進捗状況に合わせた直観的なタスク管理ができるTrelloの登録と使い方

タスクを思い付いてから実行完了するまでは、アイデア発生から期限の設定、進捗管理まで一連の流れを辿ります。

しかしながら、複数あるタスクを一度に管理する場合、各進捗状況を即座に正しく把握することは簡単ではありません。そんな時に役に立つのが、カード形式のタスク管理ツール「Trello」です。

今回は、進捗状況に合わせた直観的なタスク管理ができるTrelloの登録と使い方についてご紹介します。
　　

目次

1. Trelloとは
   1. Trelloのプラン
2. Trelloの登録方法
3. Trelloの使い方
   1. 基本的な操作の流れ
   2. ボードの機能
   3. リスト機能
   4. カードの機能
   5. 基本機能の追加
   6. アプリの利用
   7. 拡張機能
4. まとめ

　　

Trelloとは

https://trello.com/home

タスク管理は一連の流れになっており、思い浮かんだタスクの記録、進捗管理、完了まで順を追って実行していきます。今行っているタスクの状態を確認し、完了までの予想を付けるためにも、Trelloならではの特徴は非常に便利です。

● Trelloの特徴

・付箋のようにタスクを1枚のカードとして管理する
・カードには担当者や期限、添付ファイルを付けられる
・進捗状況ごとに適切なボードに移動して現状把握できる
・スマートフォンと連携できる

　　

Trelloのプラン

Trelloには3つのプランが用意されており、無料版のほかにもビジネス利用に対応した有料版が充実しています。

https://trello.com/pricing
　　

Trelloの登録方法

TOPページ中央の「無料登録してはじめる」か、右上の「アカウントを作成」をクリックします。

必要事項を入力し、「アカウントを作成」をクリックします。Googleアカウントでもログイできます。

登録メールアドレス宛に確認メールが届くので、メールアドレス認証ボタンをクリックします。
　　

Trelloの使い方

基本的な操作の流れ

Trelloを利用すると、実施したいタスクを「ボード」にまとめ、進捗状況に合わせて適切なリストに移動させていくことで、現在どこまでタスクが進んでいるかを視覚的に確認できます。
　　

ボードの機能

「新しいボードを作成」をクリックします。

タイトルを付け、「作成」をクリックします。

画面左上の「ボードリスト」をクリックすると、作成済みのボード名を確認できます。
　　

リスト機能

ボードを進捗状況ごとにさらに細分化したものがリストです。現在取り組み中のタスクを進捗状況に応じて適切なリストへドラッグし、タスクの現状を把握します。
　　

ToDo

タスク完了のためにやるべきことは、「ToDo」に登録します。空欄に細分化した作業内容を入力して「追加」をクリックすれば、ToDoが追加されます。
　　

カードの機能

担当者の指定

作業内容を記した「カード」をクリックすると、詳細条件を設定できます。「メンバー」をクリックして特定の人物を指定すれば、その作業を行う担当者を割り当てられます。
　　

期限の設定

「期限」をクリックすると、カード記載の作業を完了する締め切り日時を指定できます。カレンダーから日付を選び、時間を指定して「保存」をクリックします。
　　

ファイル添付

画像や書類ファイルを添付するには「添付ファイル」をクリックします。ローカルコンピュータ、Trello、Googleドライブ、Dropbox、Box、OneDriveのいずれかを指定し、アップロードしたいファイルを選択して「添付」をクリックすればファイルが追加されます。
　　

アクティビティログ

「アクティビティログ」を開いてみると、その作業に対して誰がどのような対応を行ったのか、時系列で確認できます。
　　

コメント

「コメントを追加」欄にコメントを書き入れて保存すると、担当者に向けたメッセージを残せます。
　　

基本機能の追加

メンバー追加

「メンバー」をクリックすると、現在登録済みのメンバーが表示されます。追加したいメンバーを選択すれば追加が完了します。
　　

カードの追加

各リストの「カードを追加」をクリックすると、随時作業内容を追加できます。
　　

ボードの追加

画面左上の「ボードリスト」をクリックし、「新しいボードを作成」をクリックすると、別のタスクグループを作成できます。
　　

アプリの利用

スマートフォンアプリの設定

スマートフォンにTrelloアプリをインストールしたら、「ログイン」をタップしてログインします。

ログインできたら、ボード名をタップして開きます。
　　

担当者の指定

リスト内のカードを選択します。

「メンバー」をタップします。

登録済みメンバーから選択追加します。
　　

期限の設定

「期限」をタップします。

日時を指定して「完了」をタップすると、即座に反映されます。
　　

ファイル添付

画面右下のクリップマークをタップします。

いずれかの方法により、ファイルを追加します。
　　

進捗管理

画面を下に向かってずらしていくと、アクティビティログを確認できます。
　　

コメント

画面下部の空欄からコメントを書き入れます。
　　

拡張機能

PCでGoogle Chromeを利用し、GmailでTrelloに登録している場合は、便利な拡張機能を利用できます。

「Gmail-to-Trello」という拡張機能を入れると、メール投稿としてGmailからTrelloにタスクを追加できます。

このほか、タスクをエクセルファイルとして出力できる「Export for Trello」や、ウェブサイトのキャプチャ画像を撮りタスク登録できる「Snapshot for Trello」等があります。
　　

カレンダーとの連携

ボード画面右にあるボードメニューから「Power-Up」を選択し、「カレンダー」をクリックして有効化します。同期させるためのURLが表示されたらコピーしておきます。

Googleカレンダーを開き、「他のカレンダー」から「URLで追加」をクリックし、コピーしておいたTrelloの動機URLを登録すれば、連携が完了します。
　　

まとめ

タスク管理で最も難しいのは、今自分がどこまで作業を進めているか現状把握しにくい点にあります。いくつものタスクを抱えながら、仕事やプライベートでの行動を充実させていくためには、直観的にタスクの存在を確認し、進捗状況を自ら整理していけるTrelloは非常に便利なツールです。

個人のスケジュール管理はもちろん、ビジネスにおけるチーム作業を大変スムーズにしてくれるので、公私問わずTrelloを活用することで、常に自分のやるべきことを具体的に把握できる状態を維持していきましょう。