
例文つき!押さえておきたいビジネスメールマナー
知人との連絡手段としてLINEなどのメッセージアプリが普及しましたが、仕事関係の連絡はビジネスメールを利用している人も多いです。社会人として仕事をしていくなら、相手に失礼のないようにビジネスメールのマナーを身に付けておかなければいけません。
ここでは、しっかりと押さえておきたいビジネスメールのマナーについて解説します。合わせて例文も紹介するため、ビジネスメール作成の参考にしてみてください。
ビジネスメールの基本の型
ビジネスメールにはある程度決められた型があり、基本的にはその型を守ってメールを作成していきます。
まずは基本の型をチェックしておきましょう。
<件名>
<宛名>
<あいさつ文>
<要件>
<結びの文>
<署名>
メッセージアプリではあいさつ文と要件のみで会話できますが、ビジネスメールでは、最初に宛名、最後には必ず結びの文や署名が必要です。
宛名や署名がなくてもメールは送れますが、ビジネスでのマナーとして社会人ならしっかり型を押さえておかなければいけません。
件名の書き方
ビジネスメールでは件名をわかりやすく・簡潔に書く必要があります。
ただし「こんにちは」などという件名では何のメールかわかりづらく、重要度が低いと見なされて見落とされてしまうかもしれません。
件名だけでメールの内容がわかるのが理想です。
「【株式会社○○】資料送付のお知らせ」
「○月○日開催予定イベント××の打ち合わせ」
また、開封率を上げるために【至急】【要返信】【重要】などを使うこともできます。
「【至急】請求書の送付につきまして」
ただ、【至急】などを多様しすぎると相手の迷惑になってしまうことも。本当に急ぎの要件や大切な要件のときにのみ利用しましょう。
返信のときは件名を変える?
受け取ったメールに返信するとき、件名を変えるかどうかも迷いどころ。返信する際には、件名の頭に自動的に「Re:」がつきますが、これを削除するべきかどうか悩む人も多いでしょう。
この「Re:」に関しては、必ずしも削除する必要はありません。「Re:」はこのメールが返信であることを示し、メール一覧で目に付きやすいというメリットがあります。
「Re:○月○日開催予定イベント××の打ち合わせ」(Re:のついた件名はいじらないで送信)
ただし「Re:Re:Re:…」と長く続いたら削除して読みやすくしたり、メールの内容が大幅に変わった場合には件名を変えるなど、そのときの状況に応じて対応しましょう。
宛名の書き方
このメールが誰に向けて送信されたのか明確にするために、メール本文の頭には宛名を入れるようにします。
宛名には次の項目を入れるようにしましょう。
- 会社名
- 部署名
- 役職、肩書き
- 部署名
- 敬称
また、敬称の使い分けにも注意しましょう。基本的には個人なら「様」、会社なら「御中」です。
「株式会社○○ ○○部
マネージャー 山田 太郎 様」
「株式会社○○ 御中」
敬称の使い分けが不安な人は、使い分け方も合わせて確認しておきましょう。
- アプリ
- アプリとは、アプリケーション・ソフトの略で、もとはパソコンの(エクセル・ワード等)作業に必要なソフトウェア全般を指す言葉でした。 スマートフォンの普及により、スマートフォン上に表示されているアイコン(メール・ゲーム・カレンダー等)のことをアプリと呼ぶことが主流になりました。
- アプリ
- アプリとは、アプリケーション・ソフトの略で、もとはパソコンの(エクセル・ワード等)作業に必要なソフトウェア全般を指す言葉でした。 スマートフォンの普及により、スマートフォン上に表示されているアイコン(メール・ゲーム・カレンダー等)のことをアプリと呼ぶことが主流になりました。
- 開封率
- 開封率とは、ユーザーに対して一斉配信したメルマガを、どの程度の割合のユーザーが開封しているのかを表した指標です。主にメールマーケティングシステムに標準で搭載されている機能で、開封率を知ることで、過去のメールの開封率と比較し、メールのタイトルや配信する時間帯の改善点を見つける事が出来ます。
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