今さら聞けない!Dropboxを便利に使うために知っておきたい機能7選
ビジネスでよく利用するツールとして、GmailやFacebook、Twitter、Evernote、Wordなどさまざま挙げられますが、Dropboxもそのうちのひとつではないでしょうか。
今回は、知っておくと便利なDropboxの機能を7つご紹介します。
まだDropboxを使用したことのない方はもちろん、すでに使用している方も知らない機能がないか、今一度チェックしておきましょう。
Dropboxとは
Dropboxは、2008年に提供開始されたオンラインストレージサービスです。
2011年に日本語対応し、2016年3月時点で全世界で約5億人のユーザーが使用しています。
参考:
Dropbox、ユーザー数が世界全体で5億人に|CNET Japan
データをオンライン上にアップロードして保存できることはもちろん、パソコンやスマートフォン、タブレット端末などデバイスを問わず共有できる点や他のユーザーともファイルの共有が可能です。
また、アカウントを作成すると無料で2GBの容量を利用できたり、Dropboxに未登録のユーザーにサービスを紹介して登録されるとさらに使用可能な容量が増えたりと、ユーザー満足度を向上させつつユーザー数を増やす仕組みを導入しており、グロースハックの事例としても知られています。
Dropboxの便利機能選
1.削除したファイルを復元する
Dropboxにアップロードしたものの、誤ってファイルを削除してしまった場合の対処方法です。
step1.
Dropboxにログインします。
画面右側のメニューの中から「削除したファイル」を選択します。
すると削除したファイルの一覧を確認できるページが表示されます。
step2.
復元したいファイル名の横に表示されている「・・・」アイコンをクリックすると、復元または完全に削除のメニューが表示されますので「復元」をクリックしてください。
これで完了です。
なお、ここで「完全に削除」をクリックすると、復元することはできなくなりますので注意してください。
2.スマートフォンでファイルを共有する
Dropboxはスマートフォンでも使用できるため、スマートフォンからファイルの共有も可能です。
同様の手順で、パソコンからフォルダを共有することもできます。
step1.
アプリをダウンロードしてログインします。
ダウンロードは以下から可能です。
App store
Google Play
step2.
共有したいファイル名の横に表示されているチェックマークをタップしてください。
step3.
メニューが表示されますので、その中から「共有」をタップします。
step4.
共有したいユーザーのメールアドレスを入力してください。
以前Dropbox上で共有したことがあるユーザーの場合は、名前を入力するだけで自動的にメールアドレスを認識する場合もあります。
メッセージについては任意ですので、必要な場合には入力してください。
少し下に「リンクを作成」という項目がありますので、ここをタップすると、フォルダを閲覧するためのリンクを作成することも可能です。
作成したリンクは、メールやメッセージなどの他アプリでも共有可能です。
4.さまざまなファイル形式に対応している
Dropboxにアップロードできるファイル形式は、多岐にわたります。
jpgやpng、gifなどの画像ファイルやmp3、wavなどの音楽ファイル、mp4やm4vなどのビデオファイルはもちろん、pdfやWord、エクセル、パワーポイント、Keynoteなどのファイルにも対応しています。
フォトショップやイラストレーターなどもそのままのファイル形式でアップロード可能です。
さらにDropboxにアップロードされたファイルはブラウザ上でそのまま確認でき、ダウンロードする際は自動的にzip化されます。
さまざまなファイルを共有することの多いビジネスマンにとって、重宝するツールであること間違い無しです。
5.各種アプリと連携可能
Dropboxは、さまざまなアプリと連携して使用することができます。
ここでは、特にビジネスマンにとって利用頻度の高いGmailとの連携方法をご紹介します。
step1.
Gmail版Dropbox
まず、Google ChromeからChromeウェブストアを開き「Gmail版Dropbox」を開きます。
または上記のURLを、Google Chromeのブラウザ上で開いてください。
開いたら、そのまま拡張機能をダウンロードします。
step2.
ダウンロード後にGmailへログインし、新規メールを作成します。
すると「送信」ボタンの横にDropboxのアイコンが表示されていますので、クリックしてください。
step3.
Dropboxが自動的に起動しますので、共有したいファイルをクリックします。
そのまま「リンクを挿入する」をクリックすれば、自動的にメール画面にファイルにアクセスするためにリンクがペーストされます。
6.連携中のアプリや端末を確認・解除する
さまざまなアプリやデバイスと連携できるDropboxですが、アカウントの乗っ取りや情報の流出を防ぐために定期的に連携中のアプリ・端末を確認することをオススメします。
step1.
まずパソコンからDropboxにログインします。
画面右上に表示されている自分のアイコンをクリックし、表示されるメニューのうち「設定」をクリックしてください。
step2.
画面上部に表示されているメニューのうち「セキュリティ」をクリックします。
すると、Dropboxに登録しているパスワードの確認や、Dropboxにログインしているブラウザ、デバイス、アプリの確認が可能です。
利用した記憶のないブラウザやデバイス、アプリからのアクセスがあった場合はすぐに削除し、パスワードを変更してください。
また、以前使用したものの最近は利用していない・今後利用する予定のないデバイスやアプリなどがある場合は、セキュリティのため削除しておきましょう。
7.Dropboxに未登録のユーザーからもデータを集める
Dropboxに未登録のユーザーを含む複数人からデータを集めたい場合でも「ファイルリクエスト」機能を使用すればDropboxを使用することができます。
Dropboxのユーザーでなくてもデータをアップロードできますので、データ共有を効率よく行うことが可能です。
なお、ファイルリクエストを作成したアカウントのデータ量として換算されますので集めたデータの容量には注意してください。
step1.
Dropboxにログインし、画面右側に表示されているメニューのうち「ファイルリクエスト」をクリックします。
すると「ファイルリクエストを作成」というボタンが表示されますので、クリックします。
step2.
ファイル名を任意で指定し、アップロードされたデータをDropbox内のどのフォルダに保存するのかを設定します。
締切日の設定も可能です。
設定後、そのまま「次へ」をクリックしてください。
step3.
ファイルのアップロードをリクエストしたいユーザーへ送信するリンクが表示されますので、コピーして共有してください。
下のボックスにメールアドレスを入力すれば、Dropboxからファイルリクエストのメールを送信することも可能です。
「完了」をクリックすれば、ファイルがアップロードされるのを待つだけでデータを集めることができます。
- Twitterとは140文字以内の短文でコミュニケーションを取り合うコミュニティサービスです。そもそもTwitterとは、「小鳥のさえずり」を意味する単語ですが、同時に「ぺちゃくちゃと喋る」、「口数多く早口で話す」などの意味もあります。この意味のように、Twitterは利用者が思いついたことをたくさん話すことのできるサービスです。
- オンライン
- オンラインとは、通信回線などを使ってネットワークやコンピューターに接続されている状態のことをいいます。対義語は「オフライン」(offline)です。 現在では、オンラインゲームやオンラインショップなどで、インターネットなどのネットワークに接続され、遠隔からサービスや情報などを利用できる状態のことを言う場合が多いです。
- オンライン
- オンラインとは、通信回線などを使ってネットワークやコンピューターに接続されている状態のことをいいます。対義語は「オフライン」(offline)です。 現在では、オンラインゲームやオンラインショップなどで、インターネットなどのネットワークに接続され、遠隔からサービスや情報などを利用できる状態のことを言う場合が多いです。
- タブレット
- タブレットとは、元々「板状のもの」「銘板」といった意味の単語です。パソコンの分野で単にタブレットといえば、「ペンタブレット」や「タブレット型端末」などの板状のデバイス全般を指します。ここでは主にタブレット型端末について説明していきます。
- デバイス
- デバイスとは「特定の機能を持つ道具」を表す語で、転じてパソコンを構成するさまざまな機器や装置、パーツを指すようになりました。基本的に、コンピューターの内部装置や周辺機器などは、すべて「デバイス」と呼ばれます。
- アカウント
- アカウントとは、コンピューターやある会員システムなどサービスを使うときに、その人を認識する最低必要な情報として、パスワードと対をなして使う、任意で決めるつづりです。ユーザー、ID、などとも言います。
- ページ
- 印刷物のカタログやパンフレットは、通常複数のページから成り立っています。インターネットのホームページもまったく同じで、テーマや内容ごとにそれぞれの画面が作られています。この画面のことを、インターネットでも「ページ」と呼んでいます。ホームページは、多くの場合、複数ページから成り立っています。
- アプリ
- アプリとは、アプリケーション・ソフトの略で、もとはパソコンの(エクセル・ワード等)作業に必要なソフトウェア全般を指す言葉でした。 スマートフォンの普及により、スマートフォン上に表示されているアイコン(メール・ゲーム・カレンダー等)のことをアプリと呼ぶことが主流になりました。
- リンク
- リンクとは、インターネット上では、あるページの中に記された、他のページの所在を表す情報のことを「ハイパーリンク」と呼び、これを略した言葉です。リンクのある場所をクリックすると、他のページにジャンプするようになっています。
- リンク
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- アプリ
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- Googleとは、世界最大の検索エンジンであるGoogleを展開する米国の企業です。1998年に創業され急激に成長しました。その検索エンジンであるGoogleは、現在日本でも展開していて、日本のYahoo!Japanにも検索結果のデータを提供するなど、検索市場において圧倒的な地位を築いています。
- URL
- URLとは、「Uniform Resource Locator」の略称です。情報がどこにあるのかを示すインターネット上の住所のようなものだと考えるとわかりやすいでしょう。各ページのURLは、インターネットブラウザの上部に文字列として表示されています。日本語では「統一資源位置指定子」という名称がついていますが、実際には日本でもURLという語が使われています。
- Googleとは、世界最大の検索エンジンであるGoogleを展開する米国の企業です。1998年に創業され急激に成長しました。その検索エンジンであるGoogleは、現在日本でも展開していて、日本のYahoo!Japanにも検索結果のデータを提供するなど、検索市場において圧倒的な地位を築いています。
- リンク
- リンクとは、インターネット上では、あるページの中に記された、他のページの所在を表す情報のことを「ハイパーリンク」と呼び、これを略した言葉です。リンクのある場所をクリックすると、他のページにジャンプするようになっています。
- アプリ
- アプリとは、アプリケーション・ソフトの略で、もとはパソコンの(エクセル・ワード等)作業に必要なソフトウェア全般を指す言葉でした。 スマートフォンの普及により、スマートフォン上に表示されているアイコン(メール・ゲーム・カレンダー等)のことをアプリと呼ぶことが主流になりました。
- デバイス
- デバイスとは「特定の機能を持つ道具」を表す語で、転じてパソコンを構成するさまざまな機器や装置、パーツを指すようになりました。基本的に、コンピューターの内部装置や周辺機器などは、すべて「デバイス」と呼ばれます。
- アカウント
- アカウントとは、コンピューターやある会員システムなどサービスを使うときに、その人を認識する最低必要な情報として、パスワードと対をなして使う、任意で決めるつづりです。ユーザー、ID、などとも言います。
- デバイス
- デバイスとは「特定の機能を持つ道具」を表す語で、転じてパソコンを構成するさまざまな機器や装置、パーツを指すようになりました。基本的に、コンピューターの内部装置や周辺機器などは、すべて「デバイス」と呼ばれます。
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- アプリとは、アプリケーション・ソフトの略で、もとはパソコンの(エクセル・ワード等)作業に必要なソフトウェア全般を指す言葉でした。 スマートフォンの普及により、スマートフォン上に表示されているアイコン(メール・ゲーム・カレンダー等)のことをアプリと呼ぶことが主流になりました。
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- アカウントとは、コンピューターやある会員システムなどサービスを使うときに、その人を認識する最低必要な情報として、パスワードと対をなして使う、任意で決めるつづりです。ユーザー、ID、などとも言います。
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