リモートワークやWeb上でのやり取りが増えるのに伴い、仕事でGoogleドキュメントを利用する人も増加しています。文書作成ソフトの代表格であるWordと違うのは、クラウド上に文書を保存し、簡単にチーム内で共有したり、作成者以外が編集を加えたりできること。

今回はそんなGoogleドキュメントの基本的な使い方と、仕事や文書作成を効率化する裏ワザをご紹介します。

Googleドキュメントの基本的な使い方

Googleドキュメントを使うには、基本の機能を押さえておくことが大切です。まずは基本的な使い方を覚えておきましょう。

Googleドキュメントの作成

Googleドキュメントを利用するにはGoogleアカウントが必要です。アカウントを作成後、以下のページよりログインします。
Googleドキュメント

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ドキュメントを新規作成する場合、赤枠の「+」「空白」となっているドキュメントをクリックすることですぐに新規作成が始まります。

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過去に編集したことのあるドキュメントは、下の「最近使用したドキュメント」に並んでおり、クリックすれば編集ページに移動できます。

文字のスタイル、フォント、装飾

Googleドキュメントでは自由に文字を装飾して見やすい文書を作成することが可能です。

・文字のスタイル(タイトルや見出し)
・文字のフォント
・文字のサイズ
・太字
・斜体
・下線
・文字の色
・ハイライト(背景)の色
・文字にリンクを紐付け

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すべて上部メニューのアイコンから直感的に編集できます。視覚的にも読みやすいドキュメントを作成できるでしょう。

画像、表、図形などの挿入

文書作成では、より見やすくするために画像、表、図形などを挿入することもあるでしょう。Googleドキュメントでも簡単に挿入できます。

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「挿入」タブをクリックするとメニューが表示されます。

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画像はPCのフォルダからアップロードやURLからのアップロード、カメラを起動して撮影することも可能です。

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表は「○×○」とマス目を決めて挿入できます。

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図形描画は新たに作成したり、Googleドライブからの挿入が可能。

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グラフは事前の準備は必要なく、Googleドキュメントから作成して挿入できます。どの項目も直感的に操作できるほどシンプルなので、ぜひ触ってみてください。

チェック機能

作成した文書に誤字やスペルのミスはないか、意味は正しいか、文字数は過不足ないかなど、最終チェックすることも重要です。Googleドキュメントの各チェック機能を利用しましょう。

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Googleドキュメントのチェック機能は「ツール」タブにまとめられています。

スペルチェック

前後の文脈などから漢字、ローマ字スペルなどのミスを知らせてくれます。
改めてスペルチェックする必要はなく、文書作成中に誤字の部分に下線が引かれ、知らせてくれます。

文字カウント

文書全体の文字数をカウントします。
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一部の文字数だけを調べたい場合、該当の箇所をマークし「文字カウント」をクリックすると「該当箇所の文字数/全体の文字数」の形で表示されます。

データ検索

指定したキーワードGoogle検索を行って調べ物ができます。

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文書作成中でも検索しながら作成できるため、業務効率化が図れます。
また、「ツール」タブを利用せず調べたいキーワードを選択→右クリックでデータ検索機能が利用可能です。

辞書

難しい単語や知らない言葉が出てきたとき、辞書を使えば文書作成中でも意味を調べることができます。

チェック機能は便利なだけでなく、業務効率アップにもなるでしょう。

チームで共有

Googleドキュメントで作成した文書は、初期の段階では非公開となっており自分しか閲覧や編集ができません。そこで、チームでもドキュメントを共有してみましょう。

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チーム内で文書を共有する場合、右上の「共有」ボタンをクリック。

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入力欄にドキュメントを共有したいユーザーのメールアドレスを入力して送信することで、相手にドキュメントのURLが記載されたメールが届きます。

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また、共有範囲も重要です。右側のえんぴつマークをクリックすると3つの選択肢が出てきます。

編集者:そのドキュメントに自由に編集を加えることができます
コメント可:ドキュメントの編集はできませんが、コメントを加えることができます
閲覧者:編集もコメントもできず、ドキュメントの閲覧のみ許可されます

共有相手にどこまでの権限を与えるかを選択できるので、仕事にも役立つでしょう。

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URLとしてドキュメントを共有したい場合、右上の「共有可能なリンクを取得」をクリックします。この画面でも共有範囲(権限付与の程度)が選べるので、選んだうえでリンクをコピーしましょう。

あとは相手にリンクを知らせるだけで、あなたの与えた権限内でドキュメントの閲覧や編集ができます。

ドキュメントのエクスポート

作成した文書をPDFやワードの拡張子である「doc」「docx」などに変更したい場合もあるでしょう。そんなときは、エクスポートも「ファイル」タブから利用できます。

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「ファイル」タブ、続いて「形式を指定してダウンロード」をクリックします。すると右側に変更したい形式のメニューが出てくるので、選んでクリックするとすぐさまダウンロードされます。

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また「ファイル」タブには印刷メニューもあります。ドキュメントをプリンターで印刷する際に利用しましょう。

Googleドキュメントで覚えておきたい裏ワザ

ある程度Googleドキュメントに慣れたら、業務効率化のために裏ワザも覚えて使ってみましょう。

テンプレートの利用

Googleドキュメントですぐに文書作成したいなら、テンプレートを利用してみるのがおすすめです。
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Googleドキュメントにログインしてすぐの画面に「テンプレートギャラリー」があるのでクリックしてみましょう。

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すると数十種類ものテンプレートが表示されます。履歴書や教育、パーソナル、そして仕事向けのテンプレートが揃っているので、ビジネスはもちろん、プライベートでの文書作成も可能です。

テンプレートの文言を変更したり、画像を差し替えたりするだけなので、簡単に見栄えの良い文書が作れるでしょう。

ドキュメントへのコメント追加

Googleドキュメントのコメント機能もチームで利用する際に役に立ちます。

・提案書に対する感想やアドバイスをしたいとき
・議事録に記載された真偽やミスの確認をするとき
・ドキュメントに自分の考えや意見を加えたいとき

など。直接ドキュメントを変更できない事情があるときなど、コメント機能からやり取りをすることができます。

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コメントの追加は「挿入」タブからできますが、「この部分にコメントしたい」と細かく付箋的な使い方をしたい場合は、該当の箇所を選択してコメントが追加できます。
該当箇所を選択すると右側に「+」のアイコンが出てくるのでクリックするのが最も簡単な方法です。

コメントが追加された箇所は黄色いマーカー線が引かれるため、文書作成者もすぐに気付けるでしょう。

編集の提案

コメントとは違い、直接ドキュメントを編集したいとき、編集前の状態も合わせて残しておきたいときがあるでしょう。その場合は「編集の提案」という機能がおすすめです。

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まずは編集したい箇所を選択して右クリックし、「編集内容を提案する」をクリックします。

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その状態で該当箇所を編集すると、上記画像のようになります。削除された箇所には緑で横線が引かれ、編集内容は緑の文字で記載された状態です。また、右側には編集内容の履歴が記録されます。

例えばライターに記事作成を依頼した際や、文書作成をさせた後の赤入れなどに利用できる機能です。

編集履歴の確認

Googleドキュメントは自動的に保存されるため、自分で保存ボタンを押す必要がありません。
そのため、以前書いた文章を間違えて消してしまったときなどに困ることもあります。
また、自分がどこまで手を加えたのかという編集履歴を確認しておきたいときもあるでしょう。

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Googleドキュメントの上部に「変更内容をすべてドライブに保存しました」とあるのでクリックしてみましょう。

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ここから編集履歴を確認することができます。右側には編集履歴の時間や編集者の名前が並んでいるので、履歴をクリックすると、その時間帯に保存されたドキュメントが確認可能です。

さらに、過去の編集履歴を復元することもできるので、いざというときに使えるように覚えておきたいツールです。

ドキュメントをフォルダ分けするには

ドキュメントで作成した文書が増えると、過去に作成したドキュメントを探すのにも手間がかかります。そこで、プロジェクトや分野ごとにフォルダ分けしたいと考える人もいるでしょう。

ドキュメントをフォルダ分けするには、Googleドライブを利用する必要があります。Googleドキュメントもドライブに保存されている状態なのです。

Googleドライブ

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Googleドライブを開いたら左上の「+新規」をクリックし、フォルダ作成を選択。フォルダ名を入力して「作成」をクリックするだけで、簡単に空のフォルダが出来上がります。

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作成したフォルダはわかりやすい位置に表示されます。あとはフォルダの中にGoogleドキュメントのファイルをドラッグ&ドロップで移動するだけで、簡単にフォルダ分けすることが可能です。

増えすぎたドキュメントを整理したいときには、Googleドライブも合わせて使ってみましょう。

Googleドキュメントを使いこなそう

Googleドキュメントには文書作成において過不足のない機能が備わっています。
オンラインで利用できるので職場でも家でもファイルが開け、他の人とも共有できるのもポイントです。
Googleドキュメントを使いこなして、日々の業務効率化を図りましょう。