情報共有やコミュニケーションの円滑化に役立つグループウェア。現在はコストを抑えて利用できる無料のグループウェアも数多く提供されています。

無料のグループウェアを導入する前に、グループウェアの基礎知識や無料の場合にはどのようなメリット・デメリットがあるのかなどを押さえておくことが大切です。

今回は、無料グループウェアの特長や選び方とともに、おすすめの10サービスを紹介します。

グループウェアとは

グループウェアとは、複数人数での業務を効率化させるためのシステムです。

メールやスケジュール管理、掲示板、ファイル共有など、様々な機能がグループウェア内に統合されており、情報の共有や管理、グループ内でのコミュニケーションをスムーズにします。

グループウェアの導入形態は大きく分けて、

  • オンプレミス型:自社サーバーに専用のソフトウェアをインストールして利用する
  • クラウド型:インターネット上のサーバーを経由してソフトウェアを利用する
  • オープンソース型:自社カスタマイズが自由にできる

があります。

どのグループウェアが自社に適しているかは搭載されている機能の種類や導入形態によって異なるため、導入前の確認が重要です。

グループウェアの主な機能

  • メール機能:メールの送受信
  • メッセージ/チャット機能:グループ内でのメッセージのやり取り
  • スケジュール管理機能:個人、グループを含めたスケジュール管理
  • 掲示板機能:グループでの情報共有の場
  • ファイル共有機能:グループ内でのファイル共有
  • アドレス帳機能:登録されたアドレスの確認・共有
  • ワークフロー機能:各種申請業務の電子化
  • To Doリスト機能:進捗管理のためのTo Doリスト作成
  • アンケート:グループウェア上でのアンケート実施・集計
  • レポート:議事録や報告書などの作成
  • 設備予約管理:社内設備の利用状況の把握、設備利用の予約

無料のグループウェアを導入するメリット・デメリット

グループウェアは、有料だけでなく無料のサービスも多数提供されています。

グループウェアの導入にあたっては、メリット・デメリットを理解した上で導入を検討することが大切です。

以下で、無料のグループウェアがもたらすメリット・デメリットを紹介します。

無料のグループウェアを導入するメリット

無料のグループウェアの導入は、初期費用や基本コストがかからない点が、最大のメリットです。

オプション機能やストレージの追加など、運用上で細かな費用は発生することもありますが、導入費や基本利用料、保守費用などがかからなければかなりのコスト削減が見込めます。

うまく社内に適用できれば、無料グループウェアは費用対効果の高いサービスと言えるでしょう。

グループウェアの導入が初めてのときは、「いざ使ってみて自社に合わなかったら、コストだけが無駄にかかってしまうのでは」とリスクを懸念するケースも少なくありません。無料のグループウェアであれば、料金を気にせず気軽に試せます。

無料のグループウェアは、有料のグループウェアと比べて装備されている機能が必要最低限であるサービスが多いため、「小規模組織での利用なので機能はシンプルなものが良い」という企業にも、無料グループウェアはおすすめです。

【メリットまとめ】
・コストを抑えて導入・運用ができる
・導入にあたっての費用面でのリスクが少ない
・最低限の機能のみ利用したい場合にも向いている

無料のグループウェアを導入するデメリット

無料のグループウェアは、無料であるがゆえに、様々な制限が発生しがちです。
具体的には、利用人数や機能の種類、ストレージなどの制限が挙げられます。

「機能は豊富にそろえたい」「大人数で使うから大容量にしたい」などのケースになると、

  • 有料プランに変更する
  • 追加料金を払う

などの対応を行う必要があります。

また、無料のサービスは、セキュリティに関する機能が不十分な場合がある点もデメリットのひとつです。特に、グループウェアは情報共有に活用されることが多いため、情報漏えいや不正利用などの危険性が懸念されます。

これらのデメリットをしっかり考慮した上で、無料のグループウェア導入を検討していきましょう。

【デメリットまとめ】
・機能やサービス面で制限が発生する場合がある
・サポート対応(相談対応など)がない場合がある
・セキュリティ体制が十分でない場合がある

無料のグループウェア導入が適している企業

無料のグループウェアでは、グループウェア内でメールアドレスの取得ができません。

そのため、「すでに会社でメールアドレスを所持している」もしくは「メール機能を利用しない」という企業であれば、無料のグループウェアが適していると言えるでしょう。

また、無料のグループウェアを利用する際にサポートをつける場合、追加料金がかかることがほとんどです。サポートがなくても運用できる技術や知識を備えていれば、グループウェア利用にかかるコストをさらに抑えることができます。

さらに無料のグループウェアは、IPアクセス制限ができないなど、有料版よりセキュリティ対策が整っていないこともあります。

利用時には、「独自でセキュリティ環境を整備している」「他セキュリティサービスを併用する」などの対応をし、セキュアな環境の維持が必要です。

無料のグループウェアの選び方

コストを大幅に抑えられるところが無料グループウェアの魅力です。とはいえ、費用がかからないからといって、どのグループウェアでも構わないということではありません。

選ぶ際には「必要な機能が揃っているか」をしっかり確認しましょう。

いざ利用を始めてみて「機能が足りなかった」「思ったよりも機能制限が多かった」となると、追加費用をかけて機能を増やすことで予想外のコストがかかってしまう可能性があるからです。

無料のグループウェアは多彩なラインナップが揃っており、あらゆる機能を網羅しているものもあれば、特定の目的に特化したサービスを提供しているものもあります。
グループウェアの効果を上げるためには、「自社にはどんな機能が必要なのか」を把握しておくことが重要です。

また、「グループウェアを無料で利用したいが、機能が制限されるのはちょっと…」という場合には、オープンソース型のグループウェアを検討することも有効です。

オープンソース型とは、ソフトウェアのソース(プログラムの元)が公開されており、誰でも自由にソースを改良・再配布できる利用形態です。無料で利用できるだけでなく、自由にカスタマイズできる点がメリットです。

一方で、「サポートや品質保証が不十分」「不具合が生じた際、開発元には責任がない」などのデメリットがある点も、きちんと考慮しておきましょう。

無料で使えるグループウェア10選

こちらでは、無料で使えるグループウェアを厳選して紹介します。
同じ無料でも、サービスごとにできることが異なる場合が多いため、より自社に適したサービスを見つけるために役立ててください。

iQube(アイキューブ)

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iQube(アイキューブ)

iQube(アイキューブ)は、9,000社以上の企業が導入するグループウェアです。

情報の共有や社内ノウハウの蓄積に特化した、15の機能を搭載しており、10ユーザーまで無料で利用できます。

散在してしまいがちな情報やノウハウを効率良く管理するだけでなく、業務の属人化防止にも役立てられるでしょう。

スマートフォンにも対応しているため、場所を問わず情報の確認や共有が可能です。

また、情報を共有する際、グループやユーザーごとに開示先を制限するなど、無料サービスながらセキュリティ対策が充実している点も魅力です。

>>iQube(アイキューブ)のサービス詳細はこちら[マケスト提供]

GRIDY(グリッディ)

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GRIDY(グリッディ)

GRIDY(グリッディ)は、初期費用や月額費用が一切かからず、ユーザー登録数も無制限で利用できるグループウェアです。わずか5分で登録を完了できるため、スピーディに導入できます。

社内業務や情報共有・スケジュール管理を効率化するための機能が23種類搭載されており、スマートフォンアプリもあるため、外出先でも利用可能です。

アクセス制限機能、データ通信暗号化など、セキュアな利用環境が整っています。
「無料でも充実した機能がほしい」「無料だとセキュリティ対策が不安」という方におすすめのグループウェアです。

>>GRIDY(グリッディ)のサービス詳細はこちら[マケスト提供]

e-Broad office(イーブロードオフィス)

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e-Broad office(イーブロードオフィス)

e-Broad office(イーブロードオフィス)は、伝言メモ、スケジュール、ToDoリストなど10の機能を無料で利用できるグループウェアです。

モバイルに対応しており、携帯電話使用者でもグループウェアサービスを利用できます。

※モバイル利用の場合は、「スケジュール」「伝言メモ」「ToDoリスト」「アドレス帳」の4機能が対応。

会社IDとユーザーID、パスワードの3つがあればすぐに登録できるため、導入も簡単です。

また、WordやExcelのファイルなどを、最大50MBまで無料で送信できます。シンプルかつ容量に不安のないグループウェアを利用したい方におすすめです。

Zoho Connect(ゾーホーコネクト)

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Zoho Connect(ゾーホー コネクト)

Zoho Connect(ゾーホーコネクト)は、チーム作業を捗らせるための様々な機能を搭載しているグループウェアです。期間制限なしで、15グループまで無料で利用できます。

掲示板機能にあたる「フォーラム」、「チャンネル」の作成、「マニュアル」の管理、「ファイル」の共有、「予定」「タスク」の管理など、業務やコミュニケーションを円滑化するための各種機能が揃っています。

iOSAndroidアプリでも利用可能なため、時間や場所にとらわれることなく利用可能です。
コミュニケーションの促進、生産性向上に大きく貢献できるグループウェアだと言えます。

GROUP SESSION(グループセッション)

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GROUP SESSION(グループセッション)

GROUP SESSION(グループセッション)は、ユーザー数無制限で利用できるWeb型のグループウェアです。民間企業、自治体、教育機関、医療機関など様々な業界で導入されています。

直感的な操作や日本企業の文化を考慮した細かな設定機能など、純国産ならではの使い勝手の良さが魅力です。20以上の機能を無料で利用可能で、「機能のON/OFF」「ユーザーやグループごとのアクセス権限」などの設定もできます。

ユーザー数は無制限ですが、特に300人未満の企業や部門での利用が適しています。
「グループウェアの利用は初めてだから、リスクを押さえて導入したい」「無料であっても機能に妥協のないサービスを利用したい」といった方におすすめです。

enclo(エンクロ)

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enclo(エンクロ)

enclo(エンクロ)は、グループウェアをシンプルに利用したい方におすすめのサービスです。

わかりやすいUIで、誰でも直感的に操作できます。「ファイル」「チャット」「メモ」の3つの機能にわかれており、スムーズな情報の共有やコミュニケーションが可能です。

画像、テキスト、動画などのファイルを、ドラッグ・ドロップで添付し簡単に保存できます。

「メモ」機能では、手書きやキーボード入力で残しておきたいメモを簡単に作成できるため、アイデアや情報をすぐに残したいときに、素早く記録・保存が可能です。

また、無料プランでありながら、メールによるサポート体制が用意されており、さらにアプリでも利用可能なため、外出先でも情報共有が行えます。

Stock(ストック)

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Stock(ストック)

Stock(ストック)は、情報の共有・蓄積やタスク管理が簡単にできるグループウェアです。

目的や内容別に「フォルダ」を作成し、フォルダ内に「ノート」を格納することで、情報の分類や整理を行います。

チャットのように情報が入り乱れたり流れたりすることなく、必要な情報をストックでき、写真やファイルはドラッグ・ドロップで簡単に添付可能です。

「チャットは情報の流れが速い」「ファイル化して情報を管理するのは面倒でアクセスも不便」などの悩みを解消できるグループウェアだと言えます。

また、ノートごとにタスク設定を行うことで情報とタスクを関連付けることも可能です。
無料プランでは70までノートの作成ができます。

Chatwork(チャットワーク)

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Chatwork(チャットワーク)

Chatwork(チャットワーク)はコミュニケーションの活性化を実現するグループウェアです。コンタクトを無制限で追加し、累計14のグループチャットを無料で利用できます。

主な機能は、1対1の音声・ビデオ通話に加え、タスクの管理やワード・エクセル・画像のファイル共有です。パソコンやスマートフォンで気軽にやり取りができるため、社内コミュニケーションをより円滑にし、作業効率を上げられます。

また、タスク管理で仕事の抜けや漏れを防げるのもChatwork(チャットワーク)のメリットです。サーバーとの通信がすべて暗号化され、送信されたデータが厳重に保管されているため、安心して使い続けられます。

使いやすさとセキュリティの高さの両方を重視したコミュニケーションツールをお探しの方におすすめです。

>>★Chatwork(チャットワーク)のサービス詳細はこちら[マケスト提供]

サークルスクエア

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サークルスクエア

サークルスクエアは、スケジュールの共有や管理を行える無料のグループウェアです。

人数制限はなく、600人以上の団体や商用利用もでき、これまでに100ジャンル、20,000団体、54万のユーザーが利用しています。

スケジュールや出欠の管理、写真やファイルの共有、掲示板やアンケート作成など、グループやサークル内のやり取りをよりスムーズにするために必要な16の機能を使用できます。

スケジュール管理の機能だけでも、予定の作成や出欠確認機能やキャンセル待ち設定、イベント前のリマインダー通知などがあります。

PCをはじめスマートフォンや携帯、タブレットで使用できる端末を選ばないグループウェアのため、外出先で使用できるのも大きな強みです。わかりやすい操作と無料で使える機能の多さが魅力のグループウェアだと言えます。

Chat&Messenger(チャットアンドメッセンジャー)

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Chat&Messenger(チャットアンドメッセンジャー)

Chat&Messenger(チャットアンドメッセンジャー)は、ビジネスチャットやビデオ通話機能をはじめとした基本機能を無料で使えるグループウェアです。

インストールをするだけで社内ユーザーを自動認識するため、難しい設定が一切必要ありません。

1対1のビデオ通話はもちろん、複数人でのテレビ会議やデスクトップとモバイル端末でのビデオ通話ができる点も特長です。
例えば、スマートフォンで現場の様子を撮影しながら社内のユーザーと会話もできるため、いつどこにいてもミーティングに参加できます。

さらに、ビジネスチャットとカレンダーの連携によるスケジュールの管理や共有、会議室の予約が可能です。会議の予定が決まった時点でカレンダーを確認し、会議室を予約するだけのため、管理者へ確認する手間も省けます。

「簡単に始められるグループウェアを利用したい」と考える方におすすめです。

>>Chat&Messenger(チャットアンドメッセンジャー)のサービス詳細はこちら[マケスト提供]

無料のグループウェア比較表

無料グループウェアの機能を表にまとめました。機能比較に活用してください。

グループウェア名 機能数 スマホ・モバイル対応 ユーザー制限 容量 サポートの有無
iQube 15 スマホ対応 10名 30MB ×
GRIDY 23 × 無制限 1GB ×
e-Broad office 10 モバイル 無制限 - -
Zoho Connect - アプリ 15グループ - -
GROUP SESSION 23 × 無制限 - ×
enclo 3 アプリ 5グループ 300MB/人
※メール
Stock - アプリ 無制限 1GB -
Chatwork 9 アプリ 無制限 5GB メール
サークルスクエア 16 アプリ 無制限 -
※メール
Chat&Messenger 6 アプリ - - -

まとめ

「グループウェアの導入に失敗したくない」「小規模組織での利用だからコストをかけたくない」などのリスクで悩み、グループウェアの導入になかなか踏み切れないという方は各サービスの機能を比較しながら検討してみましょう。

無料グループウェアの特長やメリット・デメリットなども念頭に置いた上で、自社に適したサービスを選んでください。

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