予約管理システムで煩わしい業務を削減！おすすめの予約管理システムは？

「予約管理システムの導入を考えているが、どういうものなのかいまいちわからない」といった疑問を持つ経営者や店舗責任者は少なくないようです。この記事では、そもそも予約管理システムとはどういったものなのかの解説をはじめ、予約管理システムを導入するメリットや注意点、おすすめの予約管理システムを紹介します。

目次

1. 予約管理システムとは？
2. 予約管理が必要な理由とは？導入するメリット
3. 本当に必要？予約管理システムを導入する前に気をつけるポイント
4. 予約管理ツールのおすすめ5選
5. 予約管理システムを使ってサービスを向上させよう

予約管理システムとは？

予約管理システムとは*「顧客情報などを一元管理できるシステム」*のことを指します。情報を一元管理することで、二重予約などのミスを防いだり、再来店を促したりすることができます。今まで人が手作業で行っていたものをシステムに任せることで、ミスが起きにくくなるだけではなく、人的負担の軽減にもつながります。

日常生活に目を向けてみると、多くの企業が予約管理システムを導入していることがわかります。どういった企業が予約管理システムを導入しているのか見ていってみましょう。

予約管理システムを導入している企業

予約管理システムを導入している企業に多いのが、飲食店です。評判の良い飲食店には、予約が欠かせません。予約をせずに足を運んで、「すみません、予約のお客さんでいっぱいです」と、断られてしまった経験がある人も多いでしょう。

予約管理システムは、一昔前まではあまり導入されているものではありませんでした。それは、予約管理システムを開発するために莫大な費用がかかったからです。しかし、今では開発コストも抑えられ、サービスが拡大し、飲食店に限らず多くの事業者が導入しています。

予約管理システムを導入しないとどう、どういうマイナスコストがある？

冒頭でお話ししたように、予約管理システムとは「顧客情報を一元化して管理するもの」です。情報を一元化することで管理コストの軽減や顧客の取りこぼしを防ぎ、データの分析によってさらなるビジネス拡大を目指すことができます。

これは言い換えると、予約管理システムを導入しなければ、管理コストがかさみ、データの分析もできず、顧客を取りこぼしてしまうリスクがあるということです。人的負担を軽減するためにも、予約管理システムの導入は検討する余地があると言えるでしょう。

予約管理が必要な理由とは？導入するメリット

予約管理システムを導入することで、以下のようなメリットを得られます。

• 予約客を逃さない
• 管理コストの軽減
• 利用者にとって予約へのハードルが下がる
• データの分析ができる
• メールの配信ができる
• 従業員の業務効率を上げられる
• SNSと連携できる

それぞれのメリットについて、詳しく見ていきましょう。

予約客を逃さない

予約管理システムによって機能性の違いはありますが、ほぼすべての予約管理システムで24時間365日、顧客からの予約受付を行えます。深夜でも、早朝でも、予約を受けつけられるということです。

店舗のピークタイムにわざわざ電話を取って予約を受ける必要がないため、「電話に出なかったからこのお店はなしにしよう」という機会損失を防げます。

管理コストの軽減

電話やメールなどで人が予約を受けると、どうしてもミスがついて回ります。その点、予約管理システムは機械がすべての作業を代行してくれるので、二重予約などのミスがなくなります。ミスに対して労力を割くことがなくなり、結果として管理コストの軽減につながるでしょう。

また、以下のような機能がついている予約管理システムは、予約の無断キャンセル対策にもなります。

• 予約確定メール
• リマインドメール
• 事前決済サービス

飲食店において、大人数での無断キャンセルなどが社会問題となっている昨今、これらの機能は事業者側を守る手段としても活用できます。

利用者にとって予約へのハードルが下がる

予約に関しての一連の作業をシステム上で終えられるため、顧客の予約へのハードルを下げることができます。*「電話で予約をする」ということに高いハードルを感じる人は少なくありません。*そういった顧客を逃してしまうことによる損失を防げるでしょう。

データの分析ができる

予約管理システムを導入することで、以下のような顧客情報を分析できるようになります。

• 顧客の単価
• 顧客の年齢
• 顧客の利用日
• 顧客の利用サービス

こういったデータを分析することで、顧客が何を望んでいるのか、顧客に人気の高い商品は何か、顧客のリピート率はどれくらいか、といった情報を分析できます。

メールの配信ができる

顧客管理システムを活用することにより、DM、メルマガ、クーポン、事前アンケートといった、来客を促す手段を取ることが可能です。顧客に対してこちらからアプローチをかけることができるので、ただ顧客を待つだけの状態になるのを防げます。

例えば、事前アンケート機能を活用することで、顧客の来店目的を把握できます。購入目的で来店したのか、購入以外の目的で来店したのかなど、こういった顧客の動向を分析することで、店舗スタッフの接客にも違いが生まれ、「接客がすごくよかった」「足を運んでよかった」という顧客満足度を高めることにもつながるでしょう。

従業員の業務効率を上げられる

予約管理システムで顧客を管理することで、従業員の手間を省くこともできます。情報を自動化することで、今まで行っていた手作業による労力をなくし、従業員の業務効率を上げられるということです。手作業による顧客管理がなくなったことで、ほかの仕事に対して時間を割くことができるようになるでしょう。

SNSと連携できる

マーケティング手法の一つとして、各種SNSとの連携があります。予約管理システムではSNSとの連携も可能なため、自社アカウントのSNSを連携させ、顧客を増やす施策を打つことも可能です。各種SNSを連携させることで、顧客の入り口をさらに増やせるでしょう。

Instagram、TikTok、TwitterなどのSNSは若者に人気のため、今まで狙っていた年代以外の顧客を増やすことにもつながるかもしれません。

本当に必要？予約管理システムを導入する前に気をつけるポイント

予約管理システムの導入には注意点も存在します。導入前には下記のポイントを確認するようにしましょう。

• 予約管理システムを導入する明確な理由はあるか
• 予約管理システムの操作性は問題ないか
• 同じ業界で良い結果は出ているか

ただ導入しただけで終わってしまうことのないよう、導入後の運用までイメージして検討することをおすすめします。

予約管理システムを導入する理由は明確？

予約管理システムには、以下のようにさまざまな種類があります。

• 顧客管理に特化した予約管理システム
• 顧客のデータ分析に特化した予約管理システム
• グルメサイトとの連携に特化した予約管理システム

このように、システムごとに得意とする領域があります。自社にとってメリットのない予約管理システムを選んでしまうことのないよう、予約管理システムを導入する理由を明確にしておきましょう。

操作が難しいと使いこなせない

予約管理システムの中には、操作が難しいものもあります。操作の難しいシステムを導入すると、従業員が使いこなせるようになるまで時間がかかってしまいます。結果、時間的なコストがかさみ、導入を後悔してしまうかもしれません。そのため、操作が簡単な予約管理システムの導入をおすすめします。

同じ業種での実績を確認しよう

自社が導入しようと考えている予約管理システムを、同じの業種の事業者が導入しているかどうかという点も大事なポイントです。

予約管理システムのHPに飛ぶと、そのシステムを導入した企業の一覧が載っています。一覧の中に、自社と同じ業種の企業はあるかどうか確認してみてください。

無料トライアルを試そう

多くの予約管理システムには、1週間前後の無料トライアル期間が設けられています。トライアルをせずに導入してしまい「何か違う」という事態に陥ってしまっては元も子もありません。

ID、メールアドレス、パスワード、電話番号などを入力することで、すぐに使い始められます。数分で登録が終わってしまうので、気になった予約管理システムがある場合は、まずお試しで使ってみてから導入を決めましょう。

予約管理ツールのおすすめ5選

さまざまな種類がある予約管理システムですが、ここでは以下の5つに絞って紹介していきます。それぞれ特徴を持った予約管理システムです。自社の方向性と合うかどうか、確認してみてください。

• ChoiceRESERVE
• RESERVA
• Goope（グーペ）
• STORES 予約
• Airリザーブ

ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）

「ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）」は、予約に特化した予約管理システムです。

• 予約の管理・受付
• 予約ページのURL作成
• 予約管理カレンダー

などの機能を備えています。

また、24時間365日、有人での監視を行っているため、セキュリティ面でも安心が持てます。データバックアップはもちろんのこと、従業員のセキュリティ意識向上のための研修もしているので、セキュリティ面を重視して予約管理システム選びたいときは、第一候補に挙がるシステムでしょう。

RESERVA（レゼルバ）

「RESERVA（レゼルバ）」は、幅広い業務をサポートしてくれる予約管理システムです。

• 予約管理
• 自動メール・メルマガ配信
• オンライン決済
• スタッフ指名予約

などの機能を備えています。

また、「選べる料金プラン」として、予約管理システムを無料で使いたい人のために、月額0円のフリープランも用意されています。有料プランに比べて機能の制限はかかってしまいますが、小規模のビジネス展開をしている個人事業主にとって、無料で予約管理システムが使えるのはうれしいポイントではないでしょうか。

Goope（グーペ）

「Goope（グーペ）」は、ホームページ作成サービスに予約管理システムがついたものです。

• イベント予約
• ショッピングカート
• SNS連携
• アクセス解析

といった機能を併せ持っています。

「イベント予約」機能では、時間や場所、サービスの内容が決まっているイベントに対して予約が可能です。ホームページ内で予約が完了するため、煩雑さがなく、顧客の途中離脱を防げるでしょう。

ただし、Goope（グーペ）は、大規模事業者には向いていません。使いやすく、シンプルな予約管理サービスのため、ユーザーの9割が従業員5人以下の小規模事業者です。個人店舗を持っている人やこれから開業する人向けの予約管理システムということを覚えておきましょう。

STORES 予約

「STORES 予約」は、業界大手や上場企業が多く導入している予約管理システムです。

• 顧客管理
• ネット決済
• 自動DM配信機能
• 予約カレンダーの埋め込み

などの機能を備えています。

顧客カルテを自動で作成してくれる「顧客管理」機能がおすすめです。予約や来店の履歴をまとめてくれるだけではなく、顧客カルテをもとにメールの送信もできます。導入のしやすさもあり、実に多くの企業が導入しています。

Airリザーブ

「Airリザーブ」は、シンプルな予約管理を実現できる予約管理システムです。

• 予約画面のURL作成
• 顧客管理

などの機能を備えています。

「予約管理をシンプルにするwebサービス」と謳うように、シンプルな予約管理システムです。そのため、顧客の負担をできる限り少なくできます。

導入事例を見てみると、銀行や病院などがあります。銀行や病院には、予約の取り方に難しさを覚えてしまう人も多く訪れるため、シンプルさに特化した予約管理システム「Airリザーブ」が選ばれたのでしょう。

予約管理システムを使ってサービスを向上させよう

「予約管理システム」は言い換えると、「お客さんの声がデータとして残っていくツール」だと言えます。メリットだけではなく、注意点もにも目を向けながら、自社にあった予約管理システムを見つけて活用してみてください。

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