社内メンバーや取引先と連絡・情報共有をするとき、メールやソーシャルメッセージを使っているとうまく伝わらなかったり後で目当ての情報を見つけられないなどの問題がしばしば発生します。

そんなときは専用のチャットツールやグループウェアを使うと便利です。

サイボウズLiveはスケジュールやToDoリストの共有、掲示板、ファイル管理など、チーム運営に役立つ機能が搭載された無料のグループウェアです。

目次

  1. サイボウズLiveとは
  2. 登録方法
  3. 使い方
    1. グループ
    2. イベント
    3. ToDoリスト
    4. 掲示板
      1. トピック
      2. アンケート
    5. 共有フォルダ
  4. まとめ

サイボウズLiveとは

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https://cybozulive.com/login

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(スマートフォン版)
https://live.cybozu.co.jp/

サイボウズLiveは、サイボウズ株式会社が提供する無料のグループウェアサービスです。

テーマごとに会話ができる掲示板やスケジュールの共有、ファイルの共有などチーム運営に必要なツールがひとまとめになっています。
デザインもシンプルで使いやすく、導入しやすいツールです。会社の事業部やプロジェクトのみでなく、自治体や旅行仲間などに幅広く活用することができます。

また、ブラウザ上で使えるPC版の他にiPhone、Android、ガラケーにも対応しており、外にいてもリアルタイムで確認してコミュニケーションをとることができます。

ここでは、PC版の使い方をご紹介します。

登録方法

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画面右上「ユーザー登録をする(無料)」のボタンをクリックします。

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メールアドレスを入力して「送信する」をクリックします。
ここで、FacebookやTwitterアカウントユーザー登録することもできます。その場合は下のそれぞれのボタンをクリックします。

送信されたメール内で「ユーザ登録画面へのURL」をクリックして基本情報を入力すれば、登録完了です。

使い方

グループを作成する

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ログインすると上のようなホーム画面が表示されます。
左のバナーにある「グループを作る」をクリックします。
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「グループ名」を入力し、「グループアイコン」を設定します。
これでグループは作成となるので、「メンバーの設定へ」を押してメンバーを招待します。
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メールアドレスをフォームに入力するとメールでグループへの招待を送信することができます。既にサイボウズLive内で繋がっている人や、Twitterのフォローからも招待することが可能です。

1グループにつき299人まで招待することができます。

「メッセージの入力へ」をクリックするとメッセージ入力画面が開きます。

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「本文」にメッセージを入力し、「内容確認へ」をクリックします。
確認画面が開くので、内容を確認し「招待状を送信する」をクリックすると招待されたメンバーにメールが届きます。

イベントを作成する

イベント機能を使うと、カレンダーに予定を追加してグループ内のメンバーに共有できます。

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グループのホーム画面上部のバナーで「イベント」をクリックします。

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カレンダーが出てくるので、イベントを追加したい日付をクリックします。

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通常予定(単日)・期間予定・繰り返し予定を選択し、日時・タイトル・メモを入力して「登録する」をクリックします。
タイトル」の項目では「会議」などジャンルを選択できます。

「登録する」ボタンの右の「この更新を通知する」にチェックを入れると、メンバーのホーム画面に通知が載り、通知メールが届きます。

ちょっとした変更を行う場合や一度にたくさんの投稿をするときなどはチェックを外してメンバーに通知が届かないよう配慮するとよいでしょう。

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登録されたイベントはカレンダーに追加され、各メンバーが確認できるようになります。

ToDoリスト

ToDoリストでは、期限までにやらなければならないことを、担当者を決めて共有しておくことができます。

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上のバナーからToDoリストを選択して、「ToDoを追加する」をクリックします。

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タイトル・メモ・担当者・ステータス(状態)・期日・優先度を入力し、「書き込む」ボタンをクリックします。

優先度はS~Dまで選択可能なので、どのアルファベットがどのレベルの優先度を表すのかチームで事前に決めておくとわかりやすいでしょう。

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ToDoリストの確認画面でタイトルをクリックすると詳細を確認することができます。
進捗があった場合は「ステータス」を更新しましょう。
上図で「未着手」となっている部分をクリックするとステータスの変更を行うことができます。

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未着手~完了までのステータスを選択することができます。

掲示板

グループのコミュニケーションに掲示板を使うことで、テーマごとに分かれたトピックで会話ができるので複数の議論を同時進行しても混乱せず、後で情報を探すのも容易になります。

トピック作成

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上部のバナーから掲示板を選択し、「トピックを作成する」をクリックすると新規のトピックを作ることができます。

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タイトルと本文を入力し、「書き込む」をクリックするとメンバーに共有されます。

「共同編集」にチェックを入れるとメンバー全員が書き込みをできるようになります。
「緊急連絡」にチェックを入れるとリアルタイムでメンバーにメール通知が届きます。

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メンバーは掲示板を選択し、コメントで会話を行うことができます。
他人のコメントに対して「返信する」「いいね」のアクションを行うことも可能です。

アンケート

掲示板では簡易的にアンケートをとることができます。
トピック作成画面で、「アンケートを作成する」をクリックします。

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ポップアップが表示されるので、「質問」「回答候補」を入力し、「変更する」をクリックするとアンケートを作成できます。

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メンバーは掲示板内でアンケートに回答することができます。

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掲示板の「変更する」から編集画面に入ると、変更・締め切り・削除を行うことが可能です。

共有フォルダ

共有フォルダを使うと1グループにつき1GBまで、.xlsxや.docを含む様々な形式のファイルをアップロードして共有することができます。

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上部バナーから共有フォルダを選択し、「ファイルを追加する」ボタンをクリックします。

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ファイルを選択するか、ドラッグ&ドロップでファイルを追加することができます。

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共有するファイルはフォルダごとに分けられます。
画面左バナーの鉛筆マークをクリックすればフォルダを追加できます。

まとめ

サイボウズLiveの掲示板・イベント・ToDoリスト・通知機能などを活用すれば、メールでは曖昧になりがちなコミュニケーションを体系づけることができ、連絡漏れや勘違いによるミスを防げます。

操作性がシンプルなため、誰にでも使いこなせる便利なツールです。メンバー全員で使いこなして、円滑なチーム運営を目指しましょう。