Excel管理に疲弊しているWebディレクターのためのGoogleスプレッドシート活用指南

更新日: 2018年01月31日

課題管理表として使う

GoogleスプレッドシートはExcelと同じようにフィルター機能も付いています。Excelでいう条件付き書式を設定して選択式の項目を用意すれば、行ごとのタスクをステータス管理することができます。

項目の例としては、担当者・完了予定日・作業カテゴリ・進捗度、等が考えられます。作り方は簡単で、メニューの「データ」→「検証」→条件「リストを直接指定」で、カンマで区切ってテキストを入力すれば、それが選択項目になります。集計・分析時にはフィルターをかけながら確認・分析してみてください。

スケジュール管理表として使う

キャプチャ②.PNG

Excelと同じ操作感で扱うことができるツールなので、当然のようにガントチャートを作って管理することもできます。便利なのが「Project Sheet project planning」というアドオンです。

直近の週から簡単にガントチャートを作成してくれます。先にご紹介したように、「共有」ボタンから閲覧権限のみメンバーにURL共有すれば、全体進捗を共有しながら管理を行うことができます。コメント権限を付与してその日の進捗をセルにコメントしてもらうのも良いでしょう。

レポートとして使う（GoogleAnalyticsアドオン）

Google_スプレッドシートadon.png

先ほどお話したGoogleAnalyticsのアドオンです。なんといっても、見たいレポートをWeb上に自動で作ってくれる際に便利。ただ、日本語対応がされていないので、英語に抵抗のある方は若干取り組みづらいかもしれません。

アドオンをインストールしたらアドオンメニューから「Google Analytics」→「Create New Report」とすると、レポートを設定するためのウィザードが画面右に表示されます。入力欄右にあるReferenceを見ながらDimentionsやMetricsを設定し、Create Reportすればレポート元を作ることができます。

それができたらアドオンメニューからRun Reportsをすることで、別sheetにレポートを瞬時に取得・作成。アドオンメニューからSchedule Reportsを設定すれば、決められた時間に自動更新してレポートを更新。

例えば、朝一番に設定しておけば、最新の数値を毎朝確認することができるわけです。グラフや関数もあらかじめ出力後sheetに設定しておけば、わかりやすいレポートを毎日自動に更新してくれます。