「予約管理システムの導入を考えているが、どういうものなのかいまいちわからない」といった疑問を持つ経営者や店舗責任者は少なくないようです。この記事では、そもそも予約管理システムとはどういったものなのかの解説をはじめ、予約管理システムを導入するメリットや注意点、おすすめの予約管理システムを紹介します。

予約管理システムとは?

予約管理システムとは「顧客情報などを一元管理できるシステム」のことを指します。情報を一元管理することで、二重予約などのミスを防いだり、再来店を促したりすることができます。今まで人が手作業で行っていたものをシステムに任せることで、ミスが起きにくくなるだけではなく、人的負担の軽減にもつながります。

日常生活に目を向けてみると、多くの企業が予約管理システムを導入していることがわかります。どういった企業が予約管理システムを導入しているのか見ていってみましょう。

予約管理システムを導入している企業

予約管理システムを導入している企業に多いのが、飲食店です。評判の良い飲食店には、予約が欠かせません。予約をせずに足を運んで、「すみません、予約のお客さんでいっぱいです」と、断られてしまった経験がある人も多いでしょう。

予約管理システムは、一昔前まではあまり導入されているものではありませんでした。それは、予約管理システムを開発するために莫大な費用がかかったからです。しかし、今では開発コストも抑えられ、サービスが拡大し、飲食店に限らず多くの事業者が導入しています。

予約管理システムを導入しないとどう、どういうマイナスコストがある?

冒頭でお話ししたように、予約管理システムとは「顧客情報を一元化して管理するもの」です。情報を一元化することで管理コストの軽減や顧客の取りこぼしを防ぎ、データの分析によってさらなるビジネス拡大を目指すことができます。

これは言い換えると、予約管理システムを導入しなければ、管理コストがかさみ、データの分析もできず、顧客を取りこぼしてしまうリスクがあるということです。人的負担を軽減するためにも、予約管理システムの導入は検討する余地があると言えるでしょう。

予約管理が必要な理由とは?導入するメリット

予約管理システムを導入することで、以下のようなメリットを得られます。

  • 予約客を逃さない
  • 管理コストの軽減
  • 利用者にとって予約へのハードルが下がる
  • データの分析ができる
  • メールの配信ができる
  • 従業員の業務効率を上げられる
  • SNSと連携できる

それぞれのメリットについて、詳しく見ていきましょう。

予約客を逃さない

予約管理システムによって機能性の違いはありますが、ほぼすべての予約管理システムで24時間365日、顧客からの予約受付を行えます。深夜でも、早朝でも、予約を受けつけられるということです。

店舗のピークタイムにわざわざ電話を取って予約を受ける必要がないため、「電話に出なかったからこのお店はなしにしよう」という機会損失を防げます。

管理コストの軽減

電話やメールなどで人が予約を受けると、どうしてもミスがついて回ります。その点、予約管理システムは機械がすべての作業を代行してくれるので、二重予約などのミスがなくなります。ミスに対して労力を割くことがなくなり、結果として管理コストの軽減につながるでしょう。

また、以下のような機能がついている予約管理システムは、予約の無断キャンセル対策にもなります。

  • 予約確定メール
  • リマインドメール
  • 事前決済サービス

飲食店において、大人数での無断キャンセルなどが社会問題となっている昨今、これらの機能は事業者側を守る手段としても活用できます。

利用者にとって予約へのハードルが下がる

予約に関しての一連の作業をシステム上で終えられるため、顧客の予約へのハードルを下げることができます。「電話で予約をする」ということに高いハードルを感じる人は少なくありません。そういった顧客を逃してしまうことによる損失を防げるでしょう。

データの分析ができる

予約管理システムを導入することで、以下のような顧客情報を分析できるようになります。

  • 顧客の単価
  • 顧客の年齢
  • 顧客の利用日
  • 顧客の利用サービス

こういったデータを分析することで、顧客が何を望んでいるのか、顧客に人気の高い商品は何か、顧客のリピート率はどれくらいか、といった情報を分析できます。

メールの配信ができる

顧客管理システムを活用することにより、DM、メルマガ、クーポン、事前アンケートといった、来客を促す手段を取ることが可能です。顧客に対してこちらからアプローチをかけることができるので、ただ顧客を待つだけの状態になるのを防げます。

例えば、事前アンケート機能を活用することで、顧客の来店目的を把握できます。購入目的で来店したのか、購入以外の目的で来店したのかなど、こういった顧客の動向を分析することで、店舗スタッフの接客にも違いが生まれ、「接客がすごくよかった」「足を運んでよかった」という顧客満足度を高めることにもつながるでしょう。

従業員の業務効率を上げられる

予約管理システムで顧客を管理することで、従業員の手間を省くこともできます。情報を自動化することで、今まで行っていた手作業による労力をなくし、従業員の業務効率を上げられるということです。手作業による顧客管理がなくなったことで、ほかの仕事に対して時間を割くことができるようになるでしょう。

SNSと連携できる

マーケティング手法の一つとして、各種SNSとの連携があります。予約管理システムではSNSとの連携も可能なため、自社アカウントのSNSを連携させ、顧客を増やす施策を打つことも可能です。各種SNSを連携させることで、顧客の入り口をさらに増やせるでしょう。

Instagram、TikTok、TwitterなどのSNSは若者に人気のため、今まで狙っていた年代以外の顧客を増やすことにもつながるかもしれません。