会議は、業務時間においてとても大きい割合を占めます。その会議をいかに効率的に、生産的に進めるかということは、どのチームでも有意義なテーマではないでしょうか。

本記事では、会議を効率的に進め、生産的にするお役立ち情報をまとめ、そのテクニックを列挙してみました。ぜひ、みなさんの会議にお役立てください。

<目次>
1.会議の前の情報共有がポイント
2.できないチームが会議で最高のパフォーマンスに
3.議事録も効率的に作りたい!
4.話すコトバを工夫するだけで変わる!
5.ホワイトボードを効率的に使う
6.Googleは残り時間をプロジェクタで投影する
7.スタンディングミーティングの効果
8.第3者に邪魔されず、のびのびと会話が進める
9.会議を無駄に長引かせるものは何なのか
10.アメリカ仕込みのすごい会議

1.会議の前の情報共有がポイント

先日、KDDIに買収が決まったnanapiですが、会議を効率的に行うテクニックを公開していました。成長著しい企業らしくツールや共有の仕方も参考になります。

仕事の無駄をなくそう!情報共有を最適化しまくる7の方法 | nanapi [ナナピ]
nanapi

<ポイント>
・情報をオープンにして徹底的に共有する。
・アジェンダとゴールを事前に徹底し、30分。
・立ち話の推奨

2.できないチームが会議で最高のパフォーマンスに

会議というのは議題を話し合うという意味もありますが、みんなで意思を統一したり、そのイニシエーション(儀式)としての機能もあるわけです。弱いチームが強いチームに変貌するときには、チーム一丸となる機会が必要で、それを会議に担わせます。

父親に聞いた管理職として「ダメなチームをデキるチームにする必勝パターン」 - komagata
父親に聞いた管理職

<引用>
・中心人物を司会として成績の改善施策案を出す会議を開催してもらう~「なるほど、山田さんを中心としてみんなで今後の改善施策案を話し合ってみてもらえないでしょうか。」現場で直接業務にあたっている人が一番改善すべき点をわかっていて、なおかつそれを言いたがっている。言える場を用意すれば必ず改善施策案ができてくるらしい。

3.議事録も効率的に作りたい!

議事録は記録的な意味合いもありますが、あとで見返してわかりやすく、かつ実行に移しやすい情報として残すことが重要です。会議の名称、日時、場所、参加者などの5W1Hという基本はもちろんのこと、誰が、何を、いつまでにするのか、といったミッションを明確にすることが重要です。

「議事録」の書き方、基本から時間短縮のコツまで - はてなニュース
はてな

<ポイント>
・論点や目的を常に意識してはずさない。
・決まったこと/話し合い中のこと、を区別する。
・多少の誤字脱字は気にしない、すばやくメモをとるスキルを修得する。