ビジネスチャット・社内SNSとは？選び方は？失敗しない5つのポイントとおすすめサービス！

SNSの普及に伴って、社内での連絡や報告などを社内SNSやビジネスチャットで行っているという企業が増えています。

しかしそれぞれの役割や機能を把握できておらず、期待していた導入効果が得られていないという方も多いのではないでしょうか？

そこで今回は、社内SNSとビジネスチャットの違いや、基本機能について、また、社内SNS・ビジネスチャット選びで失敗しないために押さえるべき5つのポイントと、おすすめのサービスについて紹介します。

「何がどう違うのかイマイチわからない」「機能について詳しく知りたい」「導入に失敗したくない」という方は、ぜひご覧ください。

社内SNS・ビジネスチャットの違い

社内SNSとは

社内SNSとは、会社の組織内で利用可能なコミュニケーションツールのことです。

在宅勤務や営業で外周りが多い社員とも、円滑にコミュニケーションを取ることができます。

主に、

・社内コミュニケーションの活性化を促し、社員同士の関係を深める
・情報共有を迅速に行い、業務効率化を図る

などを目的として活用されています。

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは、社内だけでなく社外とのコミュニケーションも可能なツールのことです。

個人向けのチャットツールよりも機能が豊富で、社内SNSよりセキュリティが高めです。

主な目的は社内SNSと同じですが、それに加えて

・社外とのコミュニケーションを円滑にして、成果につなげやすくする
・プロジェクト内容などの重要な情報をスムーズに共有する

などを目的として活用されることが多いです。

社内SNS・ビジネスチャットの基本機能

チャット機能

社内SNS・ビジネスチャットには、文字を使って情報交換やコミュニケーションを図れるチャット機能が搭載されています。

宛名や署名が必要なメールと違い、気軽にメッセージを送ることができます。

また、メッセージと一緒に絵文字やスタンプを使用することで、自分の感情をより相手に伝えやすくなります。

サービスによっては、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなどのモバイル端末からメッセージを送ることができ、場所を問わずリアルタイムでコミュニケーションを取ることができます。

グループ作成機能

社内SNS・ビジネスチャットにはグループ作成機能が搭載されており、メンバーを限定してチャットを行うことができます。

グループ作成機能を活用することで、グループ間での情報共有やスケジュールの調整などを円滑に進めることができます。

ビジネスチャットの場合は、プロジェクトなどに携わっている社外のユーザーもメンバーとして加えることが可能です。

ファイル共有機能

社内SNS・ビジネスチャットには、通常のチャット機能に加えてファイルを一緒に共有することができる、ファイル共有機能が搭載されています。

ExcelやWordなど様々な種類のファイルに対応しており、文書以外に画像や動画もアップロードできます。

ファイル共有機能によって、より多くの情報を相手に共有することが可能になりますが、取り扱う情報によっては「オンプレミス型」か「クラウド型」どちらを利用するかの判断が重要となります。

クラウド型の場合は、ソフトのインストールが不要なため比較的安価に利用できますが、インターネットを介したサービスのため、情報漏洩の危険性があります。

オンプレミス型の場合は、ソフトのインストールが必須で費用も多少かかりますが、すべて社内で操作できるためセキュリティ面でも安心です。

より高いセキュリティを求めている企業は、オンプレミス型を利用する方が良いでしょう。

その他の機能（Web会議・タスク管理など）

社内SNS・ビジネスチャットのその他の機能として、Web会議やタスク管理機能などがあります。

Web会議とは、遠隔地にいる社員とインターネットを介して音声・映像のやりとりを行える機能です。
インターネット回線があれば場所を問わずどこからでも接続することができます。

タスク管理は、依頼されたタスクの内容を各社員で管理できる機能です。

タスクの期限や進捗状況が一目で把握できるため、納期漏れを防ぐことができます。

社内SNS・ビジネスチャットの比較ポイント

1.導入コストは自社に見合っているか

社内SNS・ビジネスチャットを選ぶうえで最も重要なことは、導入コストが自社の予算に見合っているかどうかです。

セキュリティ性・利便性に優れ、導入効果が期待できるサービスでも、自社のコストを超えてしまうと導入が難しくなります。

無料プランのあるサービスも多くありますが、有料プランよりも利用できる機能が少ないなどのデメリットがあります。

機能が制限されても費用を抑えて利用したいという場合は無料プラン、導入コストの範囲内で機能性の高いサービスを利用したいという場合は有料プラン、というような選び方がおすすめです。

2.機能は充実しているか

社内SNS・ビジネスチャット選びでは、機能が充実しているかどうかも重要なポイントです。

先ほど述べたように、無料プランより有料プランの方が機能が多い傾向にありますが、それだけで決めるのは危険です。

社内SNS・ビジネスチャットの運用時に必要な機能が搭載されているかを確認したうえで、両プランの機能比較をすることをおすすめします。

3.柔軟性や拡張性に優れているか

柔軟性や拡張性に優れているかどうかも、社内SNS・ビジネスチャットを導入する際に見極めるべきポイントです。

業務形態が複雑な企業であれば様々な業務フローに対応できる柔軟性、長期的な利用を考えている企業であれば必要な機能をカスタマイズできる拡張性が必要とされます。

悩まないためにも、何のために導入するのか、今後どのように利用していきたいか、どのような効果を期待しているかを明確にしたうえで検討した方が良いでしょう。

4.セキュリティに不安はないか

セキュリティに不安がないかどうかも忘れてはいけません。

社内SNS・ビジネスチャットは、複数の社員が同時に情報を共有する場のため、セキュリティが甘いと知らぬ間に会社の情報が外部に漏洩してしまう可能性が高くなります。

情報漏洩のリスクを減らすためにも、セキュリティの高いサービスを選ぶようにしましょう。

5.使いやすさなどを試すことができるか

導入前に、お試し期間など使いやすさを試すことで、社内SNS・ビジネスチャット導入に失敗するリスクを減らすことができます。

自社に合いそうと思って導入したにも関わらず、実際に使ってみると「効果が出ない…」「思っていたサービスと違う…」と感じることも少なくありません。

無料トライアル期間を設けているサービスなら、導入前でも実際に使ってみることができるため、本当に自社に合っているかどうかを判断することができます。

ただし、サービスによっては「2週間〇〇円」というように料金が請求されるケースもあるため注意が必要です。

おすすめの社内SNS・ビジネスチャット

チャットワーク（ChatWork）

チャットワーク（ChatWork）は、17万社以上の導入実績を持つコミュニケーションツールです。

チャットやファイル共有機能に加えて、タスク管理やビデオ通話機能も搭載しています。

また、機能を制限することで情報漏洩を防ぐなど、セキュリティ面でも安心です。

ビジネスプランなら1ユーザーあたり500円（税抜）で利用することができます。

Slack(スラック)

Slack(スラック)は、ワークスペースを共有することで作業効率を向上させるビジネスチャットツールです。

部署やプロジェクトごとなど、目的ごとにチャンネルを作ってやり取りができるので、スムーズな社内コミュニケーションが実現できます。

他サービスやアプリとの連携機能も充実しており、非常に便利です。

LINE WORKS（ラインワークス）

LINE WORKSは、使い勝手バツグンの社内SNSツールです。

LINEの使いやすさや楽しさはそのままに、高精度のセキュリティ技術によってビジネスでも安心して利用できます。

チャット以外にも、メールやカレンダー、ドライブなど、ビジネス業務が効率化できる機能が多数搭載されています。

※USEN ICT Solutions社が提供している、LINE WORKSの導入支援サービスのご紹介です。

社内SNS・ビジネスチャット比較表

社内SNS・ビジネスチャットの機能比較をしてみよう

社内SNS・ビジネスチャットの導入は、社内コミュニケーションを活性化させ、他部署や外部との連携をより強固なものにし、企業のさらなる成長につなげる効果を期待することができます。

導入する際は、今回紹介した5つのポイントに注意しながら、サービスを比較・検討しましょう。