セールス業務といえば、1人の担当者がテレアポから商談までを担うのが従来の手法でした。内勤から外勤まで広い範囲の業務を担うため、業務が属人的になりやすいという課題がありました。

そういったセールスの課題を解決すべく、近年企業で取り入れられているのがセールスの分業化です。内勤業務を担う「インサイドセールス」と外勤業務を行う「フィールドセールス」に分かれることで、業務の効率化と商談の精度を向上させることができます。

特に、インサイドセールスは、マーケターが獲得したリードを案件化し、フィールドセールスへ橋渡しを行う役割を担います。そのため成果と非常に密接な業務と言えるでしょう。

今回は、インサイドセールスが利用する情報の種類と、収集・管理の方法についてご紹介します。

インサイドセールスは情報の収集と管理が大切

インサイドセールスは、マーケターから受け取ったリードにナーチャリングを行い案件化してフィールドセールスに引き継ぐことが主な業務です。訪問等は行わず、電話やメールを用いてリードの課題やニーズをヒアリングしたり情報を提供するため、顧客の情報収集と管理が非常に大切です。

リードを獲得した時点の情報を元に新たな情報を集め、ナーチャリングを行います。マーケターとフィールドセールスと連携し、円滑に情報のやり取りを行うために、CRMやSFAやMAツールなどを用いて効率的に収集と管理を行う必要があります。

次に、インサイドセールスは具体的にどういった情報を収集し管理するのかを紹介します。

参考:
インサイドセールスとは? 目的・業務内容・スキルを知ろう! | カイロスのマーケティングブログ

インサイドセールスが収集・管理すべき情報とは

インサイドセールスが収集し管理すべき情報は、大きく4つに分類することができます。それが、「顧客情報」「顧客のプロファイル情報」「キーマン(決裁者)の情報」「商談履歴」です。

顧客情報

顧客情報とは主にリード獲得時点で入手できる情報です。自社ホームページの資料ダウンロードやメールマガジンへの登録、展示会やイベントでの名刺交換によって収集された情報です。具体的には、下記のような情報を収集し管理します。

  • 企業情報
  • 業種
  • 担当者の連絡先

顧客のプロファイル情報

顧客のプロファイル情報とは、ナーチャリングを行う上で必要になる情報の1つです。特定のリードに対して、どういったニーズや課題を持っているのか、予算など電話等でヒアリングを行います。

商談に繋がるリードかを判断する最初の基準です。一般的にセールス担当者が用いる「BANT条件」も顧客のプロファイル情報に含まれます。具体的には、以下のような情報を収集し管理します。

  • ニーズ
  • 課題
  • 予算
  • 現在利用している商材
  • キーマン(決裁者)

参考:
商談の確度を上げたいなら絶対に意識したい!テレアポで実践するべきフレームワーク「BANT」とは?|ferret [フェレット]

キーマン(決裁者)の情報

自社商材への見込みがあれば、次にキーマン(決裁者)に関する情報を収集します。特にBtoB商材の場合、商談の担当者と選定者、決裁者が異なることが殆どです。

そのため、商談ができるからといってそれがすぐに成約に繋がるとは言い切れません。キーマンに対するアプローチを行う必要があるため、下記のような、キーマンの具体的な情報を収集し管理します。

  • 部署
  • 組織上の役職や立ち位置
  • 個人の連絡先
  • 関連部署との関係性

商談履歴

商談履歴は、過去にフィールドセールスなどの担当者が該当するリードに対して商談を行った過去があるかどうかの情報を収集します。リードとの関係性構築や今後予定している商談へスムーズに連携するために重要な情報です。また、商談だけでなくイベントや展示会での接点や、部署問わず共通の知り合いがいるかどうかといった些細な情報も取りこぼさず収集しましょう。

  • 営業活動上の商談履歴
  • イベントや展示会などでの接点
  • 共通の知り合い

参考:
インサイドセールスの実務―売上を3倍に増やす驚異の営業支援システム | 沼澤 拓也 | Amazon

顧客情報を収集・管理する際に気をつけておくべきポイント

1.顧客管理に必要なツールは連携できる環境が整っているか

インサイドセールスが収集や管理する情報は、マーケターやフィールドセールスが所有している情報も含まれます。そのため、部署間での連携を効率的に行う必要があります。

そこで、マーケターが利用するCRMツール、フィールドセールスが利用するSFAツール、インサイドセールスがナーチャリングを行う上で利用するMAツールがそれぞれ円滑に連携できる環境が整っているかどうかを確認してみましょう。

2.CRMやSFA利用時、顧客情報の表記揺れに注意する

顧客情報をツールで管理する上で、見落としがちでありながら気をつけなければならないのが、顧客情報の表記揺れです。表記揺れが起こることで、ツールによっては“別の企業”として管理されてしまうことがあります。例えば、下記のような例が挙げられます。

【表記揺れの例】
株式会社ABC
(株)A B C(全角)
(株)ABC(半角)
株式会社エービーシー(カタカナ)

特に複数の部署を跨ぐように情報を管理する際、表記揺れがあると「所有している情報が見つからない」といったトラブルの原因になります。非常にアナログな注意点ですが、成果につなげるために気をつけなければなりません。

3.ツールへの情報の入力漏れはないか

名刺交換や口頭での雑談など、データとして記録されない情報を収集した際、ツールへ情報入力するのは担当者自身です。

入力漏れが発生することで、「必要な情報が揃っているにもかかわらず、再度ヒアリングを行ってしまう」のようなトラブルの原因になる可能性があります。そのため、リードとの直接的な接点を持つ機会があれば必ずデータとしてツールに入力することを心がけることが大切です。

参考:
顧客に「また会いたい」と思わせるマーケティング手法とは?-「インサイドセールス」導入3社が語るメリットと活用方法を大公開|ferret [フェレット]

まとめ

先にも述べたようにインサイドセールスはリードを成約に導くための重要な役割を担っています。

そして、自信が収集した情報だけでなく、マーケターとフィールドセールスが所有する情報を合わせて管理するため、効率的かつ精度の高い情報収集と管理を行うスキルが必要と言えるでしょう。

もし、自社でインサイドセールスの導入を検討しているのであれば、上記のポイントを踏まえて実践してみてはいかがでしょうか。