3. 自動返信で送る文章のポイント

自動返信で送る際には、ただ連絡を受け入れられないことを伝えるだけでなく、いくつかのポイントがあります。

3-1. 自動返信機能を使って、メール返信していることを伝える

相手からみると「返信が来たから相手が連絡に応じられる環境だ」と勘違いしてしまう可能性があります。
「現在、メールには応じられません」という返信内容にした場合、メールではなく、それ以外の連絡方法なら応じられるのかと電話がかかってきてしまうかもしれません。

「※このメールは自動返信です」などの注釈を、文末に記載するのを忘れないようにしましょう。

3-2. 自動返信機能を使っている理由を伝える

自動返信機能を利用する際は、なぜ自動返信に切り替えているのか、それはいつになったら終わるのかを明記するようにしましょう。
年末年始の休暇であれば休暇の旨と休みを取る期間を記載すれば、相手に不安感を与えません。

3-3. 自動返信メッセージの受信者がやるべきことを明らかにする

ただ応答できないと伝えるのではなく、相手にどう対応してほしいかを伝えるようにしましょう。通常のやりとりと同様に、相手がきちんと理解できるような気遣いを忘れないことが大切です。

・別の担当者に連絡してもらう
・出勤日まで待ってもらう
・会社のお客様窓口へ問い合わせてもらう
・別の連絡手段（個人の電話番号など）をとってもらう

このような方法の中で、状況に合っているものを選びましょう。
もし、自分以外の人に対応を頼むなら、その人に自動返信を送っている旨を事前に伝えておくとコミュニケーションの齟齬を減らせます。

参考：
http://www.lifehacker.jp/2011/11/111031autoresponders.html

3-4. 英語での返信には定型文を使おう

海外に在住している方とは、地域によって日本と休日の感覚が異なることがあります。

海外とのやり取りが多い方は英語圏からのメールにも対応できるように設定しておきましょう。Webでは以下のような用例集も公開されていますので、参考にしてみるといいかもしれません。

参考:
[必ず役立つ【英語表現3】　「不在メッセージ」の用例集]
(http://juken.oricon.co.jp/rank_english/news/2052537/)

まとめ

メールシステムによっては自動返信を行ってくれる機能があります。

SNSでも自動返信するメッセージの内容が人によって変えられるのか、宛先は指定できるのかなど、システムによって機能の詳細が異なるので、自分にあったものを選択しましょう。

利用する際には、返信の内容にも工夫が必要です。自動返信であってもコミュニケーションとして、相手への気遣いを忘れないようにしましょう。内容だけではなく、それが自動返信であることをはっきりと伝えることが大切です。

年末まであと一ヵ月を切り、忙しい時期かもしれません。
仕事から離れて穏やかに正月を過ごすためにも、事前にしっかりと準備しておきましょう。