知人との連絡手段としてLINEなどのメッセージアプリが普及しましたが、仕事関係の連絡はビジネスメールを利用している人も多いです。社会人として仕事をしていくなら、相手に失礼のないようにビジネスメールのマナーを身に付けておかなければいけません。

ここでは、しっかりと押さえておきたいビジネスメールのマナーについて解説します。合わせて例文も紹介するため、ビジネスメール作成の参考にしてみてください。

ビジネスメールの基本の型

ビジネスメールにはある程度決められた型があり、基本的にはその型を守ってメールを作成していきます。

まずは基本の型をチェックしておきましょう。

＜件名＞
＜宛名＞
＜あいさつ文＞
＜要件＞
＜結びの文＞
＜署名＞

メッセージアプリではあいさつ文と要件のみで会話できますが、ビジネスメールでは、最初に宛名、最後には必ず結びの文や署名が必要です。

宛名や署名がなくてもメールは送れますが、ビジネスでのマナーとして社会人ならしっかり型を押さえておかなければいけません。

件名の書き方

ビジネスメールでは件名をわかりやすく・簡潔に書く必要があります。
ただし「こんにちは」などという件名では何のメールかわかりづらく、重要度が低いと見なされて見落とされてしまうかもしれません。

件名だけでメールの内容がわかるのが理想です。

「【株式会社○○】資料送付のお知らせ」
「○月○日開催予定イベント××の打ち合わせ」

また、開封率を上げるために【至急】【要返信】【重要】などを使うこともできます。

「【至急】請求書の送付につきまして」

ただ、【至急】などを多様しすぎると相手の迷惑になってしまうことも。本当に急ぎの要件や大切な要件のときにのみ利用しましょう。

返信のときは件名を変える？

受け取ったメールに返信するとき、件名を変えるかどうかも迷いどころ。返信する際には、件名の頭に自動的に「Re:」がつきますが、これを削除するべきかどうか悩む人も多いでしょう。

この「Re:」に関しては、必ずしも削除する必要はありません。「Re:」はこのメールが返信であることを示し、メール一覧で目に付きやすいというメリットがあります。

「Re:○月○日開催予定イベント××の打ち合わせ」（Re:のついた件名はいじらないで送信）

ただし「Re:Re:Re:…」と長く続いたら削除して読みやすくしたり、メールの内容が大幅に変わった場合には件名を変えるなど、そのときの状況に応じて対応しましょう。

宛名の書き方

このメールが誰に向けて送信されたのか明確にするために、メール本文の頭には宛名を入れるようにします。

宛名には次の項目を入れるようにしましょう。

  • 会社名
  • 部署名
  • 役職、肩書き
  • 部署名
  • 敬称

また、敬称の使い分けにも注意しましょう。基本的には個人なら「様」、会社なら「御中」です。

「株式会社○○　○○部
マネージャー　山田 太郎 様」
「株式会社○○　御中」

敬称の使い分けが不安な人は、使い分け方も合わせて確認しておきましょう。

参考：
意外に知らない？「御中」「様」「各位」の使い分け