知人との連絡手段としてLINEなどのメッセージアプリが普及しましたが、仕事関係の連絡はビジネスメールを利用している人も多いです。社会人として仕事をしていくなら、相手に失礼のないようにビジネスメールのマナーを身に付けておかなければいけません。

ここでは、しっかりと押さえておきたいビジネスメールのマナーについて解説します。合わせて例文も紹介するため、ビジネスメール作成の参考にしてみてください。

ビジネスメールの基本の型

ビジネスメールにはある程度決められた型があり、基本的にはその型を守ってメールを作成していきます。

まずは基本の型をチェックしておきましょう。

＜件名＞
＜宛名＞
＜あいさつ文＞
＜要件＞
＜結びの文＞
＜署名＞

メッセージアプリではあいさつ文と要件のみで会話できますが、ビジネスメールでは、最初に宛名、最後には必ず結びの文や署名が必要です。

宛名や署名がなくてもメールは送れますが、ビジネスでのマナーとして社会人ならしっかり型を押さえておかなければいけません。

件名の書き方

ビジネスメールでは件名をわかりやすく・簡潔に書く必要があります。
ただし「こんにちは」などという件名では何のメールかわかりづらく、重要度が低いと見なされて見落とされてしまうかもしれません。

件名だけでメールの内容がわかるのが理想です。

「【株式会社○○】資料送付のお知らせ」
「○月○日開催予定イベント××の打ち合わせ」

また、開封率を上げるために【至急】【要返信】【重要】などを使うこともできます。

「【至急】請求書の送付につきまして」

ただ、【至急】などを多様しすぎると相手の迷惑になってしまうことも。本当に急ぎの要件や大切な要件のときにのみ利用しましょう。

返信のときは件名を変える？

受け取ったメールに返信するとき、件名を変えるかどうかも迷いどころ。返信する際には、件名の頭に自動的に「Re:」がつきますが、これを削除するべきかどうか悩む人も多いでしょう。

この「Re:」に関しては、必ずしも削除する必要はありません。「Re:」はこのメールが返信であることを示し、メール一覧で目に付きやすいというメリットがあります。

「Re:○月○日開催予定イベント××の打ち合わせ」（Re:のついた件名はいじらないで送信）

ただし「Re:Re:Re:…」と長く続いたら削除して読みやすくしたり、メールの内容が大幅に変わった場合には件名を変えるなど、そのときの状況に応じて対応しましょう。

宛名の書き方

このメールが誰に向けて送信されたのか明確にするために、メール本文の頭には宛名を入れるようにします。

宛名には次の項目を入れるようにしましょう。

  • 会社名
  • 部署名
  • 役職、肩書き
  • 部署名
  • 敬称

また、敬称の使い分けにも注意しましょう。基本的には個人なら「様」、会社なら「御中」です。

「株式会社○○　○○部
マネージャー　山田 太郎 様」
「株式会社○○　御中」

敬称の使い分けが不安な人は、使い分け方も合わせて確認しておきましょう。

参考：
意外に知らない？「御中」「様」「各位」の使い分け

TO、CC、BCCについて

ビジネスメールには受信者をTO、CC、BCCの3つにわけられます。

TO：そのメールのメインの宛先で、返信する本人
CC：情報共有用として関係者にも一緒に送信する。受信者は全員が誰が受信したかがみられるが、返信はTOが行うため原則返信はしない
BCC：他の受信者のアドレスが見えないようにする送信方法

TOは必須ですが、CCは複数人にも情報共有や参考のために見てほしい際に利用します。BCCは一斉送信などの際に使われることが多く、他人のアドレスが見えると個人情報の漏洩になるため、アドレスを見せたくない場合に有効です。

あいさつ文の書き方

ビジネスメールのあいさつ文では、「あいさつ」と「名乗り」を書くのが基本です。

「いつもお世話になっております。株式会社○○の山田です。」

たとえメールの最後に署名があっても、最初に名乗ることが大切です。

しかし、短時間でメールのやり取りが繰り返される場合には、円滑なコミュニケーションを取るため名乗りを省略することもできます。その際は、すぐに要件に入った方が自然なメールとなります。

「ご返信ありがとうございます。
○○の件ですが〜」

要件を書くときのポイント

要件を書くときは、内容を簡潔にまとめて、わかりやすく書くようにしましょう。前置きは短く、できるだけ不要な文章や表現は削っていくことが大切です。ただし、相手に失礼のないように敬語、尊敬語、謙譲語はしっかりと使いましょう。

「このたび、御社のホームページを拝見し、 
掲載されている○○○につきまして、当社で導入を検討しております。 
お忙しいなか大変恐縮ですが、 資料を以下の住所までお送りいただけますでしょうか。」

「○月○日付けでご送付いたしました××のファイルに関しまして 
一部表記に誤りがございました。 
大変申し訳ございません。 
つきましては、修正したファイルを再送させていただきます。 
ご査収くださいますようお願い申し上げます。」

要件もなるべく敬語や敬称のミスがないように注意しましょう。

催促メールの注意点

催促メールでは、焦りからかつい相手に失礼な物言いになってしまうことがあります。「まだですか？」「いつになりますか？」という言い方ではなく、次のように丁寧に書きましょう。

「○月○日にお願いしておりました○○につきまして、 その後の進捗はいかがでしょうか。 
当資料が必要となる会議が今週金曜日と迫っているため、 本日15時までにご送付をお願いできますでしょうか。 」

期日を決めておくことで、相手からの返信率も上がります。

結びの文の書き方

結びの文は「これでメールの内容は以上です」ということを伝える役割があります。
あまり長文を書く必要はなく、基本の型を複数覚えておくと、状況に応じてスムーズにメールを締めることができます。

「今後とも、よろしくお願いいたします。」
「また、ご不明点がありましたらご連絡ください。
よろしくお願いいたします。」
「お忙しいなか大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。」
「どうか今後とも変わらぬご愛顧のほどよろしくお願いいたします。」

署名の書き方

メール最後には、会社名は自分の名前などの署名をしっかりと記載しておきましょう。署名は基本のビジネスメールマナーであり、相手がどこに連絡すれば良いのかひと目で見つけるための名刺のようなものです。

署名には、シチュエーションに合わせて次の項目を入れると良いでしょう。

  • 会社名
  • 部署名
  • 担当者の肩書き
  • 担当者名
  • 住所
  • 電話番号
  • FAX番号
  • メールアドレス
  • Webサイト等のURL
  • お知らせ

署名はテンプレートを用意して、メールの設定や辞書登録などですぐに呼び出せるようにしておくと便利です。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 
株式会社○○○○
───────────────────────────
○○部 山田 太郎
〒000-0000 東京都○○区1-2-3
TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
Email: yamada＠example.com 
URL: http://example.com/
───────────────────────────
☆お知らせ☆
○月○日より新発売商品「○○」！
詳しくはこちらをご覧ください。
→http://example.com/
 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

▼合わせてチェック▼
【2019年版】コピペOK！ビジネスメールの署名テンプレートまとめ

メール送信時の注意点

完成したメールはすぐに送るのではなく、何度か読み直してしっかりチェックしておきましょう。

  • 漢字や表記のミスないか
  • 誤字や脱字はないか
  • 敬称や敬語などのミスないか
  • くどい言い回しやわかりにくい説明はないか
  • CCやBCCにミスはないか

メールとはいえ、ミスがあると目立ち、悪い印象を与えてしまうこともあります。

添付ファイルの注意点

ビジネスメールでは資料として添付ファイルを送信する機会も多くあります。ただし、添付ファイルを送信するときにもいくつか注意しなければいけません。

容量が大きいファイルの場合、相手のメール環境によっては開けないことも。zip形式に圧縮したり、ファイル転送サービスを利用するなど工夫をしましょう。

また、書き換えてほしくない大切な書類はPDFで添付するのが基本です。
WordやExcelなど、書き換え可能なデータのまま添付している場合はPDFに変換しておきます。

ビジネスメールのマナーを身に付けよう

ビジネスメールは難しいというイメージがあるかもしれませんが、ほとんどのメールは型の通りに送られています。そのため、基本の型や書き方などを押さえておけば難しいことはありません。

相手に失礼のないように、そして自社のブランドイメージを下げないためにも、ビジネスメールマナーは身に付けておきましょう。