資料作成や取引先とのアポイントメントの調整、メルマガ作成のようなルーチンワークなど、Web担当者にとって日々行うべき仕事は多岐に渡ります。

ですが、社内で業務にさける人的リソースは限られており、なかなか全ての業務をやり切れない……という方も多いのではないでしょうか。そんな方にぜひオススメしたいのが「オンライン秘書サービス」です。

今回は、オンライン秘書サービスを利用するメリット・デメリットと23種類のオンライン秘書サービスをご紹介します。日々の業務に追われ、仕事が円滑に進んでいないという方、ぜひ参考にしてみてはいかがでしょうか。
  

オンライン秘書サービスとは

オンライン秘書サービスとは、チャットやWeb会議をとおして時間や人単位で業務を依頼するサービスです。業務量の変動に合わせて幅広い仕事を依頼できるので、社員やアルバイトを雇用するよりも融通が効くのが特徴です。サービスを利用する際には、オンライン秘書の方は在宅で勤務し、その方と連絡を取り合いながら作業にあたってもらいます。

日本国内でも「働き方改革」として生産性の向上やリモートワークの推進が政策に盛り込まれている中、リモートワークのオンライン秘書の方に業務を任せることで生産性の向上を目指せるため、サービス自体も注目を集めています。
※「オンライン秘書」以外にもサービスによっては「オンラインアシスタント」や「ビジネスアシスタント」「バーチャルアシスタント」といった名称でも呼ばれています

参考:
オンラインアシスタントってそもそも何?|リモートワークマガジン
[「オンライン秘書」には何を頼める?活用例と具体的依頼事例10選|創業手帳Web] (https://sogyotecho.jp/genny/):blank
オンラインアシスタントとは?|依頼できることや業務委託との違いなど|HELP YOU
  

ビジネスにおいてどのような役割を担うのか

では、オンライン秘書サービスとはビジネスにおいてどのような役割を担うのでしょうか。特にWeb担当者にとっては以下のような利用シーンが想定されます。

● 秘書業務
・関係企業とのメールのやりとりの代行
・アポイントメントのスケジュール調整
・タスク管理

● マーケティング業務
・SNSの運用代行
・記事の入稿代行
・レポート作成
・クラウドソーシングのディレクション

● 制作
・Webデザイン
・コーディング
・画像の加工、編集
・多言語翻訳 

上記に挙げた利用シーン以外にも、専門分野ごとに特化した能力を持つオンライン秘書の方がいるため、幅広い業務を依頼できます。ただし、スキルは実際に依頼するオンライン秘書の方によって差があるので注意が必要です。
  

利用するメリット・デメリット

オンライン秘書サービスを利用するにはメリットだけではなく、もちろんデメリットも存在します。自社にとってサービスを利用することでトラブルが発生してしまわないか、考えて運用する必要があるでしょう。
  

メリット

・自社リソースではできない専門的な仕事も依頼できる
・スケジュール調整などの雑務をアウトソーシングできる
・時間単位・人単位での契約なので幅広い業務を依頼できる

中でも、案件ごとに契約するクラウドソーシングとは異なり、時間単位・人単位での契約のため、幅広い業務を依頼できるのが特徴でしょう。

例えば、スケジュール調整やメールの返信のような "匿名のクラウドワーカーには任せづらい" 業務も依頼しやすいのがメリットです。

参考:
[オンラインアシスタントのメリット|トーイングウーマンのブログ] (https://towing-women.com/blog/2016/08/%E3%82%AA%E3%83%B3%E3%83%A9%E3%82%A4%E3%83%B3%E3%82%A2%E3%82%B7%E3%82%B9%E3%82%BF%E3%83%B3%E3%83%88%E3%81%AE%E3%83%A1%E3%83%AA%E3%83%83%E3%83%88/):blank
オンラインアシスタントの特徴・価格を徹底比較|HELP YOU
  

デメリット

・コストがかかる
・コミュニケーションが円滑に行えないとトラブルに発展する可能性がある
・書類整理などオンラインでは頼めない業務は依頼できない
・スタッフのスキルが事前にはかりづらい
・どのような人物が担当スタッフになるのかがわからない

デメリットとしては上記のような点が挙げられます。

ただし、サービスにとっては書類や領収書の整理といったオフラインでの業務を依頼できたり、事前に担当するスタッフの情報をもらえたりといった場合もあります。

参考:
[秘書代行や事務代行をオンラインで依頼するデメリット|アージュスタイル] (https://argestyle.biz/%E7%A7%98%E6%9B%B8%E4%BB%A3%E8%A1%8C%E3%82%84%E4%BA%8B%E5%8B%99%E4%BB%A3%E8%A1%8C%E3%82%92%E3%82%AA%E3%83%B3%E3%83%A9%E3%82%A4%E3%83%B3%E3%81%A7%E4%BE%9D%E9%A0%BC%E3%81%99%E3%82%8B%E6%AC%A0%E7%82%B9/):blank