日々の仕事のなかで、会議に時間をとられているな、と思われている方は少なくないのではないでしょうか。
仕事をしていると避けて通れない部分ではありますが、自分の作業時間を圧迫する要因にもなるのでもどかしく思っている方もいるでしょう。

今回は、効率的な会議を行うために知っておきたい記事をまとめました。
特に新社会人の方は、早いうちから効率性を身につけて、時間を有効に使えるように訓練しましょう。

1.会議が始まる前に余計なものを削ぎ落とす

会議が始まる前に余計なものを削ぎ落とす
この会議は何のための会議?業務効率化のために見直す3つのポイント

会議には、様々な「無駄」が発生しがちです。
本来参加する必要のないメンバーが参加している、目的が明確でないと話が右往左往する、なかなか結論を出せずに終わりの時間が長引いてしまう等、ついついやってしまいがちになります。
事前に会議の目的・アジェンダを共有して参加必須なメンバーが揃っているのかを確認し、資料は最低限に抑え、会議中は役割分担して話を円滑に進めるようにすれば、効率的な会議に近づくことができます。

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2.会議に集中できる環境を作る

会議に集中できる環境を作る
会議を効率化し、生産性を高めるためにやるべき10の取り組み

こちらの記事では、参加者全員が会議に集中できる環境にするコツが紹介されています。
立って会議する、30分以内に終わらせる、内職(会議に関係ない作業をすること)ができないよう原則パソコンやスマートフォンは持ち込まないという風に、全員の意識が自然に議題に集中するような環境を整えることで、限られた時間のなかで良い意見を引き出しやすくなります。

ちなみにferretチームの朝会議では、こちらのルールを参考にし実施しています。

3.Googleの合理的な会議術

Googleの合理的な会議術
現役員が語る、Google式会議効率化の6つの法則

Googleの元副社長で、現在はYahoo!のCEOを務めるマリッサ・メイヤー氏は、Google時代、週に70本もの会議をこなしていました。
それほど膨大な量の会議をこなすには効率化は必須です。
こちらの記事では、メイヤー氏が実践していた会議効率化のためのコツが紹介されています。
最後に紹介されている「時間を守る」は、開始時刻も終了時刻も厳守するという意味と思われますが、これが効率化のために最も重要な部分なのかもしれません。

4.その他にもアイデアは豊富に

 その他にもアイデアは豊富に
【解説付】会議を効率的にするオススメ記事11選

その他にも、ぐるなびが行っている「歩きながら会議」や佐藤可士和氏のコミュニケーションを重視した打ち合わせ方法など、より良い会議を行うためのアイデアは豊富に存在しています。
無駄話は排除すべきですが、会議を円滑に進めるためのコミュニケーションは積極的にとっていくべきです。リラックスさせるための雑談を少し挟んでから本題に移行すると、良い雰囲気で会議を進めることができるでしょう。

まとめ

非効率な会議になってしまう一番の原因は、参加者が「時間の価値」を認識しきれていないところにあります。
「時は金なり」ということわざもある通り、時間は人にとって非常に貴重なものです。一度に複数人の時間を使う会議であればなおさら、その分価値のある結果を出さなければいけません。
時間は有限であることを意識したうえで、上記で紹介したような効率化のためのテクニックを試してみましょう。

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