情報共有やコミュニケーションの円滑化に役立つグループウェア。現在はコストを抑えて利用できる無料のグループウェアも数多く提供されています。

無料のグループウェアを導入する前に、グループウェアの基礎知識や無料の場合にはどのようなメリット・デメリットがあるのかなどを押さえておくことが大切です。

今回は、無料グループウェアの特長や選び方とともに、おすすめの10サービスを紹介します。

グループウェアとは

グループウェアとは、複数人数での業務を効率化させるためのシステムです。メールやスケジュール管理、掲示板、ファイル共有など、様々な機能がグループウェア内に統合されており、情報の共有や管理、グループ内でのコミュニケーションをスムーズにします。

グループウェアの導入形態は大きく分けて、

  • オンプレミス型：自社サーバーに専用のソフトウェアをインストールして利用する
  • クラウド型：インターネット上のサーバーを経由してソフトウェアを利用する
  • オープンソース型：自社カスタマイズが自由にできる

があります。

どのグループウェアが自社に適しているかは搭載されている機能の種類や導入形態によって異なるため、導入前の確認が重要です。

効率的な情報共有に役立つ！グループウェアのメリット・デメリットを理解しよう

効率的な情報共有に役立つ！グループウェアのメリット・デメリットを理解しよう

業務をスムーズにすすめるためには、情報の共有が必要不可欠です。グループウェアは複数人でも効率的に情報共有するときに役立つソフトウェアです。 今回はグループウェアのメリットとデメリットについてご紹介します。

グループウェアの主な機能

  • メール機能：メールの送受信
  • メッセージ／チャット機能：グループ内でのメッセージのやり取り
  • スケジュール管理機能：個人、グループを含めたスケジュール管理
  • 掲示板機能：グループでの情報共有の場
  • ファイル共有機能：グループ内でのファイル共有
  • アドレス帳機能：登録されたアドレスの確認・共有
  • ワークフロー機能：各種申請業務の電子化
  • To Doリスト機能：進捗管理のためのTo Doリスト作成
  • アンケート：グループウェア上でのアンケート実施・集計
  • レポート：議事録や報告書などの作成
  • 設備予約管理：社内設備の利用状況の把握、設備利用の予約

無料のグループウェアを導入するメリット・デメリット

グループウェアは、有料だけでなく無料のサービスも多数提供されています。

グループウェアの導入にあたっては、メリット・デメリットを理解した上で導入を検討することが大切です。

以下で、無料のグループウェアがもたらすメリット・デメリットを紹介します。

無料のグループウェアを導入するメリット

無料のグループウェアは、初期費用や基本コストがかからない点が、最大のメリットです。

オプション機能やストレージの追加など、運用上で細かな費用は発生することもありますが、導入費や基本利用料、保守費用などがかからなければかなりのコスト削減が見込めます。うまく社内に適用できれば、無料グループウェアは費用対効果の高いサービスと言えるでしょう。

グループウェアの導入が初めてのときは、「いざ使ってみて自社に合わなかったら、コストだけが無駄にかかってしまうのでは」とリスクを懸念するケースも少なくありません。無料のグループウェアであれば、料金を気にせず気軽に試せます。

無料のグループウェアは、有料のグループウェアと比べて装備されている機能が必要最低限であるサービスが多いため、「小規模組織での利用なので機能はシンプルなものが良い」という企業にも、無料グループウェアはおすすめです。

【メリットまとめ】
・コストを抑えて導入・運用ができる
・導入にあたっての費用面でのリスクが少ない
・最低限の機能のみ利用したい場合にも向いている

無料のグループウェアを導入するデメリット

無料のグループウェアは、無料であるがゆえに、様々な制限が発生しがちです。具体的には、利用人数や機能の種類、ストレージなどの制限が挙げられます。

「機能は豊富にそろえたい」「大人数で使うから大容量にしたい」などのケースになると、

  • 有料プランに変更する
  • 追加料金を払う

などの対応を行う必要があります。

また、無料のサービスは、セキュリティに関する機能が不十分な場合がある点もデメリットのひとつです。特に、グループウェアは情報共有に活用されることが多いため、情報漏えいや不正利用などの危険性が懸念されます。

これらのデメリットをしっかり考慮した上で、無料のグループウェア導入を検討していきましょう。

【デメリットまとめ】
・機能やサービス面で制限が発生する場合がある
・サポート対応（相談対応など）がない場合がある
・セキュリティ体制が十分でない場合がある