります。誤入力が起こる可能性もあるため、慎重に行う必要があります。

メール配信システムを利用

メール配信システムは、様々な内容のメールを宛先により振り分け、予約した日時に送信したり、送信内容をデータ化するなどメール配信業務の効率化に特化したシステムです。

メール配信システムを導入すると、手動で行わなければならなかった内容別の一斉配信や、宛先ごとの振り分け配信などを自動で行うことができます。

配信先もデータ化しメール配信システムに取り込めば、取引先や顧客情報も連携可能です。

年賀メール配信システムを使う時の手順

メール配信システムを使用する際の手順は以下の通りです。

1. システムの導入

メール配信システムには様々なものがあります。システムを選ぶ際は、自社の年賀メール配信で必要な機能が搭戴されているか確認することが大切です。主に以下の点をチェックし、最適なシステムを選びましょう。

• 配信リスト（Excel/CSV）の一括取り込みは可能か
• リスト項目(お名前、会社名など)の埋め込み機能があるか
• リスト項目に応じた文章(パーツ)の差し替え機能があるか
• HTMLメールが簡単に作れるエディタ機能があるか
• 配信レポート機能があるか
• 高速配信に対応しているか
• サポートサービスは充実しているか

2. 配信リストの用意

配信リストを準備する場合、最低限必要なのは配信先の名前（企業名、宛先名）とメールアドレスです。

システムによっては、リストにある項目の一部を自動で差し替えできるものもあります。この場合は、店舗名や営業担当者を合わせ、オリジナルのメッセージを含めた年賀メールを、一斉に送ることが可能です。

3. メール原稿の作成

年賀メールに画像を添付したり文字色を変えたりする場合は、HTML形式で送る必要があります。HTMLの扱いに不慣れな場合は、メール配信システムのエディタ機能を活用すると、直観的な操作で自由に画像やテキストを並べて作ることが可能です。

システムでテンプレートが用意されていれば、さらに簡単に原稿を作成できるでしょう。

4. 配信設定と予約

配信設定と予約は、管理画面で簡単に行えます。配信設定を行う際は、事前にテストメール配信を行いましょう。レイアウト崩れや誤字脱字など、文面の不備が見つかれば修正し、あとは予約した配信日を待つだけです。

年賀状は業務効率のよいメール配信システムで！

多くの作業が必要な年賀状業務を効率的に進めるには、メール配信システムの導入が最適です。予約配信ができたり、内容を差し替えて宛先の振り分けができたりと、多くのメリットがあります。

システムをフルに活かす場合は、画像添付や文字フォントの変化を楽しめるHTML形式を利用すると、商品訴求などにも効果的です。メール配信システムを上手に活用して、手間なくビジネス効果も得られる年賀状を発信しましょう。

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担当者必見！年賀メール配信の始め方

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