会議は、業務時間においてとても大きい割合を占めます。その会議をいかに効率的に、生産的に進めるかということは、どのチームでも有意義なテーマではないでしょうか。

本記事では、会議を効率的に進め、生産的にするお役立ち情報をまとめ、そのテクニックを列挙してみました。ぜひ、みなさんの会議にお役立てください。

<目次>
1.会議の前の情報共有がポイント
2.できないチームが会議で最高のパフォーマンスに
3.議事録も効率的に作りたい!
4.話すコトバを工夫するだけで変わる!
5.ホワイトボードを効率的に使う
6.Googleは残り時間をプロジェクタで投影する
7.スタンディングミーティングの効果
8.第3者に邪魔されず、のびのびと会話が進める
9.会議を無駄に長引かせるものは何なのか
10.アメリカ仕込みのすごい会議

1.会議の前の情報共有がポイント

先日、KDDIに買収が決まったnanapiですが、会議を効率的に行うテクニックを公開していました。成長著しい企業らしくツールや共有の仕方も参考になります。

仕事の無駄をなくそう!情報共有を最適化しまくる7の方法 | nanapi [ナナピ]
nanapi

<ポイント>
・情報をオープンにして徹底的に共有する。
・アジェンダとゴールを事前に徹底し、30分。
・立ち話の推奨

2.できないチームが会議で最高のパフォーマンスに

会議というのは議題を話し合うという意味もありますが、みんなで意思を統一したり、そのイニシエーション(儀式)としての機能もあるわけです。弱いチームが強いチームに変貌するときには、チーム一丸となる機会が必要で、それを会議に担わせます。

父親に聞いた管理職として「ダメなチームをデキるチームにする必勝パターン」 - komagata
父親に聞いた管理職

<引用>
・中心人物を司会として成績の改善施策案を出す会議を開催してもらう~「なるほど、山田さんを中心としてみんなで今後の改善施策案を話し合ってみてもらえないでしょうか。」現場で直接業務にあたっている人が一番改善すべき点をわかっていて、なおかつそれを言いたがっている。言える場を用意すれば必ず改善施策案ができてくるらしい。

3.議事録も効率的に作りたい!

議事録は記録的な意味合いもありますが、あとで見返してわかりやすく、かつ実行に移しやすい情報として残すことが重要です。会議の名称、日時、場所、参加者などの5W1Hという基本はもちろんのこと、誰が、何を、いつまでにするのか、といったミッションを明確にすることが重要です。

「議事録」の書き方、基本から時間短縮のコツまで - はてなニュース
はてな

<ポイント>
・論点や目的を常に意識してはずさない。
・決まったこと/話し合い中のこと、を区別する。
・多少の誤字脱字は気にしない、すばやくメモをとるスキルを修得する。

4.話すコトバを工夫するだけで変わる!

動画でプログラミングを学べるドットインストール代表の田口さんが教える会議のコツです。ちょっとした一言なのですが、その一言をしっかり言うことで「~言ったはず」を無くせる魔法のコトバです。

ミーティングで使えるちょっとした話法いろいろ | IDEAxIDEA
ideaxidea

<ポイント>
・「To Doまとめますか?」「他にもやることは?」と漏れをなくす。
・だらだらとしゃべり続ける人には聞き返すことも重要。
・アジェンダを全員に確認する。

5.ホワイトボードを効率的に使う

会議で欠かせないのがホワイトボード。共通認識を持つためにも、わかりにくいことを図解したり、大いに役立ちます。本エントリーでは、そのホワイトボードの右側15cmほどのところに、アジェンダや要点をつねに書いておく、というハックを紹介しています。

ストレスフリーのホワイトボード術 | IDEAxIDEA
ホワイトボード

<ポイント>
・ホワイトボード右に区切り線を引き、アジェンダや終了時間を明示。
・アジェンダが達成されるたびに消していく。
・出席者全員が残り時間を意識することで、長い話を減らせる。

6.Googleは残り時間をプロジェクタで投影する

あのGoogleも会議を効率的に進めることに工夫をこらしています。なかでも有名なのはストップウォッチをプロジェクタで投影して、出席者全員にあと残り時間がどれくらいなのかを意識させることです。どうしても時間を意識せずに進めるとダラダラと話してしまいがちです。

How to Run a Meeting Like Google - Businessweek
Google

<ポイント>
・議題をしっかり割り当て、議事録者を割り当てる。
・5~10分のマイクロ会議を頻繁に開く。
・アイデア出しなどクリエイティブなときには逆に制限を外す。

7.スタンディングミーティングの効果

キャノン電子ではスタンディングミーティングを導入したことで有名です。会議室に集まり「どっこいしょ」とする会議から、ささっと集まって「ちょっと確認するよ~」とする会議では効果が大きく変わることは疑う余地はありません。会議に費やす時間は就業時間の30%にも及ぶともいいますので、この短縮は効果大ですよね。

IT経営の最前線 - 「きれいな工場は最高のセールスマン」 キヤノン電子の酒巻社長が企業再建の秘密を明かす:ITpro
キャノン

<ポイント>
・パソコンは「怠惰の隠れみの」になっている。
・立ったままのほうが、時間を区切り、ぱぱっと会議を進めやすい。
・経営者が会社のためと思えば椅子は無くせる。

8.第3者に邪魔されず、のびのびと会話が進める

グルメ情報サイト大手のぐるなびも会議の効率化を図っています。なかでもユニークなのは歩きながらの会議。いわゆる雑談やブレスト程度かと思いきや、その効果は「社員がのびのびと話す」という思わぬリラックス効果があるとか。血流も良くなりそうで、忙しい人は試してみる価値はありそうですね。

ウォーキング・ミーティング|日本経済新聞 連載『あすへの話題』 - ぐるなび企業情報
ぐるなび

<引用>
・続けるうちに気づいたことがある。歩いていると頭が冴(さ)え、アイデアを思いつきやすい。第三者に邪魔されないのも理由かもしれない。集中できるのだ。
・オープンな空間はリラックスさせるのか、社員も会議室とは違ったのびのびとした表情を見せる。自動車の騒音もほどよく、会話の内容は隣を歩く人にしか聞こえず、セキュリティーを気にする話もできる。

9.会議を無駄に長引かせるものは何なのか

会議を効率的に進めるには、逆に「長引かせている」原因を排除することから始まります。本記事は連載の第1回目なのですが、第2回の議事録ドリブンの具体的な作法からが読み応えがアップします。会議=議事録を作る、という発想は興味深いです。

議事録ドリブンで会議の効率アップ:第1回 会議の何が問題なのか? - 誠 Biz.ID
誠

<ポイント>
・議事録ドリブンとはプロジェクタで投影した議事録をみんなで作る。
・脱線することなく実行される。
・会議のゴールは、会議前に確認する。

10.アメリカ仕込みのすごい会議

書籍ももちろんですが、コメント欄がとても参考になります。書籍ではアメリカでの著者の体験に基づく仕事の進め方が書いてあるのですが、司会の重要性について強調されています。たしかにファシリテーターが変わると会議も変わります。

Amazon.co.jp: すごい会議-短期間で会社が劇的に変わる!: 大橋 禅太郎: 本
すごい会議

<ポイント>
・会議を効率的に進めるには、質問に順番がある。
・「言えない問題」「ひどい真実」をさらす。
・そもそも会議の出席者を厳選する必要がある。

11.有名クリエイターの打ち合わせ術

打ち合わせも会議の一つといえますが、有名クリエイターの至言は示唆に富んでいます。「端から順番に意見を求めていく」などは失敗しがちだとも書かれていて、うんうんと頷いてしまいます。苦手な人に対するアプローチも載っていて参考になります。

佐藤可士和に聞いた「打ち合わせ」を有意義にするために意識している6つのこと | 株式会社LIG
LIG

<引用>
・(苦手な人に対しては)周りの人にリサーチするなどして、なんとか仕事以外の共通点を見つけ、雑談できるように努力する
・(ファシリテーターに任命されたら)もうバッターボックスに立っている状態なので、失敗しても気にせず、とにかく思うようにやってみることです

まとめ

会議を効率的に生産的にするには、目的やアジェンダをはっきりさせることが重要です。そして、テクニックとしては、事前にゴールや情報を共有することが大切で、そもそもそれを行えている人が参加するべきです。

・残り時間を表示し、30分以内にする。
・議事録を高速に作る。
・アイデア出しとミッション遂行の会議を区別する。
・長引かせている原因を排除するスキルを全員が身につける。

上記の記事ではこのように共通点もたくさんあります。ぜひ、みなさんの会議の効率化にお役立ていただければ幸いです。

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会議とともに覚えておきたいのがフレームワークです。ふだんの仕事を効率化して高速にまわすための必須スキルです。この機会にぜひ覚えたいですね。