Google（グーグル）ドキュメントの基本的な使い方と裏ワザ、Word（ワード）との違い

声を文字に。Google（グーグル）ドキュメントで音声入力を使う

Google ドキュメントには音声を認識して文字を書き起こしてくれる機能があります。

メニューの「ツール」＞「音声入力」をクリックすると、ドキュメントの左側にマイクのアイコンが表示されます。

マイクをクリックする赤くなり、音声を拾える状態になります。ドキュメント上に自動で文字が表示されますので、会議の議事録やインタビューなどに利用すると業務効率化ができるでしょう。

チェック機能でスペルミスや文字数を確認する

作成した文書に誤字やスペルのミスはないか、意味は正しいか、文字数は過不足ないかなど、最終チェックすることも重要です。Googleドキュメントの各チェック機能を利用すれば、便利なだけでなく、業務効率アップにもなるでしょう。

Googleドキュメントのチェック機能は「ツール」タブにまとめられています。

スペルチェック

前後の文脈などから漢字、ローマ字スペルなどのミスを知らせてくれます。改めてスペルチェックする必要はなく、文書作成中に誤字の部分に下線が引かれます。

文字カウント

文書全体の文字数をカウントします。

一部の文字数だけを調べたい場合、該当の箇所をマークし「文字カウント」をクリックすると「該当箇所の文字数/全体の文字数」の形で表示されます。

データ検索

指定したキーワードでGoogle検索を行って調べ物ができます。

文書作成中でも検索しながら作成できるため、業務効率化が図れます。
また、「ツール」タブを利用せず調べたいキーワードを選択→右クリックでデータ検索機能が利用可能です。

辞書

難しい単語や知らない言葉が出てきたとき、辞書を使えば文書作成中でも意味を調べることができます。

チームで共有

Googleドキュメントで作成した文書は、初期の段階では非公開となっており自分しか閲覧や編集ができません。そこで、チームでもドキュメントを共有してみましょう。

チーム内で文書を共有する場合、右上の「共有」ボタンをクリック。

入力欄にドキュメントを共有したいユーザーのメールアドレスを入力して送信することで、相手にドキュメントのURLが記載されたメールが届きます。

また、共有範囲も重要です。右側のえんぴつマークをクリックすると3つの選択肢が出てきます。

編集者：そのドキュメントに自由に編集を加えることができます
コメント可：ドキュメントの編集はできませんが、コメントを加えることができます
閲覧者：編集もコメントもできず、ドキュメントの閲覧のみ許可されます

共有相手にどこまでの権限を与えるかを選択できるので、仕事にも役立つでしょう。

URLとしてドキュメントを共有したい場合、右上の「共有可能なリンクを取得」をクリックします。この画面でも共有範囲（権限付与の程度）が選べるので、選んだうえでリンクをコピーしましょう。

あとは相手にリンクを知らせるだけで、あなたの与えた権限内でドキュメントの閲覧や編集ができます。

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