もはやオンラインストレージサービスの定番ともいえる存在になったGoogleドライブですが、十分に使いこなせていますでしょうか。

Googleドライブは多くの方がご存知のとおり、写真や書類など様々なファイルをオンライン上にアップロード・管理できるサービスです。データのバックアップを取ったり、スプレッドシートなどの機能がお馴染みですが、ほかにも多彩な機能が揃っています。

今回は、よりGoogleドライブを活用するための便利機能をたっぷりとご紹介します。

Googleドライブを活用して業務改善に役立ててみてはいかがでしょうか。
  

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Googleドライブの活用法まとめ

1. 複数デバイス・様々な環境からファイルにアクセス

複数デバイス・様々な環境からファイルにアクセス
https://itunes.apple.com/jp/app/google-doraibu/id507874739?mt=8
  
GoogleドライブではiOS端末、Android端末に向けて専用アプリを提供しています。

アプリを利用することで、アップロードしたコンテンツはPCだけではなく、スマートフォン、タブレットから、オフィスでも外出先からもアクセスできます。

環境、デバイスに関わらずファイルにアクセスできるというのは、オンラインストレージの大きなメリットではないでしょうか。どこへ行くにも外付けHDD、USBが欠かせないという方は、よく使うファイルをGoogleドライブに保管しておきましょう。

iOS版はこちら
Android版はこちら
  

2. ファイルの共有

ファイルの共有
  
Googleドライブ上の保存ファイルは、共有設定を行うことで自分以外の人にファイルを共有することができます。特定の相手のみに共有しますので、知らない人に情報が漏れたり、見られたりする心配はありません。

また、共有相手の権限が設定可能なため、編集まで許可するかどうかアクセスレベルを決めることができます。

誰かと常に最新のファイルを共有したい、数名で同じファイルを使いたいというときに活用すると便利です。
  

3. オンラインストレージ

オンラインストレージ
https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/using-drive/
  
Googleドライブといえば、無料で15GBまでオンラインストレージが持て、様々なファイル形式に対応しているのが魅力的です。主要なファイルを広くサポートしており、これ1つで写真、動画、文章ファイル……と手持ちのファイルの多くが保管できます。

Googleドライブの容量は、Gmail、Googleフォトとの共有となっているため、Googleドライブに保存したファイルだけでなくGmailのメール、添付ファイルも容量に含みます。

とはいえ、写真・動画は特定のサイズ以下に圧縮しGoogleフォトに保存すれば、容量には入らず無制限に保存が可能です。
  

4. 様々なファイルをプレビューするビューアーとして

様々なファイルをプレビューするビューアーとして
https://support.google.com/drive/answer/37603?hl=ja
  
様々なファイル形式に対応していますので、通常PCで開くことができないファイルを見ることが可能です。ビューアーを使いたい、という時に活用してみてください。

●サポートしているファイル形式

・アーカイブ ファイル(.ZIP、.RAR、tar、gzip)
・オーディオ形式(MP3、MPEG、WAV、.ogg)
・画像ファイル(.JPEG、.PNG、.GIF、.BMP)
・マークアップ、コード(.CSS、.HTML、.PHP、.C、.CPP、.H、.HPP、.JS)
・テキスト ファイル(.TXT)
・動画ファイル(WebM、.MPEG4、.3GPP、.MOV、.AVI、.MPEGPS、.WMV、.FLV、.ogg)
・Adobe ファイル

・Autodesk AutoCad(.DXF)
・Illustrator(.AI)
・Photoshop(.PSD)
・PDF(.PDF)
・PostScript(.EPS、.PS)
・Scalable Vector Graphics(.SVG)
・Tagged Image File Format(.TIFF) - RGB .TIFF 画像で最適
・TrueType(.TTF)
・Microsoft ファイル

・Excel(.XLS、.XLSX)
・PowerPoint(.PPT、.PPTX)
・Word(.DOC、.DOCX)
・XML Paper Specification(.XPS)

  

5. バックアップ場所として活用


  
Googleドライブのデータ同期、共有できるという利点を活かして、バックアップ場所として使うことも可能です。

PCとGoogleドライブを同期している状況で、誤ってPC側のファイルを削除してしまっても、Googleドライブの「ゴミ箱」から復元することができます。また、Googleドライブにはファイルの更新履歴が残るので、ファイルを上書きしても過去のバージョンを復元することが可能です。

万一のシステム障害、データ損失に備えて、重要なデータをバックアップしてみてはいかがでしょうか。
  

6. 表計算、スライドなどを資料作成

表計算、スライドなどを資料作成
https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/using-drive/
  
Googleドライブの大きな特徴は、表計算、スライド、文書ファイルといったものが作成できることです。ブラウザ上で作成し、作成したものはGoogleドライブに保存することができます。Excelが手元に無いという方はもちろん、書類を共有しながら作成したいという方にもオススメです。

Microsoft Officeのファイルとの互換性も高いため、ExcelブックなどをGoogleドライブに保存し、直接編集することもできます。
  

7. ドライブのファイルをGmailで送信

ドライブのファイルをGmailで送信
  
Googleドライブに保存したファイルは、Gmailから送信することができます。

実際には、ファイルそのものをメールに添付するのではなく、Googleドライブの保存ファイルにアクセスするためのURLがメールに記載されるという形です。メール受信者は、URL先にリンクしてファイルを受け取ることが可能です。

大きいファイルを送信する場合、メールサーバーの添付ファイル容量制限が気になりますが、Googleドライブを活用すれば大きなファイルも手軽に安心して送信可能です。
  

8. 画像から文字を抽出する

画像から文字を抽出する
  
文字認識機能(OCR)を使って、画像から文字を抽出することができます。例えば、書類をスキャンし、テキスト化しておきたいという時に便利です。

やり方は簡単で、画像をGoogleドライブのアプリに保存し、Googleドキュメントで開くだけです。ここでは、例として文字を記入したサンプル画像をアップロードしました。アップロード画像をGoogleドキュメントアプリで開くと、しばらく読み込み画面を表示し、読み込みが完了すると「元画像」と「テキスト化した文章」が出てきました。
  
gd8_2.png
  
今回のサンプル画像には、ひらがな・漢字・数字を使用していますが、誤字は無く、精度が高いことがわかります。
  

9. スキャン

スキャン
https://mobareco.jp/a71302/#sec03
  
Googleドライブアプリには「スキャン機能」が備わっており、スマートフォンで書類などを撮影し、Googleドライブに保管することができます。書類以外にも領収書、名刺、手紙、ショップカードなど様々なものを保存することが可能です。撮影後は、書類を見やすく自動補正してくれます。
  

10. 手軽に管理できる

手軽に管理出来る
  
クイックアクセス、高度なファイル検索機能を使えば、ファイルの管理がしやすくなります。Gmailでお馴染みのスター(目印)機能もあり、よく使うアイテムを目立たせることが可能です。

また、スマートフォンアプリからの管理もしやすくなっています。保管ファイルを閲覧できるのはもちろんですが、編集もでき、管理も容易です。
  

11. Windowsで自動的に同期

Windowsで自動的に同期
http://www.atmarkit.co.jp/ait/articles/1303/13/news105.html#windows
  
Windows PCの場合、クライアントソフトウェアをインストールし、Googleドライブと同期用のフォルダに保存すれば、オンラインストレージを意識することなくファイルの操作ができます。ファイルの種類に制限はありません。Googleドライブへのファイル保存、管理、操作が楽になりますので、Windowsユーザーはぜひ使ってみてください。
  

12. アプリを利用する

gd12.png
[https://support.google.com/drive/answer/2500820?hl=ja&ref_topic=14940](https://support.google.com/drive/answer/2500820?
hl=ja&ref_topic=14940):blank
  
Googleはもちろん、Google以外のサードパーティーが提供するGoogleドライブ対応アプリもありますので利用しましょう。アプリは、Chrome ウェブストアからダウンロードして使用することができます。Googleドライブをさらに便利に使いたい方は、どのようなものがあるか一度チェックしてみてください。
  

まとめ

いかがだったでしょうか。Googleドライブはとにかく機能が充実しており、様々な使い方ができるサービスですので、使い方次第で業務のあらゆる悩みを解決してくれます。

ご自身のファイル管理や作業効率アップだけではなく、データ共有機能やリアルタイム編集機能を使ってチーム、クライアント間での作業にも使えます。スマートフォンアプリを提供していますので、PCと併用するとさらにGoogleドライブが便利に使えます。

単なるファイル置き場になっているという方は、この機会にGoogleドライブの使い方を見直してみましょう。