社内の情報共有ツールとして定着しつつあるグループウェアですが、いざ導入しようとしても、種類が多過ぎて選ぶのが難しいと感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回は、グループウェアの役割を確認してから、グループウェアにはどんなものがあるのか、導入形態やサービスの種類別に特長を紹介します。

目次

  1. グループウェアとは
  2. グループウェアの種類【導入形態の違い】
  3. グループウェアの種類【サービスの違い】
    1. 国内シェア率が高いグループウェア
    2. 機能が充実しているグループウェア
    3. コミュニケーション機能に特化したグループウェア
    4. 無料で使えるグループウェア
    5. グループウェアの種類比較表
  4. まとめ

グループウェアとは

グループウェアとは、組織内でのスムーズな情報共有やコミュニケーションを実現し、効率的に業務を遂行するためのソフトウェアです。

代表的な機能として、

  • タスク管理(ToDo)
  • スケジュール
  • ファイル共有
  • Webメール
  • メッセージ
  • 掲示板
  • 設備予約管理
  • ワークフロー

などが挙げられます。

グループウェアを導入するメリット・デメリット

グループウェアを導入するメリットは、

  • 組織内での情報共有が手間なくできる
  • 社内コミュニケーションが活性化する
  • コスト削減につながる

ことです。

組織内での情報共有やコミュニケーションが円滑になることで、業務の抜け漏れやミスが減るため、効率的に業務を進められるようになります。

また、情報をデータで取り扱うことによって資料の印刷や管理業務が不要になるため、資源や人的なコストを削減すること可能です。

一方、グループウェアの導入には、

  • 情報漏洩のリスクがある
  • 大事な情報が埋もれてしまう可能性がある
  • 社内に浸透しない場合がある

というデメリットが伴います。

種類が多いグループウェア選びに失敗しないためにも、メリットとデメリットのどちらも理解したうえで導入を検討することが必要です。

グループウェアを選ぶポイント

グループウェアを選ぶポイントは、大きく6つあります。

1. 導入形態
2. 導入・運用コスト
3. 機能
4. 使いやすさ
5. セキュリティ体制
6. サポート体制

グループウェアの導入によってどのような問題を解決したいのかを明確にしておくことで、自社に最適なグループウェアを見つけやすくなります。

また、グループウェアは様々なサービスが提供されているため、複数のグループウェアを比較したうえでの導入がおすすめです。

グループウェアの種類【導入形態の違い】

グループウェアは、オンプレミス型とクラウド型の2種類の導入形態に分かれています。
それぞれの特長は以下の通りです。

オンプレミス型の特長

グループウェアのオンプレミス型は、自社内のサーバーに専用のソフトウェアをインストールして利用する導入形態です。

社内で構築・運用するため、情報漏洩のリスクを抑えられ、既存システムとの統合やカスタマイズがしやすいというメリットがあります。

デメリットとして挙げられるのは、導入におけるコストや時間がかかってしまうことです。

クラウド型の特長

グループウェアのクラウド型は、インターネット上のサーバー内でソフトウェアを利用する導入形態です。

オンプレミス型より安価かつ短期間で導入できることが多く、インターネット環境さえあれば社外でも気軽に利用できます。

デメリットは、外部のサーバーを利用することによって情報漏洩のリスクが高まること、グループウェアの提供元に依存することが多いため、カスタマイズが難しい場合があることです。

グループウェアの種類【サービスの違い】

グループウェアのサービスは種類が豊富です。

今回は、「国内シェア率が高いグループウェア」、「機能が充実しているグループウェア」、「コミュニケーション機能に特化したグループウェア」、「無料で使えるグループウェア」の4種類に分けて特長を紹介します。

国内シェア率が高いグループウェア

まずは、国内のシェア率が高いグループウェアを紹介します。
シェア率が高いサービスは導入実績が豊富なため、より安心して利用できるでしょう。

サイボウズOffice

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サイボウズ Office

サイボウズOfficeは、中小企業の国内シェアNo.1のグループウェアです。

20年以上もの間、企業からの要望を反映し続けてきたため、日本企業に合った機能を利用することができます。

オンプレミス型とクラウド型の2種類から選べるのが特長です。

>>サイボウズOfficeのサービス詳細はこちら[マケスト提供]

Microsoft Office 365

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Microsoft Office 365

Microsoft Office 365は、ExcelやWord、PowerPointなど、最大7種類のビジネスに欠かせないMicrosoft Officeのアプリケーションをクラウド上で利用できるグループウェアです。

1TB(テラバイト)ものストレージ容量があるため、共有するデータの容量が大きい企業に適しています。

常に最新版のMicrosoft Officeのアプリを使用できるのが特長です。

サイボウズGaroon(ガルーン)

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サイボウズGaroon(ガルーン)

サイボウズGaroon(ガルーン)は、大企業向けに開発されたグループウェアです。

社内ポータルを利用して様々な情報を統合することによって、効率的に業務を進められるようになります。

日本語と英語、中国語の3ヵ国語に対応しているため、海外拠点を持つ企業にも最適です。

これまで使っていたグループウェアからの移行や、移行後の運用サポートがあるのが特長と言えます。

>>サイボウズGaroon(ガルーン)のサービス詳細はこちら[マケスト提供]

機能が充実しているグループウェア

次に、機能が充実しているグループウェアを3つ紹介します。
多機能のグループウェアは、組織内での情報共有やコミュニケーションを様々な視点から改善していくことができるでしょう。

kintone(キントーン)

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kintone(キントーン)

kintone(キントーン)は、自社の業務に合わせたアプリを自由に作成できるグループウェアです。

ドラッグ&ドロップなど、簡単な操作で使えるグループウェアのため、プログラミングの知識や経験がなくても使いこなすことができます。

他のシステムとのデータ連携、JavaScriptプラグインを使ったカスタマイズなど、開発の自由度が高いことが特長です。

>>kintone(キントーン)のサービス詳細はこちら[マケスト提供]

WaWaOffice(ワワオフィス)

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WaWaOffice(ワワオフィス)

WaWaOffice(ワワオフィス)は、企業内のLANを活用して情報共有やコミュニケーションを効率化するグループウェアです。

スケジュールや掲示板、メール、タスク管理(ToDo)などの基本的な機能だけでなく、在籍状況・行き先の管理や人員構成図の閲覧など業務効率化に役立つ機能が充実しています。

多機能でありながらシンプルな画面で直感的な操作が可能なため、グループウェアの導入が初めての企業でも浸透しやすいでしょう。

24時間365日の有人監視や、ユーザーのアクセスログ管理、SSLの標準装備など、セキュリティ対策の種類が豊富な点が特長として挙げられます。

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ビジネスgoo

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ビジネスgoo

ビジネスgooは、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末での利用に適したグループウェアです。

情報共有やコミュニケーションを円滑にするだけでなく、勤怠管理や交通費管理なども可能です。

端末の紛失や盗難時に、スマートフォンアプリでの遠隔操作でビジネス情報だけを削除できることが特長です。

>>ビジネスgooのサービス詳細はこちら[マケスト提供]

コミュニケーション機能に特化したグループウェア

コミュニケーション機能に特化したグループウェアを紹介します。
社内コミュニケーションを中心に改善したいという方に最適なグループウェアです。

Chatwork(チャットワーク)

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Chatwork(チャットワーク)

Chatwork(チャットワーク)は、シンプルな機能によって情報共有とコミュニケーションの効率化を図るグループウェアです。

チャットやタスク管理、ファイル共有、ビデオ・音声通話機能を搭載しており、社内と社外どちらのコミュニケーションにも活用できます。

TwitterやGmail、Googleカレンダー、ジョブカンワークフロー・経費精算、Unipos、SmartHRなど、様々な種類のサービスと連携可能な点が特長として挙げられます。

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Oneteam(ワンチーム)

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Oneteam(ワンチーム)

Oneteam(ワンチーム)は、課題や目的、案件ごとに確認や議論が行えるグループウェアです。

進行中のプロジェクトや案件別に、コンテンツの共有や議論が行えます。

必要なタイミングで、必要なメンバーに、必要な情報だけを知らせることができるため、効率的な社内共有が可能です。

TeamOn(チームオン)

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TeamOn(チームオン)

TeamOn(チームオン)は、チーム内のコミュニケーションや業務を効率化できる中小企業向けのグループウェアです。

グループチャットやスケジュール管理、タスク管理、ビデオ会議など、日々の業務に欠かせない機能が搭載されています。

グループチャット機能はメッセージのやり取りだけでなく、様々なファイル共有も可能です。

>>TeamOn(チームオン)のサービス詳細はこちら[マケスト提供]

無料で使えるグループウェア

最後に、無料で使えるグループウェアを紹介します。
無料のグループウェアはコストが抑えられるため非常に魅力的ですが、一方で利用できる機能が少ない、セキュリティ面で不安を感じる方も少なくありません。

GRIDY(グリッディ)

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GRIDY(グリッディ)

GRIDY(グリッディ)は、グループウェアです。

スケジュール管理やメール、ファイル共有、ワークフローといった基本的な機能から、レポートや備品管理などの機能まで、23種類もの機能を無料で利用できます。

SO27001(ISMS)を考慮したアクセス制限機能やデータ通信暗号化、グループごとに管理者を設定できるアクセス権管理など、セキュリティ体制も整っているため安心です。

>>GRIDY(グリッディ)のサービス詳細はこちら[マケスト提供]

iQube(アイキューブ)

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iQube(アイキューブ)

iQube(アイキューブ)は、9,000社もの導入実績を持つクラウド型のグループウェアです。

無料で利用するにはストレージ容量、利用人数などに制限がかかりますが、タスク管理(ToDo)やスケジュール、メッセージなどの基本的な機能が15種類搭載されています。

暗号化通信やIPアドレスによる接続制限、監視、バックアップ、ネットワーク機器の冗長化など、セキュリティ体制が万全な点も特長です。

>>iQube(アイキューブ)のサービス詳細はこちら[マケスト提供]

e-Broad office(イーブロードオフィス)

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e-Broad office(イーブロードオフィス)

e-Broad office(イーブロードオフィス)は、モバイル対応のグループウェアです。

伝言メモやスケジュール、タスク管理(ToDo)、掲示板など、10種類もの機能が搭載されています。

外出先からの利用が簡単なため、よりスムーズな社内共有が可能です。

グループウェアの種類比較表

グループウェア名 導入形態 初期費用 月額費用/ユーザー 機能数
サイボウズOffice オンプレミス・クラウド 0円 500円~ 15
Microsoft Office 365 オンプレミス・クラウド 0円 540円~ 12
サイボウズGaroon オンプレミス・クラウド 0円 800円~ 30以上
kintone クラウド 0円 780円~ 制限なし
WaWaOffice クラウド 0円 400円~ 14
ビジネスgoo クラウド 0円 600円~ 9
Chatwork クラウド 0円 0円~ 9
Oneteam クラウド - 800円~ 23
TeamOn クラウド 0円 0円~ 30以上
GRIDY クラウド 0円 0円 23
iQube クラウド 0円 0円~ 15
e-Broad office クラウド 0円 0円 10

まとめ

グループウェアを選ぶときは、安心して利用したい、多機能であってほしい、重点的に改善したいことがある、コストを抑えたいなど、優先したい条件を明確にしたうえで選択することが導入を成功させるポイントです。

無料のグループウェアのように、機能数が少なくセキュリティ面が心配という一般的なイメージとは異なるサービスも多いため、複数のグループウェアをしっかり比較して自社にとって最適なグループウェアを導入しましょう。