プレゼンテーションで勝ち抜く資料を作るための基礎知識を解説

更新日: 2018年05月29日

ビジネススキル

この記事は2015年8月7日に公開された記事を再編集したものです

プレゼンテーションで重要な事は、聞き手の理解を得ることであり、自分の提案をただ話すだけでは納得してくれないものです。
フレームワークを活用し、伝えたいメッセージを体系立てて説明することで、よりスムーズに理解してもらうことができます。
また、話す側も話すべきポイントを絞り、漏れがなく情報を伝えやすくなるメリットもあります。

今回は、プレゼンテーションの構成要素、効果的なプレゼンの要件、資料作成のコツ、話し方のコツ、そして有効な話法のフレームワーク6選をご紹介します。

プレゼンテーションの構成要素
効果的なプレゼンテーションの要件
6. 聞き手の利害と一致していること
7. 論理的であること
8. 聞き手が行動しやすいこと
プレゼンテーション用資料作成のコツ
10. 目次を作る
11. 1スライド1メッセージ
12. ストーリーを作る
13. 余分な情報（文字、絵）を捨てる
14. 効果的な数字を使う
プレゼンテーションの話し方のコツ
16. 事前準備を徹底する
17. 資料をそのまま読んでプレゼンしない
18. 導入部分でギャップを作り出す
プレゼンテーションで有効な話法のフレームワーク6選
20. FABE法
21. PREP法
22. TAPS法
23. SDS法
24. BEAF法
25. SUCCEsの法則

プレゼンテーションの構成要素

1.聞き手（プレゼンテーションの対象相手）

プレゼンテーションは「話し手」と「聞き手」によって成り立っています。
この事実を忘れてしまうと、自分が話したいことばかりに意識が集中してしまいます。大事なのはこの「聞き手」であるプレゼンテーションの対象者です。

自分が話したいことばかりを話してしまうと、「聞き手」は退屈になり、せっかくのプレゼンテーションに興味を示してもらえなくなってしまいます。

「聞き手」に何かしらのアクションや意思決定を促すという目的を実現するために、「聞き手」に対してプレゼンテーションを行い、彼らにメッセージを伝え、その根拠を1つ1つ説明していくのがプレゼンテーションです。
全ては自分ありきではなく、相手ありきで考えましょう。

2.目的（プレゼンテーションのゴール）

全てのプレゼンテーションには目的があります。
意識をしているか否かだけであって、相手に何かをさせたいから（行動、意思決定）、プレゼンテーションを行うわけで、目的自体が無いということは稀です。
目的が無いプレゼンテーションは、ただの雑談です。

よって、プレゼンテーションはまず目的を突き詰めて考えるところから始まります。
それは具体的であればあるほど効果的で、「●●について理解してもらいたい」ではなく、「●●について理解してもらい、自社のWebサービスに問い合わせをしてもらう」というところまで、具体的に考えましょう。
目的が具体的になれば、それを実現するための主張と根拠も明確になっていきます。

3.主張（最も伝えたいメッセージ）

目的を実現するために、聞き手に伝えるべきメインとなるメッセージです。

主張はシンプルであればあるほど相手が理解しやすくなります。当然ながら、「理解しやすい」ということと、「納得して行動してくれる」という話は別の話です。
後者に関しては、いかに相手を納得させられるための根拠を準備するかが大切です。

ただし、まずは相手の心に届かせるためのシンプル、かつ、相手の関心を引く主張を突き詰めて考える必要があります。
「より効率的に会計処理をするために、私たちの●●というWebサービスを今すぐに導入すべきだ」
「より付加価値の高い業務に専念するために、付加価値の低い雑務は私たちの●●秘書サービスを使うべきだ」など。

4.根拠（相手が納得する理由）

どのような主張を展開しても、その根拠に相手が納得してくれないようであれば、相手は動いてくれません。
つまり、プレゼンテーションの目的を果たすことはできないということです。
ただ単純に理由を伝えれば良いというものでもありません。

詳細は後述しますが、相手に納得してもらうためには、「聞き手の利害と一致していること」「論理的であること」「聞き手が行動しやすいこと」の3点が欠かせません。
これらのプレゼンテーションの要件を効果的に揃えることで、相手は納得し、そして自分たちが望むように行動を起こしてくれるのです。

効果的なプレゼンテーションの要件

聞き手の利害と一致していること

どんなに優れたプレゼンテーションであっても、聞き手の興味関心や利害と一致しないプレゼンテーションには価値がありません。なぜなら、聞き手がアクションを起こしてくれないからです。

例えば、10代の中学生に対して、老後の効率的な年金の管理方法をプレゼンしても全く響かないでしょう。逆にシニア層に対して、最も教育熱心な大学がどこかをプレゼンしても響かないのと同様です。

以上からも分かる通り、プレゼンテーションの聞き手が誰なのかを知ることは非常に重要です。その聞き手に対して、彼らの興味関心を引く内容でプレゼンをする必要があるからです。
先に目的と主張があれば、その目的と主張にあった聞き手を集めるべきです。逆に、先に聞き手がいるのであれば、その聞き手が何に興味関心があるのかを考えましょう。

論理的であること

聞き手の興味関心を引くテーマで、明確な主張が述べられていたとしても、プレゼンテーションの内容に一貫した論理が無ければ相手は納得してくれません。
論理的であるということは、プレゼンテーションの根本を支える大事な土台です。
「日本の高校生は大学に進学せず、高校を卒業したらすぐに働くべきだ。なぜなら、南アフリカの高校生の多くは大学に進学しないからだ。」と言われて、「なるほど、私も（僕も）大学に進学するのは止めよう。」と納得する聞き手はどれほどいるでしょうか。

あえてここで言い切ってしまうと、漏れやダブリがない状態で、因果関係が正しく成立している状態のことを指します。
論理的に考えたり、論理的に意見を述べるためには日々の訓練が必要です。

関連記事：
論理的思考を育てよう！帰納法・演繹法・アブダクションの3つの推論過程とは
https://ferret-plus.com/5631

聞き手が行動しやすいこと

聞き手の興味関心を引くテーマで、明確な主張が述べられ、その主張に対して納得できたとしても、行動がすぐにできなければプレゼンテーションの価値は下がります。
「より効率的に会計処理をするために、私たちの●●というWebサービスを今すぐに導入すべきだ。なぜならば、××だから。」というプレゼンテーションに対して納得できたとしても、肝心のWebサービスのリリースが1年先であれば、聞き手は忘れてしまいます。

何かを意思決定してもらったり、何かの行動を起こしてもらうためには、それらがすぐにできる状態であることが必要です。
逆に言えば、プレゼンテーターは聞き手がすぐに行動できないテーマでプレゼンすることを避けるべきでしょう。

プレゼンテーション用資料作成のコツ

1.目次を作る

プレゼンテーションを作った人間は、プレゼン全体の内容を把握しているので、プレゼン中に迷子になることはありません。ただし、聞き手はそういうわけにはいきません。
聞き手はプレゼンテーションの最中でも集中力が散漫になる罠がいくつもあります。

その最も典型的な罠が、「いま何の話をしているのか分からない。」「ちょっと聞き逃してしまって、今どこにいるのか分からない。」というプレゼンストーリーの位置や場所によるものです。
こうした聞き手の混乱を生み出さないためにも、プレゼンテーションの冒頭で目次を作りましょう。

また、プレゼンテーションの合間にもその目次を引用し、今どの話題を終えて、次にどんな話をするのかを補足しながらプレゼンをすることで、聞き手の集中力を維持させることができます。

2.1スライド1メッセージ

プレゼンテーションの基本は1スライドに対して、1つだけしかメッセージを入れないことです。
なぜならば、複数のメッセージを入れようとすると、聞き手の多くが混乱するからです。
1つのスライドには1つのメッセージと、そのメッセージに対応する図や表や絵を添えると聞き手の理解が高まります。

複数のメッセージを伝えたい場合は、スライドを分けましょう。
スライドを分けて、上記の原則で聞き手にメッセージを伝えた方がより効率的にメッセージを伝えることができます。

ストーリーを作る

上述した通り、プレゼンテーションは論理的であるべきです。論理的であれば、基本的には聞き手は納得をしてアクションを起こしてくれるからです。

「基本的には」と書いたのは、同じ論理であっても、伝え方によって相手の理解度に差が出るためです。
その差は納得感にもつながっていくので、組み立てた論理をどのような順番で相手に伝えていくかは非常に重要な作業です。

順番について自ら考えて作っていくのも良いですが、フレームワークを使うと効率的に組み立てられます。
後述する「プレゼンテーションで有効な話法のフレームワーク6選」をご覧いただければと思いますが、このようなフレームワークを使うことで簡単にストーリーを作れます。

余分な情報（文字、絵）を捨てる

先程、「1つのスライドには1つのメッセージと、そのメッセージに対応する図や表を添えると聞き手の理解が高まります。」とお伝えしましたが、この図や表は必然性を伴う図や表や絵にして下さい。
言い換えると、明確な理由を持って図や表を使いましょう。

「なんとなくスタイリッシュだから」「なんか綺麗だから」という理由でこれらの情報を使うと、聞き手にとっては「これは何のつながりがあるのか？」という余計な疑問を頭の中に生じさせてしまいます。
よって、伝えたいメッセージに関連しない情報（文字、図、表、絵）については、極力省くよう心掛けて下さい。

効果的な数字を使う

ややテクニック論的な話になってしまいますが、インパクトのある数字を使うとプレゼンテーションの効果を高めることができます。自らの根拠を裏付ける道具として数字は非常に強力な武器です。

「自社サービスを使っている顧客がたくさんいる」と伝えるのと、「自社サービスを使っている顧客が年間で500社いる」と伝えるのとでは、聞き手の印象は全く違います。

数字の誇張や虚偽は論外ですが、自社として説明できる正しい数字の中で、どの数字を使うかは戦略的なプレゼンテーションには必須です。
聞き手の性格や特徴なども踏まえた上で、よりインパクトのある数字を選び出し、プレゼンテーションを成功させましょう。

プレゼンテーションの話し方のコツ

事前準備を徹底する

どんなに完璧な資料が出来上がったとしても、それを使ってプレゼンするとなると全く別の話となります。
1度でも複数人の前でプレゼンをしたことがある方であれば、イメージは付くと思いますが、人前で話すと資料の内容を忘れてしまったり、きちんと話せなかったりします。

希有なプレゼンスキルを持って、流暢にプレゼンされる方も中にはいます。
ただ、そういった方は少数派ではないでしょうか。
多くの方はプレゼンが得意ではないと思いますので、まずは資料をきちんと作り込むことが大事です。

今まで説明してきたような目的やメッセージの話、そしてプレゼンテーション資料作成のコツをもとに、入念にプレゼン資料を準備して下さい。
それを上司や自分よりも優秀な人に確認してもらい、誰が見ても問題ないというレベルまで資料を磨き上げます。
そうすることで、当日自信を持ってプレゼンすることができます。

資料をそのまま読んでプレゼンしない

資料を徹底的に作り込んだ上で、それを事前に自分の頭の中に記憶しておきましょう。どんなに完璧な資料であっても、それを音読されてしまうと、聞き手は眠くなってしまいます。
プレゼン資料はあくまでサポートであって、メインはあなた自身になります。

よって、プレゼン資料が完成したら、シャドーボクシングのように何度も何度も声を出して一人プレゼンテーションを行いましょう。
より万全を期すのであれば、各スライドで何を話すのかメモにしましょう。
それを台詞のように覚えて、何度も繰り返し練習することで、自然とプレゼン内容が口から出るようになれば準備が揃ったと言えます。

導入部分でギャップを作り出す

事前準備の1つになりますが、プレゼンテーション冒頭でのアイスブレークはとても重要なプレゼン要素です。
このアイスブレークを上手く成功させることで、聞き手との距離をぐっと縮めることができます。
ただし、いきなり会場で良いアイデアが浮かぶ人はプレゼンの達人のみです。
普通の人は事前に準備をしておかないと、聞き手を惹きつける話はできません。

1つのテクニックですが、導入部分でギャップを作り出すのは効果的な方法の1つです。
例えば、「常識では●●と思われている。でも、実際にこちらの数字を見て下さい。」といったように、聞き手の頭の中にある常識を数字で反論すると一気に興味がわきます。

プレゼンテーションで有効な話法のフレームワーク6選

1.FABE法

FABE法とは、商談する相手に端的に説明し、理解を得るために使われる話法のフレームワークです。
新人でもベテランでも同じように説得力のあるセールストークの展開ができ、限られた時間やスペースの中でも短時間かつ効率的に説明できる利点があります。

FABEは、それぞれ次の単語の頭文字です。

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Feature：特徴

まず、プロダクトの仕様を説明します。
客観的に示すことができる、サービスや商品を特定するための特徴や判別指針などです。
例えば、商品の耐久性や強度など、数値や具体的な言葉で表すことができます。
プレゼンテーションをする際は、資料として配布またはスライドに表示して、できるだけ簡潔に、ポイントの部分のみ話すようにしましょう。

Advantage：利点

次に、特徴から得られる利点について話します。
ユーザーがそのプロダクトを使うメリットや従来のものよりも優れている点などです。
プレゼンテーションをする際は、一般的な優位性だけではなく、聞き手から見た優位性も説明できるといいでしょう。

Benefit：利益

続いて、プロダクトを利用することでユーザーが得られる価値について話します。
例えば、ゴルフクラブが欲しい消費者の求める価値は、ゴルフクラブを使って「ナイスショットが打てる」ことです。
プレゼンテーションをする際は、聞き手の目線で、プロダクトから得られる価値を説明できるといいでしょう。

Evidence：証拠

最後に、利点や利益の根拠となるような事実を集め、提供した情報に対する信頼性を話します。
なるべく多くの証拠を集め、分かりやすく資料にまとめ、できれば公的試験機関でのテスト結果や他媒体での紹介記事などの第三者からうけた評価を提示するとより信頼度が増します。
実例を出すことができればさらに説得力が増します。

2.PREP法

PREP法とは、特に、ビジネス文書の作成などの報告がメインとなる場合に使われる話法のフレームワークです。
例えば、社内に向けてのプレゼンテーションや明確なターゲットに対するプレゼンテーションをする際に使うといいでしょう。

PREPは、それぞれ次の単語の頭文字です。

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Point：結論

まず、伝えたい結論から話します。
これからどんなことについて話すのか、結論から話すことで聞き手にこれから行われる説明の道筋を示します。

Reason：理由

次に、最初に述べた結論に至った理由について話します。
ここでは図や表などの資料を使い、聞き手が論理的に納得できるように心がけましょう。また、結論につながるメリットがあればここで紹介すると、より説得力が増します。

Example：事例

続いて、具体的な例を示します。
実際に提案した内容が実行されるとどうなるのか、他社や従来のプロダクトで提案内容に近いモノがあればその成果などを具体的に示します。
詳しくは資料にまとめて、プレゼンテーションで話す際はポイントをおさえて簡潔にまとめましょう。

Point：まとめ

最後にもう一度結論を述べます。
ここで念押しをすることで、伝えたいことがしっかり伝わっているのかを確認することができます。
これまでの話を総括し、前段で話した理由や例示により説得力が増し、聞き手の心を引きつけることができます。

3.TAPS法

TAPS法とは、主に聞き手に何かしらの行動を促したいときに使われる話法のフレームワークです。
社内外で人を動かして推進したい場合に、理路整然と話しても問題意識が伝わらないことがあるのではないでしょうか。
そのような時に、このフレームワークを使用して、相手が動き出さなくてはいけない思考へと促すことができます。

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To Be：理想

まず、聞き手の理想を確認します。
どのような状態になることを望んでいるのか、お互いに共通認識を持ち、これから説明する内容に相手を引き込むことができます。

As Is：現状

次に、理想に対して現状はどうなのかについての対比を提示します。
聞き手に現状の理解してもらうことで、次に話す問題点や解決策に説得力をもたせることができます。

Problem：問題

続いて、理想と現状から乖離している問題点を指摘します。
なぜ理想と現状に差異があるのかを具体的に示すことで、聞き手に問題意識を持たせ、最後に提示する解決策を納得してもらえる可能性が高くなります。
ここで具体的な数字などのデータを出すことができれば、尚良いでしょう。

Solution：解決

最後に、解決策を提示します。
これまで聞き手と語り手が近い目線で理想、現状、問題点を確認してきたので、聞き手の語り手に対する信頼度があがってきています。
そこで解決策として案を提示することで、より聞き手の心を引きつけることができます。

4.SDS法

SDS法とは、主に、講演会やセミナーなどの話の内容自体に重点が置かれる場合に使われる話法のフレームワークです。
特に聞き手の層が広い場合、例えば全社向けに舞台で行うプレゼンテーションや誰が聞きに来ているのか明確でない際に行うプレゼンテーションをする際に使うといいでしょう。

SDSは、それぞれ次の単語の頭文字です。

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Summary：概要

まず、全体の概要を話します。
ここで聞き手の心をつかみ、これから何を話すのか、話の内容のメリットは何かなどを伝えることで、聞き手がその先を聞きたくなるように心がけます。

Detail：詳細

次に、本論を具体的に詳しく話します。
始めに述べた概要をさらに深堀した内容や、具体的な事例、数値データなどを資料と共にわかりやすく話しましょう。
聞き手の反応があまりよくないと感じた場合は、難しい単語は使わず、誰にでも理解できるように噛み砕いて話すと効果的です。

Summary：再度まとめ

最後に、もう一度概要をまとめます。
もうお気づきかもしれませんが、SDS法では同じことを3回繰り返して話します。
重要な話を言い方を変えて繰り返すことで、聞き手の理解度はあがり、記憶にも残りやすくなります。

5.BEAF法

BEAF法とは、主にメールマガジンやECサイト、ランディングページ制作のページ構成で使われるフレームワークです。
このフレームワークを応用して、プレゼンテーションにも活かすことができます。
プレゼンテーションの際は、感情的にも論理的にも、聞き手に訴えたい情報がある際に使うといいでしょう。
例えば、ジャパネットたかたの高田社長がテレビ通販の際に説明する内容が参考例として相応しいと言えます。

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Benefit：メリット

まず、その商品を利用するメリットを話します。
利用した際のイメージをより具体的に提示し、聞き手が使ってみたい、と思うように工夫しましょう。
この際、ただメリットを話すだけではなく、あらかじめ企画の際に設定したペルソナ像を紹介し、そのペルソナ像が実際に利用しているイメージを、動画などの資料も交えて説明できれば具体性が増します。

Evidence：論拠

次に、最初に説明したメリットの根拠について論理的に話します。
ここでは、他メディアでの紹介記事や実際に利用したユーザーの声など、第三者からの評価を提示できると信頼性が増し、より説得力が増します。
具体的なデータや、検証結果などがあるとよりいいでしょう。

Advantage：優位性

続いて、従来の商品や競合他社の商品との違いについて話します。
その商品と他との違いや、特典などをわかりやすくまとめましょう。
詳しくは資料で提示し、話すときは特に強調したいポイントを簡潔に、かつ印象に残るように説明しましょう。

Feature：さまざまな特徴

最後に、その商品の具体的な詳細について説明します。
優位性やメリットなどで既に聞き手を引き込んでるので、商品に焦点を当てて、含まれる成分や利用方法、入手法方法などの細かい部分を簡潔に話します。
資料を配布している場合は、入手先のURLなどを添付しておき、プレゼンテーションの後すぐに聞き手が行動に移せるようにしましょう。

6.SUCCEsの法則

上記では、体系立てられたフレームワークをご紹介してきましたが、このSUCCEsの法則は、説明する内容に盛り込むべきポイントをまとめた考え方です。
プレゼンテーションでは、聞き手の興味関心を引き、記憶に残ることが重要です。
この6つのポイントと、目的に沿ったフレームワークを組み合わせて最高のプレゼンテーションをしましょう。

SUCCEsは、それぞれ次の単語の頭文字です。

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Simple：単純明快である

誰にでも覚えやすいようにわかりやすく、ポイントのみを解説します。
複雑な内容だと、聞き手の記憶に残り難くなります。
なるべくシンプルに、簡潔にまとめることを意識しましょう。

Unexpected：意外性がある

意外性があることで、聞き手にインパクトを与えるように話します。
先が読めてしまう内容であれば、プレゼンテーションをする必要はありませんので、意外性があるほど、聞き手が聞き入りやすく、話題にしやすいという側面もあります。

Concrete：具体的である

根拠となる数値データや、使用例など、具体的な事例を用いて話します。
具体例があることで聞き手がイメージしやすくなり、聞き手の理解度も上がります。

Credible：信頼性がある

他メディアでの紹介記事やユーザーの声などの第三者からの評価や、過去の実績、ケーススタディなどを話します。
プレゼンテーションの内容に信憑性をもたせ、聞き手の持っているイメージをよりリアリティのあるものにできます。

Emotional：感情に訴える

プレゼンテーションにおいて、聞き手の感情に訴えかけることも重要です。
なぜなら、論理だけでは人は動きません。なにかしらの行動をとってもらいたいのであれば、聞き手の心にも訴えかける内容にしましょう。
なるべく身近で共感できるような事例や、シンパシーを呼ぶような内容を盛り込むことがポイントです。

Story：物語性

時系列や流れが複雑な話は理解し難いため、ストーリー性を持たせて話しましょう。
人の記憶は、複数の情報が結びついた結果、ひとつの情報として記憶されるため、聞き手の記憶に残るようなすることが大事です。

まとめ

今回は、プレゼンテーションなどで人前で話す際に使うことをオススメする話法のフレームワークご紹介しました。
プレゼンテーションや情報共有など、人前で話すことが苦手という方は多いのではないでしょうか。
しかし、フレームワークに沿って話すことを前提として準備することで、情報を整理して伝えることができるようになります。

先人の知恵を参考に、目的に沿ったフレームワークを活用しプレゼンテーションに盛り込んでみましょう。
また、フレームワークはあくまで「伝えるための手段」であり、「伝えたいこと」が何なのかを整理することが重要であることも意識しましょう。

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