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株式会社マネーフォワードが行なった「経費精算に関するアンケート調査」によると、回答者の4人に3人は「経費精算はわずらわしい」と回答しています。主な理由として、「レシートや領収書の手入力」「レシートや領収書の保管・管理や添付作業」「訪問先の経路や料金の検索」が述べられています。経費精算は、経理担当だけではなく、従業員にとっても時間と手間のかかる面倒な作業として認識されています。また、同調査によると「経費申請の業務に必要な時間は1ヶ月あたり平均66分」という結果があり、残業をして経費精算を行なっている従業員は全体の19%を占めます。

参考:
マネーフォワード「経費精算に関するアンケート調査」

このような背景を受けて、業務効率化および人件費経費削減に貢献するのが経費精算システムです。業務効率化ツールとして注目されており、従来作業よりはるかに短い時間で経費精算を完了させられます。多くの企業が競合する現在の日本のビジネス市場において、いかに効率的に業務を推進するかは、大きなテーマの一つとも言えるでしょう。

今回は、経費精算アプリの導入を検討中の方にオススメしたい便利なサービスを紹介します。

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目次

  1. 経費精算 アプリとは
  2. 経費精算に アプリを利用すると何が変わるか
  3. オススメの経費精算 アプリ5選!
  4. まとめ

経費精算アプリとは

経費精算アプリとは

経費精算は従業員が業務をする上で支払った費用を精算するために行いますが、経費精算にはルールの遵守とともに正確さが求められます。具体的には、従業員が立て替えて支払ったものが経費として認められるのか、申請書の計算が合っているのかなどです。

これらの作業の精度と効率をアップさせるためにITツールを活用します。経費精算システムには専用アプリがあり、従業員がアプリをスマートフォンにインストールし利用します。アプリを使用すれば、使い慣れたスマートフォンを使える上、場所や時間にとらわれることなく経費精算が行えるため、従業員が経費精算のために残業をするといった非効率な問題を防止できます。

すべての経費精算システムに専用アプリが用意させているわけではありません。また、アプリの機能もそれぞれに異なるため、自社にとって便利な機能を搭載しているか確認する必要があります。

経費精算にアプリを利用すると何が変わるか

経費精算にアプリを利用すると何が変わるか

アプリを活用した経費精算のメリットを確認しましょう。スマートフォンのアプリは思いのほか高いパフォーマンスを発揮してくれます。
もちろん、アプリを使うためにスマートフォンに必要容量の確保が求められますが、容量も考慮して設計されているため、容量で困ることはあまりないでしょう。

入力を効率化できる

スマートフォンのカメラを使って領収書を撮影し精算に使用できれば、とても精算作業が手軽になります。溜まってしまった領収書を月末に整理する煩わしい作業に追われることなく、領収書が発生した時点で撮影する癖をつければ、大きな効率化につなげられます。

交通費などの精算情報もアプリに登録すれば、送信されたデータをもとに経費精算を進められます。上司や経理の承認も得られるフローを搭載していれば、経費精算のために連絡を無駄な時間をかけることはなくなります。

場所と時間を問わず経費精算ができる

昔から経費精算といえば、月末に会社に遅くまで残って、机の上を領収書だらけにして行なったものですが、アプリを使用できる環境であれば、出張中でも負担になることなく経費精算を行えます。

会社にいないときでも申請ができるため、わざわざ経費精算のために会社に出向く必要がなくなります。領収書の提出に撮影画像の添付を使えるため、電車の移動中など空いた時間を有効活用でき、業務効率をアップできます。

スムーズに使える

ブラウザからシステムログインするより、スマートフォンにインストールしたアプリを起動する方が素早く必要な画面にアクセスできます。

使い慣れたスマートフォンにインストールできれば、操作がしやすいというメリットもあります。経費精算の申請後、プッシュ通知で承認を知るというのもアプリならではの便利なところでしょう。

おすすめの経費精算アプリ5選

市場には、いろいろな経費精算アプリが登場しています。それぞれに特徴がありますが、ここでは5種類のサービスを紹介します。

搭載している機能はもちろん、インターフェースもそれぞれに個性があるため、ぜひホームページや資料請求で詳細をご確認いただければ幸いです。無料体験ができる場合は、試してみると使用感がリアルにわかるため、申し込んでみると良いでしょう。

MFクラウド経費

MFクラウド経費
引用:MFクラウド経費

スマートフォンアプリを使って、スキマ時間を経費精算にあてられます。

レシート内容をスマートフォンから自動的に取り込めるため、手入力にかかる負担を削減します。アプリから経費申請ができるため、レシートデータの取り込みから申請までの作業をワンストップで行えるのが魅力です。SuicaやPASMOといった交通ICカードのデータを簡単に取り込めるため、交通費の精算もスムーズにできます。

経理担当者側では、仕訳データの自動登録や申請チェック機能により、経理作業にかかる負担を大きく削減できます。もちろん、会計ソフトとの連動機能も搭載済みです。

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Dr.経費精算

Dr.経費精算
引用:Dr.経費精算

従業員は領収書をスマートフォンで撮影するだけで、入力やデータ化の作業はオペレーターが行います。

従業員が残業をして経費入力をする必要がなく、手間を大きく削減できます。また、熟練しているオペレーターが作業するため、入力ミスの防止もできます。交通費を確認したい場合は連携している「駅すぱあと」を使って駅名入力だけで効率的に調査できます。

また、クレジットカードや電子マネーの明細をもとに経費情報を自動的に収集できます。気になるセキュリティは、プライバシーマークの取得のほか、暗号化や定期的な脆弱性診断など、金融機関に匹敵するレベルを実現しています。スマートフォンアプリで完結できる手軽さが魅力です。

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楽楽精算

楽精算
引用:楽楽精算

20万人が利用している経費精算システムです。経費精算にかかる作業時間を80%軽減できる実績があります。

楽楽精算の経費精算アプリの特徴は最新のAI機能を利用した領収書読み込み機能です。この専用アプリはOCRに最新のAI機能を活用することで、学習データを蓄積し、継続的にデータ読み取りの精度を向上できるものです。アプリを利用して領収書を撮影すると自動的にデータ化されるため、入力の負担を軽減します。

電子帳簿保存法に対応しており、経費精算をさらにシンプルにし業務を効率化できます。社員による経費申請、上司の承認、経理担当が経費精算処理という一連の流れをワークフローとして搭載し、効率化を実現しているサービスです。

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eKeihi


引用:eKeihi

旅費・経費精算システムであるeKeihiは、スマートフォンやタブレットでも簡単に経費精算ができるよう専用アプリを用意しているため、外出先からも簡単に経費精算ができます。空き時間を効率的に使えるパフォーマンスアップに役立ちます。

ログインユーザーごとに英語と日本語の言語自動切り替え機能も搭載しており、グローバルカンパニーにおいての使用にも対応可能です。データはデータセンターにて24時間365日体制で保護しており、セキュリティは世界トップレベルの「Microsoft Azure」を採用しています。

月間稼働率99.9%を保証した安定したサービス品質も魅力です。

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kincone

kincone
引用:kincone

kinconeは、経費精算といっても交通費精算に長けたサービスですが効率化に役立つ優れた機能が魅力的です。

専用アプリをスマートフォンにインストールすると、タイムレコーダーとして利用できます。SuicaやPASMOなどのICカードでタッチすると勤怠時刻と交通費データを同時に読み込める手軽さが特徴です。ICカードをスマートフォンやFeliCaリーダーにタッチした際に発する「キンコン」という音が読み取り完了の合図です。

交通費精算だけではなく、勤怠管理としても利用できます。kintone連携プランを選択すれば、サイボウズ社の業務改善プラットフォームである「kintone」にも連携可能です。

まとめ

スマートフォンアプリのビジネスでの利用が活性化する中、経費精算においても専用アプリを開発するサービスが増えています。各社とも「より使いやすく」を考慮し利便性を高めています。今やスマートフォンは働く人々の生活に密接な存在です。会社ではパソコンを使用していても自宅ではスマートフォンしか使わない人も多数いるなか、経費精算アプリの開発は最も使いやすさを追求した結果とも言えそうです。

経費精算が日常的に発生する職種の人にとって、精算作業に使う時間は負担に感じてしまうでしょう。企業にとっても社員が経費精算にあてる時間は、利益を生むための時間ではないため最小限にしたいものです。残業をして経費精算をする社員や大量のレシートに疲弊してパフォーマンスを落としてしまう社員がいるなどマイナス影響を及ぼしてしまうケースも見られるため、経費精算アプリなどのITツールを使って作業時間を圧縮する改善は、会社において様々な部分にプラスの影響を与えてくれそうです。

経費精算アプリの利用を検討する場合、無料トライアルができるなら積極的に利用してみましょう。候補とするサービスの実際にアプリを使ってみて、自社の利便性を基準に比較してみるのも有効な手段です。iPhone、Androidの両方に対応しているか、動作に不自由はないか、不具合が報告されるケースが多くないかなど、チェック項目をリストを作成してからトライしてみるのも良いでしょう。

今後はレシートを読み込むOCRの精度もさらに向上していくなど、機能のグレードアップにも期待が膨らみます。サービス提供各社の開発力、競争力の強さのもと、ユーザーが受けられる恩恵も増えるでしょう。経営はスピードであり、その中には従業員それぞれのスピードアップも求められます。時間のかかる作業を最小限に抑え、ビジネス速度を最大化しましょう。