そもそもSFAとは何ができるツールなのか、ご存じない方も多いのではないでしょうか。

SFAとは「Sales Force Automation」の頭文字を取って作られた言葉で、営業活動や生産性の向上を支援するものです。

具体的には、主に営業活動を補助するために案件・顧客データを管理したり、商談の履歴や進捗を確認したり、名刺管理や日報報告を外出先でも行ったりということができます。

今回はそれらの機能をひとつずつ説明しながら、具体的にどんなSFAがあるのかを紹介していきます。

主要SFAに備わっている機能

案件管理機能

この機能は、営業が訪問した企業や問い合わせのあった顧客の状況を一括管理するためのものです。
営業のチャンスを逃さないためにも、案件の状況を把握しておくことは大切です。

案件ピックアップ

自社の抱える案件の状態を、カテゴリ別に分けて通知する機能です。
新規案件や受注案件、失注案件といったカテゴリ別に案件をまとめておくことで、営業の際にアプローチする方法を考える手がかりになります。

管理者も案件の状態を随時確認できるため、新規の受注精度や売上予測を立てる判断材料にもなるなど、様々な活用方法が考えられます。

案件放置アラート

案件の進捗が滞っているものを通知する機能です。
滞っている案件がわかることで、担当者だけでなく管理者もフォローすることが可能になります。
停滞の理由が提案不足であれば顧客要望の洗い出し、担当者のスケジュール的な理由であれば別の担当者に案件を回すという風に、情報を共有することでスムーズに対処することができます。

案件の長期放置は売上機会の損失以上に、企業としての信用を失墜させる原因もなるため、アラートを利用した早期発見が重要です。

商談管理機能

この機能は商談のスケジュールや内容の確認、顧客の担当者、企業情報などをまとめて管理するものです。
商談の内容を詳しく管理することで、商談の精度の向上や社員教育への活用といった、営業力を上げる材料としても利用できます。

商談情報の履歴確認

案件管理だけではわからない、「営業担当者がどんな商談を誰に行い、結果はどうなったのか、その先のスケジュールは決まったのか」というさらに詳しい内容を管理者が把握できる機能です。
すべての案件を都度詳細まで確認することは難しくても、失注となってしまった案件の原因や売上額の大きい案件の動向を見ることで、営業担当者への的確なフィードバックを増やすことができます。

商談進捗度管理

商談の進捗を管理する機能です。
進捗を詳細に管理すると放置案件が少なくなり、誰がどんな商談を進めているかが明確になります。

特に新規案件や受注額の大きな案件、得意先を新しい担当者に任せた場合など、進捗が気になる場面は様々にあるのではないでしょうか。
この機能ではそういった心配を解消することが可能になります。

また、現場としてもこの機能があることで手書きや文書で進捗を報告する必要がなくなり、工数削減に繋がる可能性があります。

競合他社商談報告

営業をする上で重要なことのひとつに、競合他社の動きを把握することがあります。
この機能は、競合他社の動きをデータ化し共有しておくことで、どの会社がどこに何社ほど面談や商談を行なっているかが把握できます。

こうした情報収集を行っておくと、競合他社の営業の傾向がわかります。
何十名、何百名もの営業担当者から報告を上げてもらうことでデータを集約し、営業方針や商品開発の参考にすることができます。

他社面談者確認

面談に関しては営業担当者が自分一人で行く場合と、他社メーカーの技術者や担当者を同行させる場合があります。
こうした記録を残しておけるのがこの機能です。
他社の同行者を共有しておくと、似た案件の商談やプレゼンテーションで困った際に、協力者として連絡を取ることができます。

顧客管理機能

顧客情報を管理する機能です。
顧客情報を管理しておくと、新しいサービスや製品の営業ルートを設定する際に便利になり、営業担当者が持つ顧客の支店や子会社をリンクさせて情報を表示することができます。

部門登録

顧客を登録する際に営業担当者が部門や支店などの情報を入力しておける機能です。
そうすると、自動的に同じグループ企業や子会社とリンクさせて情報を管理できます。

例えばA社のB支店とC支店に別の担当者がそれぞれ営業をしている場合、この機能を使っていないと管理の仕方次第では「A社B支店」と「A社C支店」が全く異なる顧客として登録されています。
しかし「A社」という括りで管理できていれば、売上もまとめて計算でき、「他の支店でも同じような案件が提案できるかもしれない」といった新たな機会に気づくこともできます。

名刺管理

名刺データを管理する機能です。
営業活動で頂くことの多い名刺も、企業として一括管理しておけば、ビジネスチャンスに繋がる可能性もあります。
名刺を個人がバラバラに持っているだけでは、すでにあるコネクションを共有できず、名刺自体を無くしてしまうリスクも考えられます。
名刺の情報を共有しておくことで、早期の商談をセッティングできる可能性や顔なじみの担当者と和やかな雰囲気で話せるなどの効果が期待できます。

名刺管理の方法には手入力以外に、スキャニングするだけでExcelやCSVファイルへの出力が可能な文字起こしをしてもらえるサービスもあります。

  

RFM分析/顧客ランク自動更新

RFMとは「Recency=最新購買日」「Frequency=購買頻度」「Monetary=累計購買金額」のことで、これらを総合的に分析し、顧客の重要度やランクを判定する機能です。
これを行うことでランクに応じた商談内容や担当者の選定、訪問時期などを計画的にセッティングすることができます。

行動管理機能

この機能では営業担当者が起こしたアプローチや顧客からのアクションを数値化し、管理することができます。数値が可視化されることで、営業担当者の業績管理や自社の行った施策の効果、売上などをリアルタイムで確認できるようになります。下記に、主にこの機能で管理できる項目を挙げておきます。

コール数:営業担当者が、対象となる企業や個人に電話した数

  • コンタクト数:コール数の中で、実際に通話ができた数
  • アポイント数:コンタクト数の中で、会う約束を取り付けることができた数
  • 訪問数:営業担当者が訪問できた回数
  • 受注数:受注できた数(や、その売上金額)
  • 解約数/クレーム数:サービスの解約やクレームの件数

予実管理機能

営業担当者個人の成績から部署内、同じ顧客に対する売上金額など、分類方法を変えながら様々なデータを見ることができます。予実管理をすることでノルマの達成率の確認や、目標の設定が簡単にできます。

予実分析

受注や売上をグラフなどで分析し、予算の達成状況や見込み売上を可視化します。予算の達成状況が芳しくない分野や改善の余地がある分野を見つける手がかりにもなります。

売上集計

営業担当者が個別に登録した売上を集計し、共有することができます。部内で正しい売上を共有することで、目標設定の裏付けや、モチベーションアップに効果があります。また、役員や上長への報告書の作成の際にも集計機能を活用すると、改めてデータをまとめる手間が省けます。

日報管理機能

営業担当者のルーチンワークとして日々提出することの多い日報。文書で個人が管理者に提出する形では管理が難しく、提出時点では問題点が見えてきません。日報管理機能を使うと、日報の情報が見やすく探しやすい情報として、入力後すぐ活用できるようになります。

スケジュール管理

自分のスケジュールを管理するだけではなく、そのスケジュールを管理者が確認することで営業担当者の動きがわかる機能です。
問い合わせの電話に対し、外出している担当者に代わって帰社時間を伝えるなどの対応も可能になります。

地図機能

地図上に様々な顧客情報を重ね合わせることで、訪問などの営業活動を効率よく行えるようになっています。

訪問計画の作成

地図機能で顧客の位置がわかるため、訪問ルートや時間の計画を立て、事前にスケジュールを組むことができます。
地図上の顧客情報には担当者名や電話番号も記載されているため、シームレスにアポを取ることも可能です。

活動報告の作成

どのエリアをどのように回り、どういった商談を行なったかという活動報告を、地図上の顧客情報をリンクさせて作成できます。
大抵の地図機能はスマートフォンやタブレットでの操作が可能になっているため、直感的に使いやすく、商談の後すぐに活動報告を記録できるような利便性を兼ね備えています。
そのため、記載漏れの恐れも減り、後でまとめて報告書を書く時間も必要なくなります。

アナリティクス機能

アナリティクスとは分析のことです。
データベース上にあるデータを一定の条件で分析し、個人のデータだけではわからなかった規則性や情報を取得することが可能になります。

マーケティング機能

営業活動に必須であるマーケティング分析を行うことで、より適切なターゲット層や営業に必要なデータがわかる機能です。
マーケティングの観点から見た効果的な分析を行うことで、成功率も上がりやすくなります。

管理者向け分析機能

管理者が欲しい分析結果をあらかじめ設定しておくと、営業担当者から随時上がってくるデータを瞬時に分析し、表示してくれます。
リアルタイムに反映される売上や訪問数、活動時間を分析することで、目標達成に最適な方針を立てることができます。

Excel連携機能

多くの企業で利用されているExcelと連携できる機能です。
この機能があるSFAを導入すると、集計表やプレゼンテーションで使用するグラフの作成が容易になるなど、データ活用の幅が広がります。

CSVファイルでの出力

CSVファイルで出力ができる機能です。
マクロや既存システムへのデータ入力が簡単にできます。
これができないと、SFAに入力されたデータはSFA上でしか扱えないものになってしまいます。
社内でこうした需要がある場合、出力機能は外せない機能と言えるでしょう。

 

CSVやExcelシートからの自動入力

過去のデータをSFAのデータベースに反映することが可能になります。SFAを導入すると、使っているうちに「過去数年間の傾向も閲覧したい」「過去のデータをSFA上で分析したい」といった要望が出てくることがあります。こうした要望に応えられる機能として、とても便利です。

セキュリティ機能

SFAには多くの社内情報が蓄積されているため、外部からの侵入や攻撃を防ぐためのセキュリティ機能が搭載されています。

パスワードポリシー

通常のパスワード設定のことです。
最も一般的なセキュリティ機能ですが、パスワードの漏洩や出先での盗み見、パスワードを書いた紙を紛失するなどの問題点も多いため、これとは別にセキュリティ機能が用意されています。
 

端末認証

端末IDを登録し、指定の端末からしかアクセス出来ないようにする機能です。
この方法ではパスワードが流出しても、第三者の端末では閲覧ができません。
ただし、端末の盗難には対応できず、従業員の規模によっては端末IDの登録に膨大な時間が掛かることもあります。

IPアドレス制限

指定のIPアドレスからしかアクセス出来ないようにすると、社内ネットワークや許可された場所から出ないと閲覧できなくなります。
仮に端末を紛失しても、指定された場所に持ってこないとアクセスできず、他の端末はネットワークに接続できなくなるという、非常に有効なセキュリティ対策です。

サービス(企業)ごとに必要な機能が違う!目的別SFA紹介

これまでは、SFAの代表的な機能をご説明してきました。それを踏まえ、目的別にお勧めのSFAをご紹介していきます。

この機会にグループウェアも導入したい

SFAの営業支援機能だけでなく、社内のグループウェアも同時に導入したい企業向けのSFAサービスは、以下の通りです。

kintone

kintone.png
サイボウズ株式会社が運営しているSFAで、アプリケーションのカスタマイズで様々な機能が追加可能です。30日間のお試し期間があるため、初めてでも利用しやすいのも特徴です。
初期費用:無料
継続料金:月額¥780~(1ユーザー
https://kintone.cybozu.co.jp/

cyzen

cyzen.png
SFA・グループウェア機能の他に、地図との連携が可能なことが特徴です。フィールドセールスが中心の企業におすすめ。こちらも30日間のお試し期間があります。
初期費用:¥150,000
継続料金:月額¥800~(1ユーザー
https://go.cyzen.cloud/

AppSuite

appsuite.png
見積書の作成や稟議申請、契約書管理といった機能が充実しています。
まずは少人数のチームで利用するならば低価格のクラウド版、300ユーザーまでなら小規模パッケージ版、それ以上のアカウントが必要な場合は大規模パッケージ版とアカウントユーザー)の数によってプランが分けられています。こちらも30日間の無料お試し期間が用意されています。
初期費用:無料
継続料金:月額¥320~(クラウド版・1ユーザーあたり)
https://www.desknets.com/neo/appsuite/

Sales Force Assistant

salesforceassistant.png
業種や仕事のスタイルに合わせた様々なプランが用意されています。より便利な機能を使いたい場合には、オプションで必要な機能を選んで使うことが可能です。
初期費用:¥50,000
継続料金:月額¥4,000~(Sales Force Assistant 顧客創造・1ユーザーあたり)
[https://www.salesforce-assistant.com/[(https://www.salesforce-assistant.com/)

丁寧なサポートで確実に運用を定着させたい

SFAを導入するなら、運用は確実に定着させていきたいですよね。そんな方に向いている、丁寧なサポート体制や使いやすさに秀でたSFAをご紹介します。

eセールスマネジャー Remix

esalesmanager.png
営業担当者だけでなく経営者・営業マネージャー・営業担当者・情報システム担当者向けのサービスも搭載しており、社内で広く採用しやすいのが特徴です。
初期費用:要問い合わせ
継続料金:¥6,000~(1ユーザー
https://www.e-sales.jp/

Sansan

sansan.png
名刺管理機能に強いSFAです。約7,000社以上が導入しており、主に名刺管理を中心に利用したい企業におすすめです。導入企業向けの活用セミナーも行っており、サポート体制も手厚くなっています。
初期費用:要問い合わせ
継続料金:要問い合わせ
スキャナ設置費用:¥10,000 / 1台(月額)
https://jp.sansan.com/

Senses

senses.png
直感的に使えるわかりやすいUIと手厚いサポートが特徴。Senses上にお問い合わせチャットが常駐しているため、不明点はすぐ質問できます。14日間の無料トライアルが可能です。初期費用:なし継続料金:5,000円〜(1ユーザー
https://product-senses.mazrica.com/

自社システムとの連携を重視したい

既存の自社システムと連携できるSFAを導入すれば、利便性の向上やデータベースの共有などが可能です。そうした機能のあるSFAは以下の通りです。

Oracle Sales Cloud

oraclesalescloud.png
日本オラクル株式会社の提供しているSFAです。同社のOracle Engagement Cloudなどのサービスを利用していれば、連動させることが可能です。
初期費用:要問い合わせ
継続料金:要問い合わせ
https://www.oracle.com/jp/applications/customer-experience/sales/

Sale Cloud

salesforce.png
提供している株式会社セールスフォース・ドットコムのeコマースやマーケティングツールを利用している場合、連携が可能です。また見やすいレポート出力や使いやすいダッシュボードも完備しており、機能的にも充実しています。14日間の無料トライアル期間も利用可能です。
初期費用:要問い合わせ
継続料金:月額¥3,000~(5ユーザーまで)
https://www.salesforce.com/jp/

ちきゅう

chikyu.png
クラウド型のシンプルなSFAです。チャットツールとの連携が可能で、社内のコミュニケーションツールとしてSlackやChatWorkを採用している企業におすすめです。30日間の無料トライアル期間が利用可能です。
初期費用:要問い合わせ
継続料金:月額¥1,480~
https://chikyu.net/

まとめ

SFAを導入する際に大切なことは、導入することではなくその運用を定着させることです。
その結果、営業の効率化や方針改善が実現できるでしょう。
SFAをただ導入しただけでは、営業担当者に対して余計な作業を増やす結果になり、コストが掛かったうえに売上まで下がってしまうことにもなりかねません。
そうならないように、しっかりと営業担当者と話し合い、どんな機能があればより効率よく仕事ができるかをヒアリングする機会を作ると良いでしょう。

こうして「現場のほしい機能」をピックアップしていくと、最適なSFAはどれかが探しやすく、導入の検討もスムーズになります。SFAの導入を検討されている方は、ぜひこうした点を踏まえつつ、最適なSFAを探してみてはいかがでしょうか。