グループウェアとは｜導入前に押さえたい基本情報とオススメツール15選

更新日: 2018年05月29日

ビジネススキル

社内の情報共有、業務効率化を目的に近年「グループウェア」の活用が広まっています。導入の必要性を感じている、実際に導入を検討しているという企業も多いのではないでしょうか。

しかし、グループウェアといっても様々なサービスが存在し、実際問題どれを選んだらいいか迷ってしまい……という方も多いのではないでしょうか。しかも、その中にも「そもそもグループウェアって何なの？」と詳細をよくわからずに上長から指示されたから、周囲から進められたから探しているという方もいらっしゃるはずです。

そこで今回は、グループウェアを導入する前に押さえておきたい基本情報とオススメのツールを15個まとめてご紹介します。

グループウェアの基礎知識と、現在どのようなサービスが存在するのかを知っていただけるはずです。導入検討されている方は、ぜひ参考にしてください。
　　

グループウェアとは？

グループウェアとは、社内での情報共有、コミュニケーションを目的としたツールです。

主な機能としては、社内SNS（ビジネスチャット等）・掲示板・ファイル共有・スケジュール管理・ワークフロー・勤怠管理といった機能があります。

グループウェアと一口にいっても種類は様々で、ツールによってはテレビ会議や施設予約機能などの特徴的な機能を備えているケースも存在します。

どの企業においても、グループウェアを導入する最大の目的は”業務効率をアップさせること”に重きを置くところが多いのが実情です。従来時間がかかっていたことや不便であったことを改善して、組織内部の共同作業をスムーズすることに役立っているという情報を結構耳にします。
　　

グループウェアと社内SNS（ビジネスチャット）の違いとは？

グループウェアに似たツールとして「社内SNS」がありますが、一体何が違うのでしょうか。

確かに、社内向けに用いるツールとして似たような印象がありますが、実際には備えている機能が大幅に異なります。例えば、グループウェアにはスケジュール・ToDo・掲示板・ワークフローといった機能がありますが、社内SNSにこれらの機能は備わっていません。一方、社内SNSには、メッセージ投稿・コミュニティといった機能が備わっていて、逆にそれらはグループウェアにはない機能でもあります。

グループウェアと社内SNSは、一見類似したサービスに捉えられがちですが、役割・目的が異なるものです。機能面が大きく異なりますので、活用する場面に応じて適したものを選択する必要があります。

参考：
社内のコミュニケーションツールとして活用できる！ビジネス向けSNS7選｜ferret
3つの実例を紹介！社内SNS・ビジネスチャットが業務効率を劇的に変える｜ferret
　　

グループウェアのメリット・デメリット

グループウェアを導入することでどのような問題を解決することができるでしょうか。

ここでは、グループウェアのメリット・デメリットを併せてご紹介します。
　　

グループウェアのメリット

複数人で業務を行っていると必ず生じるのが情報共有においての問題です。

例えば、会議をしようと思ったら誰かがメンバーのスケジュールをメールや電話で確認し、空いている日時を決めなければいけません。また、予定が急に変更になると改めてスケジュールを確認する必要も出てきます。

こうした場面、仮に、グループウェアを利用していれば、複数人で同時に情報を共有することができますのでスケジュール決定がスムーズです。ツールによってはレポート作成やワークフローなど様々な機能が備わっていますので、ビジネス上でのあらゆる業務を効率化することができるでしょう。

グループウェアを導入することで情報共有をスムーズにしたり、業務効率化も期待できます。
　　

グループウェアのデメリット

情報共有の円滑化など組織に様々なメリットをもたらすグループウェアですが、導入することでデメリットが生じることもあります。

例えば、情報共有が進み、多くの情報を入手・やり取りできるようになることで大切な情報を見逃したり、必要のない情報まで誤って共有してしまう可能性があります。

組織内で簡単に情報共有できてしまう分、情報の抜け・漏れにはしっかりと気を付けなければいけません。
　　

グループウェア導入において決め手となる3つのポイント

せっかくグループウェアを導入しても、適切に活用できていなければ意味がありません。

ここではグループウェアを導入する際のポイントをいくつかご紹介します。
　　

ポイント1. 導入形態をどうするか

グループウェアには、自社サーバにソフトをインストールする「オンプレミス型」とインターネット上のサーバを利用する「クラウド型」があります。それぞれ特徴、メリットなどが異なりますので、企業に適したものを選択する必要があります。
　　

ポイント2. コストバランスはどうか

グループウェアは便利なサービスではありますが、売上などを考えて本当に必要かどうか、またどれくらいの費用がかけられるか見極めなければいけません。

オンプレミス型の場合、一般的に初期費用が高額で簡単には導入できない場合もあるでしょう。また、導入時には低価格のサービスでも、必要なオプションを追加すると予想以上に高額になったりする可能性もあります。
　　

ポイント3. 必要な機能は揃っているか

一口にグループウェアといっても、提供している機能は様々です。導入後に「使いたい機能がない」「思っていたより不便」ということにならないためにも、自社に必要な機能をリストアップしてサービスを検討すべきです。
　　

グループウェアのオススメツール15選

オススメのツールを15個まとめてご紹介します。グループウェア導入の参考にしてみてください。
　　

1. Microsoft Office 365

Microsoft Office 365
https://www.office.com/?omkt=ja-jp

Microsoftが提供しているツールで、Word・Excelをはじめとした各種Officeソフトがオールインワンになっています。ビジネス上で使用頻度の高いOfficeソフトだけでなく、様々な便利機能を同時に使うことができます。
　　

2. G suite

G suite
https://gsuite.google.com/

GメールなどでもおなじみのGoogleが提供するグループウェアです。ビジネスに必要な交流・作成・アクセス・管理に関わる機能が1つのパッケージにまとまっています。

リアルタイムで同時編集できたり、クラウド上に全ての共有ファイルを保管することで、メンバー間での連携作業がグッとスムーズになること間違いなしです。ビジネス用に設計しているため、独自ドメインのメールアドレスが利用できたり、高度なセキュリティ設定も行うことができます。
　　

3. desknet's NEO

desknet's NEO
https://www.desknets.com/

現場主義にこだわって設計した、使いやすさがウリのグループウェアです。直感的なインターフェース・シンプルな操作・運用管理のしやすさで現場を支えます。

社内SNS、ワークフローを含む25のアプリケーションを提供しており、社内コミュニケーションの促進や業務効率化に役立ちます。AppSuiteでは、グループウェア「desknet's NEO」で動作するアプリを作成することができ、自社のビジネスシーンに適したアプリを追加することが可能です。
　　

4. i Qube

i Qube
http://www.iqube.net/

i Qubeは、10名まで無料でスタートできるクラウド型グループウェアです。社内ノウハウの蓄積を促進する15個の機能を備えており、社内情報ストックに関して定評があります。ノウハウを蓄積・共有する文化を生み出し、迅速に情報共有ができるようになります。
　　

5. WaWaOffice

http://www.wawaoffice.jp/

WaWaOfficeは、グループウェアを中心にワークフローや簡易データベース、営業日報管理などのオプションを提供しているサービスです。他社システムとの連携、独自カスタマイズなどのニーズにも応えることが可能です。

ポータル・スケジュール・ワークフロー・メッセージ……と必要な機能はひと通り揃っており、全社の情報を一元管理することができます。
　　

6. サイボウズGaroon

サイボウズGaroon
https://garoon.cybozu.co.jp/

10年連続シェアNo.1を獲得した実績を持つ大企業向けグループウェアで、4,400社がサイボウズGaroonを導入しています。（2017年10月27日確認時点）

画面表示を3ヶ国語に切り替えることができる機能や、マルチレポート機能、電話メモ、通知一覧などかゆいところに手が届く多彩な機能が備わっています。
　　

7. kintone

kintone
https://kintone.cybozu.com/jp/

kintoneは、自社に必要な業務アプリを直感的に作成することができるクラウドサービスです。日報・ワークフロー・タイムカードなどを含むサンプルアプリが100種類以上も揃っています。ビジネスシーンにあわせて好きなアプリを作ることができるのが便利な点です。
　　

8. ビジネスgoo

ビジネスgoo
https://business.goo.ne.jp/index.html

ビジネスgooは、簡単・高セキュリティでモバイルにも強いグループウェアです。スケジューラ・ファイル共有などのグループウェア機能をパソコン、スマートフォン、タブレットで利用でき、社員間のやり取りをスムーズにします。

普段使う機能は1つのポータル画面にまとまっており、迅速に情報チェックが可能です。表示画面のカスタマイズもできます。
　　

9. GroupSession

https://groupsession.jp/

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