iPhoneでブラウザを開き、情報をシェアしたり、URLや内容をメモしたりという作業を日常的に行っている方も多いでしょう。何気ない動作ですが、面倒に感じることは無いでしょうか?

例えば、ニュースのURLをメモ帳アプリにまとめたい場合、記事ごとにURLを「選択」→「コピー」→「ペースト」するようなiPhoneを手動で操作する場面です。

じつは、「Workflow」というアプリを使うことで、1タップで全ての工程を自動化できるようになります。Workflowは、Appleに買収されたことで注目を集めたiOS専用の作業効率化アプリです。

文章やURLのコピー&ペーストはもちろん、SNSのシェアURLの短縮など手動で行っていた動作を自動化できます。多機能でありながら無料で使うことができます。

今回、「Workflow」の解説と、ワークフロー事例をまとめましたので参考にしてみてください。

自動化iOSアプリ「Workflow」とは?

Workflowは、iOSアプリの動作を自動化できるアプリです。優れたデザイン、機能性を称える「Apple Design Awards 2015」に選ばれ、その後Appleに買収されたことでも話題になりました。

対応したアプリの「開く」「入力」「保存」「共有」など手動で行う1連の動作を好みの流れを作れます。例えば、「ブラウザでWebメディアの記事を開く」→「記事タイトルURLだけをコピー」→「メモアプリにペースト」という流れを自動で行います。

「ブラウザ」と「メモアプリ」など、複数のiOSアプリの機能を連携させることができるため、ユーザーの好みに合わせた「自作アプリが作れる」と考えると用途をイメージしやすいでしょう。

参考:
Workflow

「Workflow」でできること

Workflowが対応しているのは、「Safari」「メモ」「写真」「ミュージック」「カレンダー」「メール」「電話」「マップ」などiOS標準アプリが基本です。その他「Slack」や「Twitter」など外部アプリとの連携ができるのも特徴です。

基本的には対応したアプリに「URL取得」「QRコード生成」「撮影」「コピー&ペースト」「シェア」のような動作の組み合わせを「ワークフロー」と呼びます。指定したアプリをどのように動作させるかの組み合わせで無数の「ワークフロー」を作ることができるでしょう。

基本的な使い方を覚えれば、アプリと動作の組み合わせは自由なので「何を作りたいか」を決めるだけで簡単に作ることができます。次に、「Workflow」の基本的な使い方をご紹介します。

「Workflow」の使い方

1.「Create Workflow」から新規作成

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アプリを開く「ワークフロー」の一覧が表示されます。初めて使う場合、上記の画面は空になっています。新規ワークフローを作る場合、「Create Workflow」をタップしてみましょう。

すると、「Nomal(ホーム画面に設置)」「Today Widget(ウィジェットに設置)」「Action Extension(エクステンションに設置)」が表示されるので任意で選んでください。この記事では、使用頻度の高い「Nomal」を選択しました。

2.アプリ動作のタイプを確認する

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次に「Create Workflow」の画面を右方向にスワイプします。すると、「Actions」という画面に切り替わります。これは、対応したアプリと動作が一覧で表示される画面です。まずは、どのようなアプリと動作があるか確認してみましょう。

3.必要なアプリと動作を順番に並べて完成

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確認した一覧から、目的に合わせてアプリと動作を選び「Create Workflow」の画面へ追加します。今回は参考例として「URLを入力するとQRコードが生成し、カメラロールに保存する」という流れを作りました。

動かしたい流れにそって上から下へ向かって順番に並べていくだけで大丈夫です。「Ask for input(URLを入力)」→「Generate QR Code(QRコード化)」→「Save to Photo Album」と並べたら完成です。画面上部の「再生ボタンマーク」をタップすることで、動作テストが行えます。

「Ask for input」は任意の質問と入力ボックスを作れるため、その他のワークフローを作りたいときにも活用できます。

4.ホーム画面にアイコンを設置

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完成したワークフローをホーム画面に追加してみましょう。ワークフローの編集画面右上にある「ギアのマーク(設定)」をタップします。そして「Add to Home Screen」からホーム画面にアイコンを設置できます。

作成のポイント:「◯◯をしたら××になる」というシンプルな軸を決める

Workflowは、アイデアの数だけ様々な動作を自動化できるのが特徴です。一方で、複雑に感じやすく難しいと感じる方もいるでしょう。

ポイントとしては、いきなり複雑化させず、「◯◯をしたら××になる」のように動作のゴールをシンプルに決めることが大切です。今回は「URLを入力したらQRコードを生成」を軸にしました。最後の動作を「カメラロールへ保存」にしましたが、「メッセージとして送信」という応用もできます。

「Workflow」を使ったワークフロー作成事例3選

参考例として、簡単なワークフロー作成事例を3つご紹介します。2~3つの動作で完結するものなので、すぐに実践できるでしょう。また、下記で紹介するワークフローにその他の動作を追加することで、さらに複雑なワークフローを作ることもできます。

1.ホームページのタイトルとURLをクリップボードにコピー

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このワークフローは、「Safari」で閲覧しているホームページタイトルURLをメモアプリに保存する動作です。

任意の文字を入力できる「Text」に「Workflow Input|Name(タイトル)」「Workflow Input(URL)」を入力し「Copy to Clipboard(クリップボードにコピー)」するという流れです。

シェアボタンが無いホームページや、タイトルが取得できないページをコピーしたい場合に活用できるでしょう。最後の動作を「Tweet」にすることで、抽出したタイトルURLTwitterにそのまま投稿することもできます。

2.ホームページからPDFを生成し任意のアプリへ共有

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このワークフローは、「Safari」で閲覧しているホームページをPDF化し、SNSやメールで共有する動作です。

「Get Details of Safari Web Page」からページの要素を抽出し、「Make PDF」でPDF化します。最後にエクステンションから任意の共有先アプリを選べる「Shair」を設定します。「Shair」は複数のアプリから選択できるため汎用性が高いです。ぜひ覚えておきましょう。

3.Todoist(タスク管理アプリ)へ新規タスク追加

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このワークフローは、「Todoist」というタスク管理アプリへタスクを追加する動作です。

「Ask for Input」で、「今日の業務は?」というタスク入力ボックスを作ります。そして、「Add Todoist Item」を選び、「Content」に「Ask for Input」を指定すれば完成です。予め追加するプロジェクトと優先度を指定できるため、入力の手間が省けるでしょう。

Todoistだけでなく、iOS純正の「リマインダー」や「Trello」というタスク管理アプリでも同様のワークフローを作ることができます。

まとめ

「Workflow」は、対応しているアプリ「ブラウザ」「メモ帳」「写真」「マップ」「SNS」などと連携して「手動で行っていた動作」を自動化できます。

今回は、ブラウザとテキストを用いたシンプルなワークフローをご紹介しましたが、「マップ」で取得した情報を「メール」するような複雑なワークフローも自作できます。慣れないうちは、上述したシンプルなワークフローから実践してみましょう。

iPhoneアプリの動作で「面倒に感じる」場面があれば、ぜひWorkflowを活用してみてはいかがでしょうか?