日頃から使える地味に便利なWordの小技18選

2016年6月26日

資料を作成したり、メモをとったりなど、ビジネスシーンにおいて何かとよく利用されるツールのひとつが「Microsoft Word」です。
特に、Apple製品ではないパソコンの多くにデフォルトで入っていることが多いため、使用している人は多いのではないでしょうか。

そんなWordには、意外と知られていない小技が実は多くあります。

今回は、Wordをさらに使いこなすための小技18選をご紹介します。
すぐに使えるものばかりですので、ぜひ活用してみましょう。

Wordの小技18選

1.箇条書きの挿入

文章を書いていて、箇条書きにした場合や、段落番号をつけたい時にメニューから選択しなくても、キーボード操作をすることができます。
箇条書きの場合は、「＊(アスタリスク)を入力＋スペースキー」です。

2.コメントボックスの追加

Wordで書かれた文章が送られてきた時、訂正箇所や追加箇所などを伝えるときに、コメントボックスを使って相手に伝えることができます。
該当テキストをハイライトして、メニューの「校閲」から「コメントの挿入」をクリックすると、コメント欄が追加されます。

3.辞書機能

Wordには、デフォルトで辞書機能がビルトインされています。
該当単語を選択して「Shift＋F7」で調べることができます。

4.文書にパスワードロックをかける

パWordのファイルをメールで送信する時などは、セキュリティの観点からパスワードをかけておいた方が安全な場合があります。
パスワード設定は、メニューから「ファイル→文書の保護→パスワードを使用して暗号化」で可能です。

5.勝手に箇条書きになる設定の解除

「1.」や「・」などを最初に書いたあとに改行をすると、勝手に箇条書きになってしまうことがあります。
この設定を解除することができます。

まず、メニューから「ファイル→オプション→文章校正」の順に選択します。
次に、表示されたメニューの中から「オートコレクトのオプション」の「オートコレクトのオプション」を選択します。

「入力オートフォーマット」のタブをクリックして、「入力中に自動で書式設定する項目」欄の「箇条書き（行頭文字）」と「箇条書き（段落番号）」のチェックを外したことを確認したら「OK」をクリックします。

これで完了です。

6.単語の下に線をひかれる設定の解除

デフォルトの設定では、スペルミスと判断された単語の下には、自動で線が引かれます。
自動で文章校正をしてくれる機能は、とても便利ですが、邪魔に感じてしまうときもあるでしょう。

この設定は、「ファイル→オプション→文章校正」で「入力時にスペルチェックを行う」のチェックが外れていれば非表示にすることができます。

7.Wordにスクリーンショットの画像を挿入する

Word2010の新機能で、スクリーンショットをそのままドキュメントに挿入できる機能があります。
スクリーンショットを撮ったら、メニューで「挿入→図→スクリーンショット」で挿入可能です。

8.文字の大きさを変更する

入力した後の文字の大きさを変更したい時は、下記のやり方で簡単に変更が可能です。

ワンポイント小さくする：範囲を指定して、「Ctrl＋＞」
ワンポイント大きくする：範囲を指定して、「Ctrl＋＜」

変更したいフォントサイズの数字が分かっている場合に有効な方法があります。
変更したい文字を選択して「Ctrl＋Shift＋P」を押すと、選択部分のフォントサイズが選択状態になります。
この状態で変更したいフォントサイズの数字をキーボードで入力し「Enter」を押すと、指定したフォントサイズに変更されます。

9.文字の中央寄せ・右寄せ

文字はデフォルトで、左寄せになっています。
中央寄せ・右寄せをした場合は、ツールバーから行う必要があります。

これは、キーボード上で簡単に行うことができます。

中央寄せをしたい場合は、「Ctrl＋E」
右寄せをしたい場合は、「Ctrl＋R」

10. ページをジャンプする

Wordで作成したドキュメントが膨大なページ数になった時、スクロールして前のページに戻るのは大変です。
そのような時に使えるのが、ジャンプ機能です。

「Ctrl＋G」で「検索と置換」というダイアログボックスが表示されます。
そのダイアログボックスで移動先が「ページ」となっていることを確認したら、移動したいページ番号を入力して、ジャンプボタンをクリックします。
すると、指定したページに簡単にジャンプすることができます。

11.罫線を引く

日本語入力をオフにした状態で、「ー」を3つ入力し「Enter」を押すと、行末まで罫線を引くことができます。
「＝」を3つ入力して「Enter」を押すと、二重罫線になります。

12.先頭の文字を大文字にしない

特に英字を入力したい時、小文字で入力したいのに「Enter」キーを押すと、自動的に先頭が大文字になってしまいます。

メニューから「ファイル→オプション→文章校正→オートコレクトのオプション」の順にクリックします。
オートコレクトタブで「文の先頭文字を大文字にする」のチェックをはずして「OK」で画面を閉じれば、この設定を解除できます。

13.日付を自動更新する

Wordのドキュメント内に日付や時刻を入力し、そのファイルを開くと自動で日付が表示されるように設定する方法です。

日付を入力したい位置にカーソルを移動します。
メニューから「挿入」をクリックし、時計とカレンダーが組合わさったアイコンすると、ダイアログボックスが表示されます。

14.Wordで簡単な計算をする

Wordには、クイックアクセスツールバーというものがあります。

ここに、計算機能のボタンを追加することができます。
「ファイル→オプション→リボンのユーザー設定」の順にクリックし「コマンドの選択」の欄で「リボンにないコマンド」を選択します。

「計算」を選択して追加ボタンをクリックすると完了です。

計算をするときは、半角英数入力で計算式を入力し、「=」までの式の部分を選択します。
計算ボタンをクリックすると、画面の左下のステータスバーのところに計算結果は表示されます。
結果が表示されたら、Word内の計算結果を表示したい部分で「Ctrl＋V」を押すと、結果が貼付けられます。

15.ダミーの英文を作成する

ダミーで文字を入れて、先にレイアウトを作成したい場合に使える小技です。
半角英数入力モードにして「=lorem()」と入力し「Enter」を押すと、ダミーの英文が一瞬で入力されます。

16.Wordのドキュメントを1ページに収める

Wordでドキュメントを作成して印刷をしようとしたときに、1文か2文ほど次のページに入力されている場合があります。
このような時、1ページに収める方法です。

文字のサイズと間隔を少し小さくすることで1ページに収める「1ページ分圧縮」というコマンドがあります。
このコマンドは、Word2010にはないので、クイックアクセスツールバーに追加しましょう。

まず、「ファイル→オプション→クイックアクセスツールバー」の順に選択します。
「コマンドの選択」で「印刷プレビュー」のタブを選択し「1ページ分圧縮」を選択したら「追加」をクリックし、コマンドが確認されたらOKをクリックします。

これでクイックアクセスツールバーに「1ページ分圧縮」もコマンドが追加されます。

続いて、このコマンドを利用する方法を説明します。
ドキュメンタリーを印刷する前に、先ほど追加しておいた「1ページ分圧縮」のコマンドをクリックすると、ドキュメントが1ページに収まります。
このあと印刷を実行すると、少しだけ次のページに入力されてしまって印刷してみたら見栄えがあまりよくない、ということが解消されます。