ビジネスシーンにおいても、プライベートにおいても、他人となにか行動をともにする際にスケジュール調整が必要となる場面は多々あります。メッセージのやり取りで簡単にスケジュール調整できる場合はそれでも構いませんが、参加人数が多くなればなるほどメッセージ上で調整するのは難しく、ミスが起きやすい原因となります。

今回は、無料で使用できるスケジュール調整ツールをご紹介します。あわせて、円滑なスケジュール調整のために最低限知っておきたいコツもご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

無料で使えるスケジュール調整ツール

1.LINEスケジュール

LINEスケジュール.png
コミュニケーションツールの定番、LINEが提供しているスケジュール調整ツールです。
LINEの友だちやグループメンバーと、簡単にスケジュール調整を行うことができます。

使い方は非常に簡単で、イベント名・概要・候補日を入力してイベントを作成し、送信したい人に作成したイベントを送信するだけです。◯・△・☓の3つのいずれかを選択するだけで回答可能で、何度でも回答を変更することもできるので、参加者も手軽に利用できる点もポイント。

参加率の高い候補日はハイライトされるので、ひとめで都合の良い日程を把握でき、そのまま決定日をLINEで連絡することも可能です。

2.調整さん

調整さん.png
https://chouseisan.com/

スケジュール調整ツールの定番サービスです。Webサービスですので、ユーザー登録やアプリのインストールなどは必要なく、幹事・参加者ともに簡単に使用することができます。アプリも提供されているので、Webではなくアプリの方が使いやすいという方にもオススメです。

使い方は簡単で、イベント名・イベントの概要・候補日を入力してイベントを作成するだけ。これでイベントのスケジュール調整ページが作成されるので、参加者にURLを送信して回答を待ちましょう。30秒でつくれる!というキャッチフレーズ通り、誰でも簡単に使いこなせるオススメツールのひとつです。

3.トントン

トントン.png
http://tonton.amaneku.com/

こちらも、スケジュール調整ツールの定番サービスです。「調整さん」と同様にWebサービスですので、ユーザー登録やアプリのインストールなどは必要ありません。

使い方も非常に簡単で、イベントの基本情報・候補日・候補時間を指定するだけ。これでスケジュール調整ページが作成されるので、参加者にURLを送信して回答を待ちましょう。参加者から回答があると、カレンダー上で視覚的に予約を把握することができるのでひとめで日程を決めることができる点もオススメです。

4.調整丸

調整丸.png
https://chosei.gnavi.co.jp/

ぐるなびが提供しているスケジュール調整ツールです。スケジュールの調整はもちろん、ぐるなびの情報を使用してそのままお店を決定することができます。

イベント名・候補日などを入力してスケジュール調整ページを作成し、発行されたURLを参加者に送信すれば完了です。スケジュール調整ページでは、候補日以外にも候補のお店を登録して参加者にアンケートを取ることもできるので、お店選びが苦手な幹事の方でもあまり負担が大きくなりません。

同じくぐるなびが提供している「スーパーらくらく幹事さん」へ登録すると、条件を設定すると満たしたお店から情報が届く、というサービスも利用できます。お店の候補を決めることも難しい、という方にはそちらもオススメです。

5.SYUUGO

SYUUGO.png
https://syuugo.com/

こちらは、スケジュール調整だけではなく参加者が集まりやすい場所やお店なども決めることができるスケジュール調整アプリです。イベントの開催場所がまったく決まっていない、参加者にとってアクセスがよい場所がわからないなどの場合には特にオススメです。

イベントを作成すると専用アドレスが発行されますので、発行されたURLを参加者に送信して回答を待ちます。同時に幹事専用ページも作成されますので、参加者の回答状況を簡単に確認することや他の幹事への共有も手軽に行えます。

参加者の集まりやすい場所がおおよそ決まれば、そのまま該当エリアでお店を決定してください。まだそれほど親しくないメンバーでの飲み会を行う場合などには、ぜひ使用してみてはいかがでしょうか。

6.時限調整

時限調整.png
http://www.zigenchosei.com/

こちらは、あらかじめ期間を指定してスケジュール調整を行うことができるツールです。ユーザー登録は必要ありません。

回答の制限時間を設定することで、時間をかえずにスピーディーに日程調整できます。万が一回答の制限時間を過ぎてからスケジュール調整ページへアクセスすると「時間切れ」のページが表示されます。

使い方はこちらも非常に簡単で、イベント名・候補日などを入力して作成されるスケジュール調整ページURLを参加者に送信するだけです。直近でイベントを行いたい、早急に予定を決定したいという場合にオススメです。

7.WhichDateWorks

WhichDateWorks.png
http://whichdateworks.com/Editor.aspx

こちらは、ここまでご紹介した6選とは異なり海外のスケジュール調整サービスです。もちろん無料で、ユーザー登録は必要ありません。

使い方も他サービスと同じように、イベント名・候補日を入力してスケジュール調整ページを作成し、発行されたURLを参加者に送信するだけです。英語表記されていますが、難しい英語は使用されていないので簡単に使いこなせます。

イベントによっては海外の方が参加されるケースもありますので、そのような場合にはこちらのサービスを使用すると親切です。

円滑なスケジュール調整のために知っておきたい3つのコツ

1.あらかじめ候補日を絞っておく

アンケートを取る前に、参加人数にもよりますがあらかじめ4〜5日ほど日程を絞っておくことがオススメです。ざっくりと「今月中」としてしまうと範囲が広すぎて参加者自信がなかなか決められない、スケジュール確認が面倒、候補日が分散しやすいなどの問題が発生します。

ここでポイントとなるのが、幹事や部長など参加しなければならない人が必ず参加できる日程を候補日としておく、ということです。日程が決まったものの、参加必須の人が参加できない日だったために再度調整し直す、という手間を省くことができます。

2.キャンセルの締切日を設定しておく

特に食事会やイベントなど、当日にキャンセルするとキャンセル料がかかる場合があります。当日になって多くのキャンセル料を幹事だけで負担する、ということにならないためにも、キャンセル連絡についてはあらかじめ設定しておくことが望ましいです。

例えば、3日前までにキャンセル連絡がない場合は参加費をいただきます、などです。会場がキャンセルに対してどのような対応をするのかを早い段階で確認しておくと、このようなお知らせも早めに行うことができます。

3.前日・当日のリマインド連絡

会議や食事会、イベントなど集まる日時の前にはリマインド連絡することが望ましいです。日時調整の段階では参加にしていたけれど忘れてしまっていた、というミスを防ぐことができるからです。

当日、集合時間の直前に連絡するのでも構いませんが、自分が慌てないためにも前日の夕方〜夜の連絡がオススメです。

まとめ

会議や打ち合わせなど確実に調整を行わなければならない場合はもちろん、飲み会などのイベントを行う際でもスケジュール調整は欠かせません。

今回ご紹介したツールは、どれも誰でも簡単に使用することができるものばかりです。どのようなイベントなのかを鑑みた上で、最適なツールを使用しつつ、あわせてご紹介した円滑なスケジュール調整を行うためのコツ3選も参考に、確実にスケジュール調整を行いましょう。

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