業務効率に一役買う! Excelの基本的な使い方と裏技紹介
関数を知っておこう!
Excelはセルに関数を指定することで、選択した範囲の計算をしてその答えを反映させることができます。関数はとてもたくさんあるので、すべてを極めるのは難しいでしょう。しかし*「SUM(サム)」、「AVERAGE(アベレージ)」、「COUNT(カウント)」、「MAX(マックス)」、「IF(イフ)」*などは、使えるようになっておくと仕事に活かせそうです。
基本的に関数は、答えを記入したいセルを指定し、ワークシート上部のfxと書かれたアイコンを押します。そこで関数の種類やその他の情報を指定してセルに反映させます。
上記でいいますと、B10には、売上数の合計が入っています。合計などを出す際は、*「SUM」*を使います。fxをクリックし、関数「SUM」を選びます。そして計算をしたい範囲を指定すればOKです。
上記の場合、数式は「=SUM(B2:B9)」となり、「セルB2からB9を合計する」という意味となります。
表内の関数を簡単に解説していきましょう。
「SUM」
いわゆる合計を出したい際に使える関数です。指定した範囲内の数値の足し算をし、合計を記します。
「AVERAGE」
平均値を求める際は、こちらを使用します。上記の数式は「=AVERAGE(B2:B9)」となり、指定範囲の平均が得られます。
「COUNT」
指定した範囲の、数値や日付などの個数を求めることができます。数式は「=COUNT(B2:B9)」となります。
「MAX」
最大値を求める時に使います。数式は「=MAX(B2:B9)」となります。
「IF」
ある特定の「セルの値がXならば(論理式)、Aの処理(値が真の場合)をし、セルの値がXではない場合は、Bの処理(値が偽の場合)を行う」と指定して、データを反映できる関数です。
上の表で説明すると、B3のセルの値が198より大きい場合「達成」、それ以下の場合「未達成」と表示させたいとします。そのためには、If関数は、論理式の項目に「B3>198」、値が真の場合の項目に「達成」、値が偽の場合の項目に「未達成」と入力します。あとは下に数式をコピーすればOKです。
ちなみに表の数式は下記のようになります。
ショートカットキーを知っておこう!
Excelのショートカットを覚えておくと、とても時間短縮になります。覚えておくと便利なショートカットキーを紹介します。
なかでもALTキーを使ったショートカットは、慣れるととても便利です。試しにALTキーを押してみるだけで、画面にアルファベットが表示されます。操作したい項目のアイコン近くにあるアルファベットとALTキーを押すと、その項目に飛ぶことができます。
たとえば書体を変更したい場合は、最初にALTキーを押す→アルファベットが表示される→ホームと書かれた字の近くにあるアルファベット「H」+ALTキーを押す→ホームのページに飛ぶ→「FF」+ALTキーを押す、と書体の変更ができる。
となります。
この他にも、便利なショートカットキーはあります。覚えてみてはいかがでしょうか。
「Ctrl + C」 選択されたセルをコピー
「Ctrl + D キー」 下方向へセルの内容と書式をコピー
「Ctrl + V」コピーした内容を貼り付け
「Ctrl + Alt + V」 [形式を選択して貼り付け] ダイアログ ボックスの表示
「Ctrl + 1」 [セルの書式設定] の表示
「Ctrl + PageDown」ワークシートを左から右に切り替え
「Ctrl + PageUp」ワークシートを右から左に切り替え
「Ctrl + Shift + アンパサンド (&)」選択したセルに外枠罫線を作成
「Ctrl + Shift + コロン (:)」 現在の時刻を入力
「Ctrl + Shift + シャープ (#)」 [日付] 表示形式を設定
まだまだショートカットキーは多数あるので、ぜひ活用してみてください。
Excel for Windows のショートカット キー
- ページ
- 印刷物のカタログやパンフレットは、通常複数のページから成り立っています。インターネットのホームページもまったく同じで、テーマや内容ごとにそれぞれの画面が作られています。この画面のことを、インターネットでも「ページ」と呼んでいます。ホームページは、多くの場合、複数ページから成り立っています。
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