ビジネスでよく利用するツールとして、GmailやFacebook、Twitter、Evernote、Wordなどさまざま挙げられますが、Dropboxもそのうちのひとつではないでしょうか。

今回は、知っておくと便利なDropboxの機能を7つご紹介します。
まだDropboxを使用したことのない方はもちろん、すでに使用している方も知らない機能がないか、今一度チェックしておきましょう。

Dropboxとは

Dropboxは、2008年に提供開始されたオンラインストレージサービスです。
2011年に日本語対応し、2016年3月時点で全世界で約5億人のユーザーが使用しています。

参考:
Dropbox、ユーザー数が世界全体で5億人に|CNET Japan

データをオンライン上にアップロードして保存できることはもちろん、パソコンやスマートフォン、タブレット端末などデバイスを問わず共有できる点や他のユーザーともファイルの共有が可能です。

また、アカウントを作成すると無料で2GBの容量を利用できたり、Dropboxに未登録のユーザーにサービスを紹介して登録されるとさらに使用可能な容量が増えたりと、ユーザー満足度を向上させつつユーザー数を増やす仕組みを導入しており、グロースハックの事例としても知られています。

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Dropboxの便利機能選

1.削除したファイルを復元する

Dropboxにアップロードしたものの、誤ってファイルを削除してしまった場合の対処方法です。

step1.

1.jpg
Dropboxにログインします。
画面右側のメニューの中から「削除したファイル」を選択します。
すると削除したファイルの一覧を確認できるページが表示されます。

step2.

2.png
復元したいファイル名の横に表示されている「・・・」アイコンをクリックすると、復元または完全に削除のメニューが表示されますので「復元」をクリックしてください。
これで完了です。

なお、ここで「完全に削除」をクリックすると、復元することはできなくなりますので注意してください。

2.スマートフォンでファイルを共有する

Dropboxはスマートフォンでも使用できるため、スマートフォンからファイルの共有も可能です。
同様の手順で、パソコンからフォルダを共有することもできます。

step1.

アプリをダウンロードしてログインします。
ダウンロードは以下から可能です。
App store
Google Play

step2.

3.png
共有したいファイル名の横に表示されているチェックマークをタップしてください。

step3.

4.png
メニューが表示されますので、その中から「共有」をタップします。

step4.

5.png
共有したいユーザーのメールアドレスを入力してください。
以前Dropbox上で共有したことがあるユーザーの場合は、名前を入力するだけで自動的にメールアドレスを認識する場合もあります。
メッセージについては任意ですので、必要な場合には入力してください。

少し下に「リンクを作成」という項目がありますので、ここをタップすると、フォルダを閲覧するためのリンクを作成することも可能です。
作成したリンクは、メールやメッセージなどの他アプリでも共有可能です。

4.さまざまなファイル形式に対応している

Dropboxにアップロードできるファイル形式は、多岐にわたります。
jpgやpng、gifなどの画像ファイルやmp3、wavなどの音楽ファイル、mp4やm4vなどのビデオファイルはもちろん、pdfやWord、エクセル、パワーポイント、Keynoteなどのファイルにも対応しています。
フォトショップやイラストレーターなどもそのままのファイル形式でアップロード可能です。

さらにDropboxにアップロードされたファイルはブラウザ上でそのまま確認でき、ダウンロードする際は自動的にzip化されます。
さまざまなファイルを共有することの多いビジネスマンにとって、重宝するツールであること間違い無しです。

5.各種アプリと連携可能

Dropboxは、さまざまなアプリと連携して使用することができます。
ここでは、特にビジネスマンにとって利用頻度の高いGmailとの連携方法をご紹介します。

step1.

6.png
Gmail版Dropbox
まず、Google ChromeからChromeウェブストアを開き「Gmail版Dropbox」を開きます。
または上記のURLを、Google Chromeのブラウザ上で開いてください。
開いたら、そのまま拡張機能をダウンロードします。

step2.

7.png
ダウンロード後にGmailへログインし、新規メールを作成します。
すると「送信」ボタンの横にDropboxのアイコンが表示されていますので、クリックしてください。

step3.

8.png
Dropboxが自動的に起動しますので、共有したいファイルをクリックします。
そのまま「リンクを挿入する」をクリックすれば、自動的にメール画面にファイルにアクセスするためにリンクがペーストされます。

6.連携中のアプリや端末を確認・解除する

さまざまなアプリデバイスと連携できるDropboxですが、アカウントの乗っ取りや情報の流出を防ぐために定期的に連携中のアプリ・端末を確認することをオススメします。

step1.

9.jpg
まずパソコンからDropboxにログインします。
画面右上に表示されている自分のアイコンをクリックし、表示されるメニューのうち「設定」をクリックしてください。

step2.

10.jpg
画面上部に表示されているメニューのうち「セキュリティ」をクリックします。
すると、Dropboxに登録しているパスワードの確認や、Dropboxにログインしているブラウザ、デバイスアプリの確認が可能です。
利用した記憶のないブラウザやデバイスアプリからのアクセスがあった場合はすぐに削除し、パスワードを変更してください。
また、以前使用したものの最近は利用していない・今後利用する予定のないデバイスアプリなどがある場合は、セキュリティのため削除しておきましょう。

7.Dropboxに未登録のユーザーからもデータを集める

Dropboxに未登録のユーザーを含む複数人からデータを集めたい場合でも「ファイルリクエスト」機能を使用すればDropboxを使用することができます。
Dropboxのユーザーでなくてもデータをアップロードできますので、データ共有を効率よく行うことが可能です。

なお、ファイルリクエストを作成したアカウントのデータ量として換算されますので集めたデータの容量には注意してください。

step1.

11.jpg
Dropboxにログインし、画面右側に表示されているメニューのうち「ファイルリクエスト」をクリックします。
すると「ファイルリクエストを作成」というボタンが表示されますので、クリックします。

step2.

12.png
ファイル名を任意で指定し、アップロードされたデータをDropbox内のどのフォルダに保存するのかを設定します。
締切日の設定も可能です。
設定後、そのまま「次へ」をクリックしてください。

step3.

13.png
ファイルのアップロードをリクエストしたいユーザーへ送信するリンクが表示されますので、コピーして共有してください。
下のボックスにメールアドレスを入力すれば、Dropboxからファイルリクエストのメールを送信することも可能です。
「完了」をクリックすれば、ファイルがアップロードされるのを待つだけでデータを集めることができます。

まとめ

Dropboxを使いこなすことで、データの整理や共有などを効率よく行うことができます。
また、クラウド上にデータを保存するため、破損や紛失の恐れも非常に少ないこともオススメのひとつです。
本記事を参考に、よりDropboxを活用してみましょう。