実際何ができるの？主要SFAに備わっている機能一覧

更新日: 2019年01月25日

SFA（商談管理）

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そもそもSFAとは何ができるツールなのか、ご存じない方も多いのではないでしょうか。

SFAとは「Sales Force Automation」の頭文字を取って作られた言葉で、営業活動や生産性の向上を支援するものです。

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社内に散在する各種データの統合（クレンジング・名寄せ）を可能にし、CRM/SFAやMA、名刺管理ツールとの連携で営業活動を最大限にバックアップする画期的サービスをチェック。

具体的には、主に営業活動を補助するために案件・顧客データを管理したり、商談の履歴や進捗を確認したり、名刺管理や日報報告を外出先でも行ったりということができます。

今回はそれらの機能をひとつずつ説明しながら、具体的にどんなSFAがあるのかを紹介していきます。

主要SFAに備わっている機能

案件管理機能

この機能は、営業が訪問した企業や問い合わせのあった顧客の状況を一括管理するためのものです。
営業のチャンスを逃さないためにも、案件の状況を把握しておくことは大切です。

案件ピックアップ

自社の抱える案件の状態を、カテゴリ別に分けて通知する機能です。
新規案件や受注案件、失注案件といったカテゴリ別に案件をまとめておくことで、営業の際にアプローチする方法を考える手がかりになります。

管理者も案件の状態を随時確認できるため、新規の受注精度や売上予測を立てる判断材料にもなるなど、様々な活用方法が考えられます。

案件放置アラート

案件の進捗が滞っているものを通知する機能です。
滞っている案件がわかることで、担当者だけでなく管理者もフォローすることが可能になります。
停滞の理由が提案不足であれば顧客要望の洗い出し、担当者のスケジュール的な理由であれば別の担当者に案件を回すという風に、情報を共有することでスムーズに対処することができます。

案件の長期放置は売上機会の損失以上に、企業としての信用を失墜させる原因もなるため、アラートを利用した早期発見が重要です。

商談管理機能

この機能は商談のスケジュールや内容の確認、顧客の担当者、企業情報などをまとめて管理するものです。
商談の内容を詳しく管理することで、商談の精度の向上や社員教育への活用といった、営業力を上げる材料としても利用できます。

商談情報の履歴確認

案件管理だけではわからない、「営業担当者がどんな商談を誰に行い、結果はどうなったのか、その先のスケジュールは決まったのか」というさらに詳しい内容を管理者が把握できる機能です。
すべての案件を都度詳細まで確認することは難しくても、失注となってしまった案件の原因や売上額の大きい案件の動向を見ることで、営業担当者への的確なフィードバックを増やすことができます。

商談進捗度管理

商談の進捗を管理する機能です。
進捗を詳細に管理すると放置案件が少なくなり、誰がどんな商談を進めているかが明確になります。

特に新規案件や受注額の大きな案件、得意先を新しい担当者に任せた場合など、進捗が気になる場面は様々にあるのではないでしょうか。
この機能ではそういった心配を解消することが可能になります。

また、現場としてもこの機能があることで手書きや文書で進捗を報告する必要がなくなり、工数削減に繋がる可能性があります。

競合他社商談報告

営業をする上で重要なことのひとつに、競合他社の動きを把握することがあります。
この機能は、競合他社の動きをデータ化し共有しておくことで、どの会社がどこに何社ほど面談や商談を行なっているかが把握できます。

こうした情報収集を行っておくと、競合他社の営業の傾向がわかります。
何十名、何百名もの営業担当者から報告を上げてもらうことでデータを集約し、営業方針や商品開発の参考にすることができます。

他社面談者確認

面談に関しては営業担当者が自分一人で行く場合と、他社メーカーの技術者や担当者を同行させる場合があります。
こうした記録を残しておけるのがこの機能です。
他社の同行者を共有しておくと、似た案件の商談やプレゼンテーションで困った際に、協力者として連絡を取ることができます。

顧客管理機能

顧客情報を管理する機能です。
顧客情報を管理しておくと、新しいサービスや製品の営業ルートを設定する際に便利になり、営業担当者が持つ顧客の支店や子会社をリンクさせて情報を表示することができます。

部門登録

顧客を登録する際に営業担当者が部門や支店などの情報を入力しておける機能です。
そうすると、自動的に同じグループ企業や子会社とリンクさせて情報を管理できます。

例えばA社のB支店とC支店に別の担当者がそれぞれ営業をしている場合、この機能を使っていないと管理の仕方次第では「A社B支店」と「A社C支店」が全く異なる顧客として登録されています。
しかし「A社」という括りで管理できていれば、売上もまとめて計算でき、「他の支店でも同じような案件が提案できるかもしれない」といった新たな機会に気づくこともできます。

名刺管理

名刺データを管理する機能です。
営業活動で頂くことの多い名刺も、企業として一括管理しておけば、ビジネスチャンスに繋がる可能性もあります。
名刺を個人がバラバラに持っているだけでは、すでにあるコネクションを共有できず、名刺自体を無くしてしまうリスクも考えられます。
名刺の情報を共有しておくことで、早期の商談をセッティングできる可能性や顔なじみの担当者と和やかな雰囲気で話せるなどの効果が期待できます。

名刺管理の方法には手入力以外に、スキャニングするだけでExcelやCSVファイルへの出力が可能な文字起こしをしてもらえるサービスもあります。

RFM分析/顧客ランク自動更新

RFMとは「Recency＝最新購買日」「Frequency＝購買頻度」「Monetary＝累計購買金額」のことで、これらを総合的に分析し、顧客の重要度やランクを判定する機能です。
これを行うことでランクに応じた商談内容や担当者の選定、訪問時期などを計画的にセッティングすることができます。

行動管理機能

この機能では営業担当者が起こしたアプローチや顧客からのアクションを数値化し、管理することができます。数値が可視化されることで、営業担当者の業績管理や自社の行った施策の効果、売上などをリアルタイムで確認できるようになります。下記に、主にこの機能で管理できる項目を挙げておきます。

コール数：営業担当者が、対象となる企業や個人に電話した数

コンタクト数：コール数の中で、実際に通話ができた数
アポイント数：コンタクト数の中で、会う約束を取り付けることができた数
訪問数：営業担当者が訪問できた回数
受注数：受注できた数(や、その売上金額)
解約数/クレーム数：サービスの解約やクレームの件数

予実管理機能

営業担当者個人の成績から部署内、同じ顧客に対する売上金額など、分類方法を変えながら様々なデータを見ることができます。予実管理をすることでノルマの達成率の確認や、目標の設定が簡単にできます。

予実分析

受注や売上をグラフなどで分析し、予算の達成状況や見込み売上を可視化します。予算の達成状況が芳しくない分野や改善の余地がある分野を見つける手がかりにもなります。

売上集計

営業担当者が個別に登録した売上を集計し、共有することができます。部内で正しい売上を共有することで、目標設定の裏付けや、モチベーションアップに効果があります。また、役員や上長への報告書の作成の際にも集計機能を活用すると、改めてデータをまとめる手間が省けます。

日報管理機能

営業担当者のルーチンワークとして日々提出することの多い日報。文書で個人が管理者に提出する形では管理が難しく、提出時点では問題点が見えてきません。日報管理機能を使うと、日報の情報が見やすく探しやすい情報として、入力後すぐ活用できるようになります。

スケジュール管理

自分のスケジュールを管理するだけではなく、そのスケジュールを管理者が確認することで営業担当者の動きがわかる機能です。
問い合わせの電話に対し、外出している担当者に代わって帰社時間を伝えるなどの対応も可能になります。

地図機能

地図上に様々な顧客情報を重ね合わせることで、訪問などの営業活動を効率よく行えるようになっています。

訪問計画の作成

地図機能で顧客の位置がわかるため、訪問ルートや時間の計画を立て、事前にスケジュールを組むことができます。
地図上の顧客情報には担当者名や電話番号も記載されているため、シームレスにアポを取ることも可能です。

活動報告の作成

どのエリアをどのように回り、どういった商談を行なったかという活動報告を、地図上の顧客情報をリンクさせて作成できます。
大抵の地図機能はスマートフォンやタブレットでの操作が可能になっているため、直感的に使いやすく、商談の後すぐに活動報告を記録できるような利便性を兼ね備えています。
そのため、記載漏れの恐れも減り、後でまとめて報告書を書く時間も必要なくなります。